Die Personalabteilung ist das organisatorische Herz eines Unternehmens, trotzdem gibt es viele unnötige Zeitfresser. Dennoch verbringen HR-Verantwortliche in Österreich und Deutschland einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit administrativen Routinetätigkeiten. Besonders Time tracking software, Überstundenberechnung oder Travel expense management zählen zu den größten Zeitfressern.

Dabei sind diese Prozesse nicht nur organisatorisch relevant, sondern auch rechtlich verpflichtend – insbesondere im Rahmen des Working Hours Act. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die fünf häufigsten Zeitfresser im HR und wie Sie diese effizient reduzieren können.

Warum administrative HR-Prozesse so viel Zeit kosten

Viele Unternehmen arbeiten noch immer mit Excel-Tabellen, E-Mail-Freigaben oder papierbasierten Formularen. Dadurch entstehen:

• Mehrfache Dateneingaben
• Fehleranfällige Berechnungen
• Unübersichtliche Freigabeprozesse
• Hoher Abstimmungsbedarf

Gerade in Österreich sind die gesetzlichen Anforderungen an die Arbeitszeitaufzeichnung sehr präzise geregelt. Gleichzeitig steigt der Dokumentationsaufwand durch flexible Arbeitsmodelle wie Homeoffice oder Gleitzeit.

Zeitfresser Nr. 1: Manuelle Time tracking software und Excel-Listen

Die manuelle Time tracking software ist nach wie vor weit verbreitet. Mitarbeitende tragen ihre Stunden in Excel-Listen ein, Führungskräfte prüfen diese manuell und HR überträgt die Daten in die Lohnverrechnung.

Typische Probleme:

Problem	Impact
Medienbrüche	Hoher Zeitaufwand
Rechenfehler	Falsche Überstundenabrechnung
Lack of transparency	Konfliktpotenzial
No real-time data	Erschwerte Planung

Besonders bei Unternehmen mit mehreren Standorten oder Außendienst wird dieser Prozess schnell unübersichtlich.

Gesetzliche Anforderungen: Working hours in Österreich und Deutschland

The Arbeitszeiterfassung Pflicht ergibt sich aus unterschiedlichen gesetzlichen Grundlagen:

Austria

• Grundlage: Working hours (AZG)
• Verpflichtung zur täglichen Arbeitszeitaufzeichnung
• Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit
• Aufbewahrungspflicht für 2 Jahre
• Sonderregelungen bei Gleitzeit möglich

Germany

• Grundlage: Working Hours Act (ArbZG)
• Pflicht zur Dokumentation von Überstunden
• Seit BAG-Urteil 2022: Verpflichtung zur systematischen Arbeitszeiterfassung
• Aufbewahrung mindestens 2 Jahre

Fehlerhafte oder fehlende Dokumentation kann in beiden Ländern zu Verwaltungsstrafen führen.

Lösung: Digitale Time tracking Austria-konform umsetzen

A digital Zeiterfassungsapp reduziert nicht nur Fehler, sondern sorgt auch für Rechtssicherheit.

Vorteile einer digitalen Lösung:

Advantage	Benefit
Automatic calculation	Korrekte Überstunden
Mobile Nutzung	Ideal für Außendienst & Homeoffice
Schnittstelle zur Lohnverrechnung	Kein Doppelaufwand
Gesetzeskonforme Speicherung	Sicherheit bei Prüfungen

Gerade eine Digital time tracking ermöglicht Echtzeit-Transparenz. Führungskräfte sehen sofort, ob Arbeitszeitgrenzen überschritten werden. Gleichzeitig werden Ruhezeiten automatisch berücksichtigt.

Zeitfresser Nr. 2: Komplexe Überstunden- und Zuschlagsberechnung

Überstunden, Nachtzuschläge, Feiertagsregelungen – sowohl in Österreich als auch in Deutschland sind Zuschläge gesetzlich oder kollektivvertraglich geregelt.

Manuelle Berechnungen sind:

• zeitintensiv
• fehleranfällig
• schwer nachvollziehbar

Eine HR Software Österreich kann Zuschlagslogiken automatisch hinterlegen und korrekt anwenden.

