Webdesk EWP ermöglicht eine integrierte und gesamthafte Abwicklung des Reisewesens, welches den Bogen von der Beantragung, über die Reisevorbereitung und Genehmigung der Reise (unter Berücksichtigung der Arbeitszeiterfassung) bis zur automatischen Abrechnung der Reisespesen und abschließenden Auszahlung durch das Gehaltssystem umspannt.

Abrechnungstechnisch wird sowohl die Kalendertagsmethode, als auch die 24-Stunden-Methode unterstützt. Mit Hilfe des Webdesk EWP Travel Moduls können derzeit Dienstreiseabrechnungen nach österreichischem und deutschem Recht abgewickelt werden. Als Reiseziele kann man natürlich sämtliche mögliche Destinationen und Kombination daraus den Mitarbeitern zur Verfügung stellen.

Zusätzlich wird die tatsächlich benötigte Arbeitszeit im Zeitwirtschaftssystem erfasst. Die Genehmigung der Reisedaten und -Zeiten erfolgt über die bewährte Webdesk Workflow Engine.

Jede einzelne Abrechnungsposition kann einer eigenen Lohnart zugeordnet werden, und dann über eine Schnittstelle der Lohnverrechnung zur Auszahlung zugeführt werden. Sämtliche Abrechnungsdefinitionen (z.B. Kilometergelddefinition, Taggelddefinition) werden historisch abgelegt, wodurch eine Bearbeitung von bereits länger zurückliegenden Dienstreisen möglich wird. Die Personalabteilung kann jede einzelne Position bei der Überprüfung verändern bzw. ergänzen.

Modul Travel

Das Travel-Modul unterstützt die Planung, Genehmigung und Abrechnung von Dienstreisen. Reiseanträge, Reiseabrechnungen, Belege, Kilometergeld, Fahrtenbuch, Workflows und Auswertungen greifen auf gemeinsame historisierte Stammdaten zurück.

Konfigurationsmodell

• Regionen und Währungen: geografische Zuordnung, USt-Sätze, Gesetzeszuordnungen, Leitwährung und Wechselkurse.
• Abrechnung: Taggeld-, Nächtigungsgeld-, Kilometergeld- und sonstige Berechnungsdefinitionen mit Faktoren, Abzügen und Validierungen.
• Formulare: Reisetypen, Belegtypen, Zusatzfelder, Anhänge, Reiseorte und Zeitkorrekturen.
• Prozesse: XPDL-Workflows für Antrag, Genehmigung, Abrechnung und Abschluss.
• Integration: Personal- und Auswertungsansichten, Datei-Exporte und angeschlossene Systeme.

Die zentrale Einstiegsseite für Webdesk-Administratoren ist Konfiguration / Administration. Die empfohlene Reihenfolge beschreibt der Step-by-Step Guide.

Historisierung

Reisearten, Regionen, Abrechnungsdefinitionen, Belegtypen, Fahrzeuge, Kilometergeld und Währungen können zeitlich gültig sein. Neue gesetzliche oder betriebliche Regeln werden deshalb normalerweise mit einem neuen Gültigkeitszeitraum eingerichtet, damit historische Reisen nachvollziehbar bleiben.

Voraussetzungen

Vor der Einrichtung müssen Reisekostenrichtlinie, Genehmigungsweg, Mandanten- und Organisationsstruktur sowie die Anforderungen der Zielsysteme festgelegt sein. Nach jeder Konfigurationsänderung ist ein vollständiger Testprozess mit Antrag, Abrechnung und gegebenenfalls Export erforderlich.