Travel expenses Germany
Travel expenses in Germany are is a recurring topic for many companies - and often a source of uncertainty. Between legal requirements, tax lump sums and the practical recording of all receipts, it is easy to lose track. This is precisely where modern Digital travel expense accounting systems and user-friendly Travel expense apps They simplify the entire process, minimize errors and ensure that you have all the information you need. Travel expenses in Germany legally compliant and efficient accounting. In this article, you will learn step by step how to record your travel expenses correctly, how to settle them optimally for tax purposes and how to save valuable time with the right software.
Why correct travel expense reporting is so important
One Correct travel expense report is of great importance for companies in Germany, as it not only ensures fair reimbursement of expenses to employees, but also minimizes tax risks. If you meet all the requirements of the Income Tax Act (EStG) you can avoid the tax office making additional claims. At the same time, clear processes and transparent accounting create more trust within the company.
More and more companies are relying on Digital travel expense accounting softwareas it automatically takes statutory flat rates into account, saves receipts directly and significantly speeds up billing.
Legal basis for travel expenses in Germany
In Germany, the EStG (§ 9) regulates exactly which expenses are recognized as travel expenses. In principle, travel expenses are always incurred if a work-related away activity takes place that is not at the first place of work. The decisive factor here is that the reason for the trip is in the direct professional interest and this can be verified using receipts or internal travel documentation.
This includes trips to customers, visits to trade fairs or project appointments outside the usual workplace.
What types of costs are considered travel expenses?
Travel expenses are generally made up of several components, each of which is accounted for differently:
- Travel costs: This includes costs for train, flight, cab or the Mileage allowance when using a private vehicle.
- Additional meal expensesThese are legally stipulated lump sums for additional catering costs during absence.
- Accommodation costsHotels, guesthouses or similar accommodation.
- Incidental travel expensesThese include, for example, parking fees, tolls, luggage storage or work-related telephone costs.
In order for these costs to be recognized for tax purposes, they must be documented or settled within the framework of the applicable flat rates.
Meal allowances 2025 - current rates and rules
The Meal allowances are a central component of the Travel expense accounting in Germany. The following rates apply for 2025:
| Duration of absence | Flat rate (EUR) |
|---|---|
| 8 to 24 hours | 14,00 |
| 24 hours | 28,00 |
| Arrival and departure days for multi-day trips | 14,00 |
The lump sums are tax-free if the absence is actually work-related. However, if meals are provided by the employer, the lump sum must be reduced: Breakfast by 20 %, lunch or dinner by 40 % each. By consistently applying these reductions, you avoid discussions with the tax office.
Accounting for accommodation costs correctly
Overnight expenses can be settled either with receipts or - if no receipt is available - with the overnight flat rate of EUR 20 per night (domestic travel). Please note that additional private services such as wellness offers or use of the minibar may not be included in the tax-free settlement.
If you define binding guidelines for overnight bookings and cost limits in your company, you will increase transparency and avoid unnecessary discussions during billing.
Overview of travel costs and mileage allowance
If you use your own car, you can pay per kilometer driven 0,30 EUR can be claimed. This rule applies regardless of the size of the vehicle or the type of drive. For journeys by public transport, the actual ticket prices can be claimed.
This is where the advantage of a elektronischen Reisekostenabrechnung, denn durch GPS- oder Kartenintegration lassen sich Fahrtstrecken automatisch dokumentieren. So entfallen manuelle Berechnungen, und die Abrechnung bleibt lückenlos und nachvollziehbar.
Steuerfreie Reisekosten – was Sie beachten müssen
Reisekosten bleiben nur dann steuerfrei, wenn sie beruflich veranlasst sind, korrekt dokumentiert werden und innerhalb der gesetzlichen Pauschalen liegen. Das bedeutet, dass jede Position in der Abrechnung mit einem Beleg, einer Fahrtaufzeichnung oder einer plausiblen Pauschalenberechnung hinterlegt sein muss.
Indem Sie interne Checklisten einführen und digitale Tools nutzen, sichern Sie nicht nur die Einhaltung der steuerlichen Vorgaben, sondern verkürzen auch die Bearbeitungszeiten.
Häufige Fehler in der Reisekostenabrechnung vermeiden
Immer wieder kommt es zu unnötigen Steuerbelastungen, weil Unternehmen bei der Abrechnung Fehler machen. Zu den häufigsten zählen:
- Falsche Anwendung oder Nichtanwendung von Pauschalen
- Fehlende Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
- Keine klare Trennung zwischen privaten und dienstlichen Kosten
- Unvollständige Belegführung
Wenn Sie diese Fehlerquellen kennen und durch automatisierte Prüfmechanismen in einer Reisekostenabrechnungs-App abfangen, senken Sie das Risiko erheblich.
Vorteile einer digitalen Reisekostenabrechnung
One digitale Reisekostenabrechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Sie ermöglicht es, Belege direkt zu fotografieren und hochzuladen, Fahrtkosten automatisch zu berechnen und die gesamte Abrechnung revisionssicher zu speichern. Zudem lassen sich die Daten nahtlos an die Buchhaltung oder Lohnabrechnung übergeben, was Doppelarbeit vermeidet.
Viele Unternehmen berichten, dass sich der administrative Aufwand dadurch um bis zu 50 % reduziert.
Mobile Reisekostenabrechnung – flexibel und ortsunabhängig
Gerade bei Außendienstteams oder häufigen Dienstreisen ist eine mobile Reisekostenabrechnung unverzichtbar. Mitarbeitende können bereits unterwegs alle relevanten Daten erfassen, Belege abfotografieren und die Reise im System anlegen. Dadurch verkürzt sich der Zeitraum zwischen Reiseende und Kostenerstattung erheblich, und der gesamte Prozess wird transparenter.
Effizient und rechtssicher abrechnen
The Travel expense accounting in Germany ist durch klare gesetzliche Regelungen strukturiert. Wenn Sie jedoch die richtigen digitalen Werkzeuge einsetzen, Prozesse standardisieren und die steuerlichen Anforderungen kennen, können Sie nicht nur Zeit sparen, sondern auch Fehler vermeiden.
Indem Sie alle Beteiligten – von der Buchhaltung bis zu den reisenden Mitarbeitenden – in den digitalen Prozess einbinden, schaffen Sie eine nachhaltige Lösung, die auch in Zukunft rechtssicher bleibt.
FAQ – Reisekostenabrechnung in Deutschland
How high will meal allowances be in Germany in 2025?
Für 2025 gelten von 8–24 Std 14 EUR, ganzer Tag: 28 EUR und An-/Abreisetag: 14 EUR.
How much mileage allowance is there?
You can charge EUR 0.30 per kilometer driven with the private vehicle.
Are travel expenses tax-free?
Ja, solange sie beruflich veranlasst sind, korrekt dokumentiert werden und die gesetzlichen Pauschalen nicht überschreiten.
Which software is recommended?
Empfehlenswert sind digitale Reisekostenabrechnungs-Apps mit automatischer Berechnung, Belegerfassung und Schnittstelle zur Buchhaltung.
