What are travel expenses and why are they relevant?

Immer wenn Mitarbeitende für betriebliche Zwecke ihren gewöhnlichen Arbeitsort verlassen, fallen Reisekosten an. Diese Kosten betreffen nahezu jedes Unternehmen und spielen sowohl in der Buchhaltung als auch für die Mitarbeitenden steuerlich eine große Rolle. Wenn Sie die Travel expense report korrekt durchführen, vermeiden Sie nicht nur unnötige Rückfragen, sondern erfüllen gleichzeitig auch alle steuerrechtlichen Anforderungen.

Welche Kosten zählen als Reisekosten? Ein Überblick

Wenn Sie sich fragen, welche Kosten im Rahmen einer Travel expense report berücksichtigt werden können, hilft ein strukturierter Überblick. Denn je nach Reisesituation unterscheiden sich Umfang und Art der abzugsfähigen Posten. Grundsätzlich lassen sich folgende Kategorien unterscheiden: Zu den typischen Travel expenses zählen:

• Travel costs (z. B. Bahn, Flug, Kilometergeld)
• Catering costs (Tagesgeld, Verpflegungspauschale)
• Accommodation costs (Hotel, Nächtigungsgeld, Übernachtungspauschale)
• Incidental costs (z. B. Parkgebühren, Maut, Taxi, berufliche Telefonate) Diese können je nach Reisedauer, Ziel und betrieblichen Vereinbarungen variieren.

Verpflegungskosten: Tagesgeld und Verpflegungspauschale

Für den Verpflegungsmehraufwand können Pauschalen angesetzt werden. In Österreich beträgt das Call money bei einer Abwesenheit von mehr als 11 Stunden bis zu 30 Euro. Kürzere Reisen werden aliquot anteilig vergütet. Werden Mahlzeiten gestellt, ist das Tagesgeld entsprechend zu kürzen.

Übernachtungskosten und Nächtigungsgeld

Wird keine Hotelrechnung vorgelegt, kann in Österreich ein Nächtigungsgeld from 17 Euro steuerfrei geltend gemacht werden. Alternativ sind auch die tatsächlichen Hotelkosten erstattungsfähig, sofern sie angemessen und belegbar sind.

Fahrtkosten: Öffentliche Verkehrsmittel und Kilometergeld

Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel gelten die tatsächlichen Kosten. Für den privaten Pkw kann das amtliche Kilometergeld in Österreich angesetzt werden. Dieses liegt ab 2025 bei 0,50 Euro pro Kilometer. Mitfahrer:innen können mit 0,15 Euro/km abgerechnet werden.

Übersicht: Was darf abgerechnet werden – und was nicht bei den Reisekosten?

Im Folgenden finden Sie eine praktische Übersicht, welche Ausgaben im Rahmen einer Travel expense report geltend gemacht werden dürfen – und welche nicht:

Erstattungsfähig	Nicht erstattungsfähig
Fahrtkosten (Bahn, Flug, Taxi, Kilometergeld)	Private Ausflüge während der Reise
Hotelkosten bzw. Nächtigungsgeld	Minibar, Pay-TV, Wellnessangebote im Hotel
Tagesgeld / Verpflegungspauschale	Alkoholische Getränke
Parkgebühren, Maut, Vignetten	Bußgelder oder Strafzettel
Dienstlich notwendige Telefonate/WLAN	Private Telefongespräche
Gepäckgebühren (bei beruflicher Notwendigkeit)	Shopping-Ausgaben

Diese Trennung ist wichtig, um die Überprüfung von Reisekostenabrechnungen zu vereinfachen und steuerliche Korrektheit sicherzustellen.

Weitere erstattungsfähige Nebenkosten

Typische Beispiele:

• Park- und Mautgebühren
• Dienstliche Telefonkosten
• WLAN im Hotel
• Gepäckgebühren oder Arbeitsmaterialien auf Reisen Diese müssen stets belegbar und dienstlich notwendig sein.

Steuerfreie Reisekosten: Voraussetzungen und Grenzen

Wenn Sie Ihre Travel expense report steuerlich korrekt gestalten möchten, müssen Sie einige wichtige Voraussetzungen erfüllen. Nur wenn die Kosten eindeutig dienstlich veranlasst wurden und die gesetzlich vorgegebenen Pauschalen nicht überschreiten, bleiben sie steuerfrei. Damit Reisekosten steuerfrei bleiben, müssen sie betrieblich veranlasst und korrekt dokumentiert sein. Für Pauschalen gelten gesetzlich festgelegte Höchstgrenzen. Darüber hinausgehende Erstattungen sind steuerpflichtig.

Unterschiede zwischen Pauschalen und tatsächlichen Kosten

Pauschalen bieten Verwaltungsvereinfachung, sind jedoch auf Höchstbeträge limitiert. Tatsächliche Kosten können ebenfalls abgerechnet werden, wenn sie belegt und nachvollziehbar sind – z. B. bei Hotelrechnungen oder Flugtickets.

Die Rolle von Kollektivverträgen bei den Reisekosten

Viele Kollektivverträge in Österreich regeln eigene Reisekostensätze. Diese können über den gesetzlichen Pauschalen liegen. Der übersteigende Anteil ist dann zwar lohnsteuerpflichtig, aber weiterhin sozialversicherungsfrei. Eine genaue Prüfung des anzuwendenden KVs ist aber unerlässlich.

Digitale Lösungen: Von der App bis zur automatisierten Reisekostenabrechnung

Im Alltag sparen digitale Tools viel Zeit. Eine moderne Reisekosten App, kombiniert mit einer cloudbasierten Dienstreisesoftware, erleichtert nicht nur die Erfassung, sondern auch die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Unternehmen profitieren so von weniger Fehlern, klaren Prozessen und vollständiger Dokumentation – was spätestens bei der nächsten Überprüfung von Reisekostenabrechnungen durch interne oder externe Stellen zum Vorteil wird. Moderne Unternehmen setzen auf digitale Spesenabrechnung, Dienstreisesoftware, oder mobile Reiseabrechnung via App. Diese Tools automatisieren Eingaben und prüfen auf Einhaltung von Pauschalen und erstellen rechtssichere Berichte. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.

Transparente und vollständige Reisekostenabrechnung in Österreich

Whether Taggelder, Kilometergeld, Übernachtungspauschalen or Verpflegungspauschalen – die Travel expense report in Österreich 2025 umfasst viele Positionen. Wer gesetzliche Vorgaben, kollektivvertragliche Unterschiede und digitale Tools berücksichtigt, sorgt für Rechtssicherheit und Fairness im Unternehmen.

FAQ – Häufige Fragen zu Reisekosten

What expenses count as travel expenses in Austria?

Travel expenses umfassen Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Nächtigungsgelder, Übernachtungspauschalen sowie diverse Nebenkosten wie Maut oder Parkgebühren.

How high will the daily allowance be in Austria in 2025?

The tax-free daily allowance is up to 30 euros per calendar day for absences of more than 11 hours. Shorter trips are paid on a pro rata basis.

What is the difference between a lump sum and actual costs?

Lump sums are standard amounts set by law. Actual costs require receipts and may be higher or lower than the lump sum.

Which tools support travel expense accounting?

Digitale Reisekostenprogramme, Apps und automatisierte Lösungen helfen bei der schnellen, sicheren und gesetzeskonformen Abrechnung von Reisekosten.

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