Vergleichsreport

Übersicht über Personen

Durch Anklicken des Menüpunktes Personen erhält man die Auswahl aller Personen in alphabetischer Reihenfolge.

• Die Reihung kann entweder in alphabetischer Reihenfolge von A bis Z erfolgen,
• oder umgekehrt, von Z bis A. Diese Sortierung nimmt man mit Hilfe der Pfeiltasten vor.
• Analog zu dieser Vorgehensweise werden auch die Vornamen sortiert.
• Aktiviert man diese Funktion so werden alle Personen in der Reihenfolge ihrer Vornamen-Initialbuchstaben sortiert.
• Diese Art der Sortierung gilt auch für die Stammsatznummer.

Anlegen einer neuen Person

Für gewöhnlich werden neue Mitarbeiter in der Zeitwirtschaft angelegt und anschließend in den Webdesk synchronisiert. Möchte man manuell eine Person im Webdesk anlegen, so wird das Personen-Stammblatt befüllt:

Tab Einstellungen

Je nach Einstellung im Menüpunkt Mandant können die Punkte E-Mail-Benachrichtigung,  Email-Benachrichtigung als Stellvertreter und Stellvertreter darf genehmigen für den gesamten Mandanten vereinheitlicht dargestellt werden als veränderbar, angezeigt oder unsichtbar. Die genauere Beschreibung befindet sich unter Mandant.

Ist der Parameter "useUsernameAsStandardPassword" auf true gesetzt, so dient der Benutzername als Passwort!

„Speichern & Schließen“ um zur Übersicht aller Personen zurückzukehren oder „Speichern“ falls Sie das Formular noch weiter editieren wollen.

Nach erfolgter Speicherung erhält man eine Bestätigung vom Server (scheint in der Titelleiste auf), sowie eine Übersicht über alle eingegebenen Daten.

So kann man automatisch die Person zu Gruppen zuordnen, eine Rolle zuordnen, Aktionsberechtigungen erteilen, bestimmen, wer sich im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber befindet.

Es besteht die Möglichkeit, entweder nach jedem einzelnen Schritt auf "Speichern" oder "Speichern & Schließen" gehen, oder aber erst abschließend nach der letzten Aktion, die man vorzunehmen wünscht.

Zuordnen zu einer Gruppe

Um eine neu angelegte Person einer bestimmten Gruppe zuzuordnen, oder bestehende Gruppenzugehörigkeiten zu ändern, klickt man auf den Tab Gruppen

Nicht vergessen - ein Mitarbeiter kann nur einer hierarchischen Gruppe (Organigramm), aber gleichzeitig zu mehreren nicht-hierarchischen Organisationsstrukturen (losen Gruppen, Projektgruppen) zugeordnet werden.

Zuordnen von Rollen

Um bei einer Person eine Rollenzuordnung vornehmen zu können klickt man auf den Tab Rollen:

Vergabe von Aktionsberechtigungen

• eigene Person: Einsichtserlaubnis gilt nur für die eigene Person
• Orgeinheit: Einsichtserlaubnis gilt für die eigene Abteilung
• Orgeinheit und untergeordnete: Einsichtserlaubnis gilt für die eigene Abteilung und alle ihr untergeordneten Abteilungen
• Speziell: Bestimmung der Einsichtserlaubnis für mehrere voneinander unabhängige Gruppen oder Personen möglich
• Eigener Mandant: Einsichtserlaubnis für alle Personen des eigenen Mandanten
• Alle Mandanten: Einsichtserlaubnis für alle Personen aller Mandanten

Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber

Durch Anklicken des Reiters Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber erhält man eine Übersicht über alle Rolleninhaber, welche für die ausgewählte Person eine Rollenverantwortung haben, wie z.B. der zuständige Vorgesetzte, Personalabteilung, etc.

Suche nach einer Person

• Suche nach Namen
  Webdesk Benutzer werden anhand ihres Nachnamens gesucht. Der gewünschte Name wird eingegeben, danach mit Enter bestätigt, oder durch das Anklicken der Lupe.

• Suche nach Vornamen
  Analog der Suche nach dem Nachnamen erfolgt die Suche nach dem Vornamen.

• Suche nach Mandantenzugehörigkeit
  Mit Hilfe der Suche nach Mandanten werden alle Personen angezeigt, die zu einem bestimmten Mandanten gehören.

• Suche nach Stammsatznummer
  Durch diese Abfragemöglichkeit wird die exakte Suche nach einem Benutzer durch die Stammsatznummer realisiert. Wenn man eine Stammsatznummer eingibt und diese mit Enter bestätigt, wird der jeweilige Benutzer angezeigt, bzw. jene Benutzer, deren Stammsatznummer Teile der gesuchten Nummer enthalten.

Wartung von bestehenden Personen

Möchte man bei bestehenden Personen Änderungen vornehmen, beispielsweise einer anderen Gruppe zuordnen, neue Aktionsberechtigungen vergeben oder den Gültigkeitszeitraum für bestimmte Berechtigungen ändern, so wählt man den

• Menüpunkt Personen > Mit Hilfe der Suchfunktion kann man die gewünschte Person finden
• Anklicken des Editiericon > Detailansicht > Überblick über alle relevanten Daten.

