How To: Projektstrukturen aufbauen

Um die Projektzeiterfassung in Webdesk EWP effizient nutzen zu können, müssen zuerst die entsprechenden Projektstrukturen und deren bebuchbare Projekte erstellt werden. In der folgenden Anleitung werden die notwendigen Aktionen Schritt für Schritt erklärt. Zusätzliche Optionen während der Einrichtung werden jeweils am Ende des Abschnitts erklärt.

1) Element-Typen definieren

In einem ersten Schritt müssen im System sogenannte Element-Typen angelegt werden. Der Element-Typ ist eine Art Definition und beschreibt, um welche Art von Projekt es sich handelt, außerdem ist für jeden Element-Typ ein Symbol anzulegen. Wenn ein neues Projekt hinzugefügt wird, muss verpflichtend ausgewählt werden, um welchen Element-Typ es sich bei diesem Projekt handelt. Beispiele für Element-Typen sind z.B. "Arbeitspaket", "Hauptprojekt", "Projektphase" oder "Subprojekt".

Zugriff auf die Element-Typen erhält man als Administrator über den Menübaum unter:

MODULE
   --> Projektzeiterfassung
      --> Element-Typen

Durch Klick auf "Element-Typ anlegen" können neue Element-Typen festgelegt werden, dabei müssen folgende Felder ausgefüllt werden:

Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie ein Bild auswählen, klicken Sie in der linken unteren Ecke des Interaktionsbereiches auf das kleine Icon. Es folgt eine Auswahl aller Symbole der gewählten Bildsammlung.
- Bewegen Sie den Mauszeiger über das gewünschte Symbol - mit Rechtsklick und anschließendem Klick auf "Bildadresse kopieren" landet die Bildadresse in Ihrer Zwischenablage.
- Schließen Sie die Bildsammlung und kopieren Sie die Bildadresse in das Feld "Bild". Löschen Sie den gesamten Text bis zu den letzten beiden Schrägstrichen (Bsp.: "/actions/penguin.png").
- Mit Klick auf "Speichern" wird der neue Element-Typ inklusive des Symbols gespeichert.

3) Projektstrukturen erstellen

Jedes bebuchbare Projekt muss zwingend Teil einer Projektstruktur sein, diese Strukturen sind meist nach dem übergeordneten Zweck der enthaltenen Projekte (z.B. Interne Projekte, Kundenprojekte, Produktentwicklung) organisiert. Innerhalb dieser Struktur können Projekte als Haupt- oder Sub-Projekte organisiert werden.

Zugriff auf die Projektstrukturen erhält man als Administrator über den Menübaum unter:

MODULE
   --> Projektzeiterfassung
      --> Strukturen

In der Datentabelle findet sich eine Übersicht aller bereits eingerichteten Projektstrukturen. Per Klick auf die Schaltfläche "Neue Struktur" lässt sich eine neue Projektstruktur erstellen, dabei sind folgende Felder auszufüllen:

Tab "Elemente"

Hier muss zumindest ein bereits definierter Element-Typ der Projektstruktur hinzugefügt werden. Wird nun ein neues Projekt der Struktur hinzugefügt, muss genau ein Element-Typ aus dieser Liste als Typ für das neue Projekt ausgewählt werden. Unter dem Reiter "bis zu Ebene" lässt sich einstellen, bis zu welcher (Sub-)Ebene innerhalb der Projekthierarchie ein bestimmter Element-Typ definieren lässt:

Beispiel:
Der Element-Typ "Hauptprojekt" wird mit der Einstellung "bis zu Ebene 2" hinzugefügt --> das bedeutet, dass ein Projekt des Typs "Hauptprojekt" in der Projekthierarchie nur auf Ebene 0, 1 oder 2 sein kann, höchstens ein Sub-Sub-Projekt, aber nicht tiefer.

Tab "Tätigkeiten"
Hier können bereits definierte Tätigkeiten der Projektstruktur hinzugefügt werden. Erstellt man ein neues Projekt innerhalb der Struktur, kann nun aus diesem Tätigkeits-Pool gewählt werden, welche Tätigkeiten auf das Projekt gebucht werden können.

Tab "Projekte"

In der Datentabelle findet sich eine Übersicht aller Projekte, die Teil der ausgewählten Struktur sind. Wurde die Struktur gerade neu erstellt, ist diese Liste logischerweise leer.