Zeitfresser Nr. 3: Papierbasierte Travel expense management

Die klassische Travel expense management läuft oft folgendermaßen ab:

1. Belege sammeln
2. Formular ausfüllen
3. Genehmigung einholen
4. Manuelle Prüfung durch HR
5. Übergabe an Buchhaltung

Probleme dabei:

Problem	Folge
Fehlende Belege	Rückfragen
Falsche Kilometergelder	Corrections
Lange Durchlaufzeiten	Unzufriedenheit
Manuelle Kontrolle	Hoher Zeitaufwand

Lösung: Digitale Reisekostenabrechnung App

Eine moderne Reisekostenabrechnung App or Reisekostabrechnungs app-Lösung ermöglicht:

• Fotografieren von Belegen per Smartphone
• Automatische Berechnung von Taggeld (Österreich)
• Hinterlegte Pauschalen gemäß deutschem Reisekostenrecht
• Direkte Integration in die Lohnverrechnung

In Österreich gelten für Dienstreisen klare steuerliche Regelungen zu Tages- und Nächtigungsgeldern. In Deutschland sind die Pauschbeträge im Einkommensteuergesetz geregelt. Eine digitale Lösung berücksichtigt diese automatisch.

Dadurch wird die Reisekosten digital abrechnen-Strategie nicht nur schneller, sondern auch rechtssicher.

Zeitfresser Nr. 4: Medienbrüche zwischen HR-Systemen

When Time tracking software, Abwesenheitsmanagement und Lohnverrechnung nicht verbunden sind, entstehen doppelte Arbeitsschritte.

Typische Medienbrüche:

• Export aus Excel → Import in Lohnsoftware
• Manuelle Urlaubsübertragung
• Getrennte Systeme für Spesenabrechnung

Eine integrierte Personalverwaltung Software vermeidet diese Ineffizienzen.

Zeitfresser Nr. 5: Fehlende Transparenz bei Abwesenheiten und Homeoffice

Gerade seit der Zunahme von Homeoffice ist die Homeoffice Zeiterfassung besonders wichtig.

Fehlt eine klare digitale Lösung, entstehen:

• Unklare Resturlaubsstände
• Nicht dokumentierte Arbeitszeiten
• Erhöhtes Konfliktpotenzial

Digitale Systeme schaffen Transparenz für Mitarbeitende und Führungskräfte gleichermaßen.

Wie moderne HR-Software nachhaltig entlastet

HR-Abteilungen stehen unter wachsendem Druck: steigende gesetzliche Anforderungen, flexible Arbeitsmodelle und Fachkräftemangel erhöhen den administrativen Aufwand.

Die größten Zeitfresser sind:

1. Manuelle Time tracking software
2. Komplexe Zuschlagsberechnung
3. Analoge Travel expense management
4. Systembrüche
5. Lack of transparency

Eine integrierte HR Software Österreich reduziert diese Aufwände erheblich. Gleichzeitig werden gesetzliche Anforderungen des Working Hours Act zuverlässig eingehalten.

Unternehmen gewinnen dadurch:

• Mehr Effizienz
• Mehr Rechtssicherheit
• Mehr Transparenz
• Mehr Zeit für strategische HR-Arbeit

FAQ – Häufige Fragen

Ist die Time tracking Austria verpflichtend?

Ja. Das österreichische Working Hours Act (AZG) verpflichtet Unternehmen zur genauen Arbeitszeitaufzeichnung. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen dokumentiert werden.

Brauchen Unternehmen in Deutschland eine digitale Zeiterfassung?

Nach aktueller Rechtsprechung ist eine systematische Arbeitszeiterfassung verpflichtend. Die konkrete Ausgestaltung ist gesetzlich noch in Diskussion, jedoch müssen Arbeitszeiten nachvollziehbar dokumentiert werden.

Was muss bei einer Travel expense management in Österreich beachtet werden?

Tages- und Nächtigungsgelder sind steuerlich geregelt. Die Höhe hängt von Dauer und Art der Dienstreise ab.

Lohnt sich eine Zeiterfassungsapp für kleine Unternehmen?

Ja, insbesondere weil sie Verwaltungsaufwand reduziert, Fehler vermeidet und gesetzliche Anforderungen einfacher erfüllt.