Organisationsverwaltung

Allgemeines

Die Organisationsverwaltung dient dazu alle wesentlichen organisatorischen Elemente eines Unternehemens im Kontext des Mitarbeiterportals abzubilden. Dies dient dazu um einerseits diesen Einheiten auch Funktionen im Mitarbeiterportal zuordnen zu können und andererseits eine Basis für die Selektion von mitarbeiterbezogenen Daten zu erhalten, die üblicherweise gruppiert nach Abteilung, Team oder Kostenstelle ausgewertet werden.

Folgende organisatorischen Elemente können defniert werden

• Mandant
• Organisationsstruktur
• Gruppe
• Person
• Rolle

Mandanten

Der Mandant ist das oberste bzw. weit umspannenste organisatorische Element im Webdesk. Es muss auf jeden Fall zumindest ein Mandant existierten, damit Organisationsstrukturen, Gruppen und Personen erst angelegt werden können. Ein Mandant stellt im Normalfall das Unternehmen bzw. die Firma dar, könnte aber auch für einen grösseren organisatorischen Rahmen (z.b. Konzern) stehen. Das Wesen des Mandants ist es, eine relativ strikte Trennung zu Funktionen, Informationen und Prozessen ANDERER Mandanten zu erreichen.

Organisationsstruktur

Die Organisationstrukturen eines Mandaten erlauben es, die Gruppen unterschiedlich zu kategorisieren. Um Organisationseinheiten zu einem Mandanten überhaupt anlegen zu können, ist es zwingend notwendig zumindest eine hierarchische (Aufbau-)Organisationsstruktur für den Mandaten zu definieren. Organisationsstrukturen können dabei folgende grundsätzliche Typen  abbilden:  hierarchische Aufbauorganisation, Kostenstellen, Projektgruppen und lose Gruppen. Da eine Person zwingend einer hierarchischen Organisationseinheit zugeordnet sein muss und diese wiederum zwingend einer hierarchischen Organisationsstruktur, muss also zumindest ein Mandaten und eine hierarchische Organisationsstruktur existieren.

Gruppen

Die Gruppen eines Unternehmens erlauben es die Mitarbeiter in unterschiedliche Einheiten zusammenzufassen. Diese Gruppen werden verwendet um organisatorische und kostenrechnerische Aspekte abzubilden, z.b. also

• Organisationseinheiten
• Kostenstellen
• Projektgruppen.

Die Zugehörigkeit einer Person zu einer Gruppe wird grundsätzlich historisiert abgelegt. Das bedeutet, dass eine Person zu einem bestimmten Datum einer solchen Gruppe beitreten bzw. diese auch wieder "verlassen" kann. Historisch kann diese Zugehörigkeit dann in Auswertungen korrekt berücksichtigt werden.

Gruppen, die zu einer hierarchischen Organisationsstruktur gehören haben folgende zusätzliche Eigenschaften:

• Die Gruppe hat eine übergeordnete Gruppe (Organisationseinheit ist einer anderern Organisationseinheit "unterstellt").
• Die Gruppe kann untergeordnete Gruppen haben (Organisationseinheit hat unterstelle Organisationseinheiten)
• Ein Mitarbeiter kann zu einem Zeitpunkt NUR EINER Organisationseinheit zugeordnet sind.

Die Organisationsverwaltung erlaubt es, die grundlegende Struktur eines Unternehmens abzubilden.
Durch sie wird der Mandant abgebildet, seine Einteilung in Organisationsstrukturen (also der hierarchische Aufbau) und deren Abbildung im Organigramm. Weiters wird hier auch die Vergabe und Verwaltung von Berechtigungen gesteuert, welche den Zugriff zu bestimmten Formularen und Auswertungsansichten regeln. ebenso wie die Gestaltung der Auskunftsfunktionen, der Auswertungslisten u.v.m.

Allgemeines zur Organisationsverwaltung

Vor der Einrichtung der Organisationsverwaltung sollte gründlich überlegt werden, wie das Unternehmen organisatorisch aufgeteilt ist, und wie sich diese Aufteilung auf den Webdesk auswirken kann.

In Fällen, wo es mehrere Subunterteilungen des Unternehmens gibt, wo Kunden bzw. Mandanten unabhängig voneinander funktionieren und operieren, wo es zu keinen Überschneidungen zwischen diesen organisatorischen Einheiten kommt , hat es sich bewährt, nur einen Mandanten abzubilden.

Kommt es hingegen zu Überschneidungen, beispielsweise in Prozessen, oder es sind konzernübergreifende Rollen vorgesehen, so ist es durchaus sinnvoll, mehrere Mandanten einzurichten bzw. abzubilden. Dies gewährleistet eine klare Trennung innerhalb der Gesamtstruktur.

Eine feiner Unterteilung des Unternehmens wird durch die Organisationsstrukturen vorgenommen. Hierbei kann es sich um eine hierarchische Aufbauorganisation handeln, welche dem allgemein bekanntem Organigramm entspricht und die Beziehungen der Gruppen (Abteilungen) zueinander abbildet (untergeordnete, übergeordnete Strukturen).
Basierend auf unseren Erfahrungen, hat sich auch die Einrichtung loser Gruppen Gruppen bewährt. Diese Gruppen  stehen zueinander in keiner hierarchischen Abhängigkeit, und können Mitarbeiter beinhalten, die nach bestimmten Kriterien hier zusammengefasst wurden. Die losen Gruppen sind im Webdesk auswertbar.

Ähnlich wie die losen Gruppen, funktionieren auch die Projektgruppen. Hier können Mitarbeiter zusammengefasst werden, welche zwar zu definierten hierarchischen Gruppen zugeordnet sind, jedoch an unterschiedlichen, gruppen-überschneidenden Projekten zusammenarbeiten.

Bei der Gruppierung der Mitarbeiter nach Kostenstellen wird u.a. definiert, wer welche Kosten für welche Ausgaben übernimmt. Sinnvoll ist die Einteilung nach Kostenstellen beispielsweise bei Dienstreiseabrechnungen oder bei der elektronischen Essensbestellung. Hier besteht die Möglichkeit, die Mitarbeiter entsprechend in definierten Kostenstellen zusammenzufassen (unabhängig von der hierarchischen Zuordnung). Die Kostenstellenstruktur funktioniert wie eine Hierarchie, ein Mitarbeiter kann nur einer Kostenstelle zugeteilt sein. Bei vielen unserer Kunden funktionieren die Kostenstellen wie Organisationseinheiten.

Damit der Webdesk funktionieren kann, werden mindestens ein  Mandant und eine Organisationsstruktur benötigt.