Ändern der Gruppen-Zugehörigkeit

• Tab Gruppen > Selektion der neuen Gruppe
• Gültigkeitszeitraum
•  „Speichern & Schließen“ > Übersicht aller Personen oder „Speichern“ >  weiter editieren

Ändern / Löschen der Rollen-Zuordnung

Um eine neue Rollen-Zuordnung vorzunehmen oder eine bestehende Rollen-Zuordnung zu löschen sucht man die entsprechende Person aus, wählt den Tab Rollen aus.

Um eine neue Rolle zuordnen zu können, wählt man die entsprechende Rolle aus, das Kompetenzziel, den Gültigkeitszeitraum, sowie die Reihung.

Um eine bestehende Rolle zu löschen klickt man auf die Löschen-Schaltfläche, welche sich ganz rechts befindet > „Speichern & Schließen“ um zur Übersicht zurückzukehren oder „Speichern“ falls Sie das Formular noch weiter editieren wollen.

Durch Anklicken des Editiericons (Bearbeiten) kann der Gültigkeitszeitraum bzw. die Reihung geändert werden > Speichern.

Änderung der Aktionsberechtigungen

• Reiter Aktionsberechtigungen > neue Aktionsberechtigung selektieren
• Zeitraum, für welchen diese gültig sein soll
• Einsichtserlaubnis
• "Speichern" oder "Speichern & Schließen"

Möchte man bei einer Person eine bestehende Aktionsberechtigung löschen, so aktiviert man die Check-Box, die sich ganz rechts bei der entsprechenden Aktion befindet. Durch "Speichern" oder "Speichern & Schließen" wird die Aktionsberechtigung aus dem Verzeichnis entfernt.

Stellvertreter bestimmen

Um einen Stellvertreter bestimmen zu können, muss zunächst in der entsprechenden Rolle ein Stellvertreter angelegt sein. Dies geht aus der Reihung innerhalb der Rolle hervor > Reihung 2 bedeutet, dass ein Stellvertreter definiert wurde.

Löschen einer Person

Für gewöhnlich werden nicht mehr benötigte Personen (z.B. ausgetretene Mitarbeiter) im Zeitwirtschaftssystem gelöscht oder inaktiv markiert. Mittels einer Synchronisation wird die Löschung auch im Webdesk vorgenommen. Soll eine Person manuell aus dem Personenverzeichnis gelöscht werden, sucht man die  betreffende Person aus:

• "Löschen" -Schaltfläche im Personenstammblatt anklicken
• Sicherheitscheck > es erscheint eine Sicherheitsfrage, ob die Person wirklich gelöscht werden soll
• Durch Bestätigen mit dem OK-Button wird die Person gelöscht. Sie scheint auch nicht mehr in der Gruppenübersicht auf (einer bestimmten Gruppe zugeordnete Personen).

Achtung! Befinden sich die gelöschten Personen noch im Zeitwirtschaftssystem, können diese nach einer Synchronisation wieder im Webdesk aufscheinen.

Synchronisation der Personen aus dem Zeitwirtschaftssystem

Wird im Unternehmen ein Zeitwirtschaftssystem verwendet, werden die Personenstammdaten meist aus diesem importiert. Hierzu bedient man sich der Hilfe der Konnektoren, die eine Synchronisation bzw. einen Abgleich  zwischen dem Zeitwirtschaftssystem und Webdesk durchführen. Die Synchronisation der Daten erfolgt automatisch mit Hilfe eines eigenen Jobs. In diesem Job wird definiert, welche Daten aus der Zeitwirtschaft übernommen werden sollen. Werden etwaige Änderungen im Zeitwirtschaftssystem vorgenommen, so werden diese (abhängig von der Job-Parametrierung) laufend in den Webdesk synchronisiert.

Folgende Vorgehensweise wird für die Einrichtung der Synchronisation empfohlen:

• Anlage eines Gruppenkonnektors
• Anlage eines Personenkonnektors
• Einrichtung eines Jobs, welcher die Synchronisation startet (Jobkonfiguration abgeleitet von Start Connector LinkSync )

Für die Konnektoren müssen folgende Parameter in den Personendaten des Zeitwirtschaftssystems vorbereitet werden:

• taID > Stammsatznummer aus System 6020 (Primärschlüssel)
• employeeID > Personalnummer
• firstName > Vorname: z.B.: erster Teil von stname (stname.split(' ')[1]
• lastName >  Nachname: z.B.: zweiter Teil von stname (stname.split(' ')[0]
• $client > Name des Mandaten des Benutzers
• $group > Organisationseinheit (z.B.: stabt)
• userName > Benutzername für Log-In
• password > erstes Einstiegspasswort
• email > smtp Mailadresse für Mailversand

Nach erfolgtem Abgleich sollten alle Personen aus dem Zeitwirtschaftssystem auch im Webdesk zu finden sein. Als erstes empfiehlt sich eine Synchronisation der Gruppen, erst anschließend der Personen.

Nähere Informationen finden Sie unter "Konnektoren" und "Jobs".