What are travel expenses and why are they relevant?
Travel expenses are incurred whenever employees leave their usual place of work for business purposes. These costs affect almost every company and play a major role both in accounting and for employees for tax purposes. If you have the Travel expense report correctly, you not only avoid unnecessary queries, but also fulfill all tax law requirements at the same time.
Which costs count as travel expenses? An overview
If you are wondering what costs are involved in a Travel expense report can be taken into account, a structured overview helps. This is because the scope and type of deductible items vary depending on the travel situation. Basically, the following categories can be distinguished: The typical Travel expenses count:
- Travel costs (e.g. train, flight, mileage allowance)
- Catering costs (Call money, Meal allowance)
- Accommodation costs (Hotel, Overnight stay allowance, Overnight stay flat rate)
- Incidental costs (e.g. parking fees, tolls, cabs, business telephone calls) These may vary depending on the duration of the trip, destination and company agreements.
Meal costs: daily allowance and meal allowance
For the Additional meal expenses lump sums can be applied. In Austria this amounts to Call money for an absence of more than 11 hours up to 30 Euro. Shorter trips are remunerated on a pro rata basis. If meals are provided, the daily allowance shall be reduced accordingly.
Accommodation costs and accommodation allowance
If a hotel bill is not presented, a Overnight stay allowance from 17 Euro can be claimed tax-free. Alternatively, the actual hotel costs are also eligible for reimbursement, provided they are reasonable and can be substantiated.
Travel costs: Public transportation and mileage allowance
When using public transportation, the actual costs apply. For private cars, the official Mileage allowance in Austria be applied. From 2025, this will be 0.50 Euro per kilometer. Passengers can travel with 0.15 Euro/km be settled.
Overview: What can be claimed - and what can't be claimed for travel expenses?
Below you will find a practical overview of which expenses are included in a Travel expense report may be claimed - and which may not:
| Reimbursable | Not refundable |
| Travel costs (train, flight, cab, mileage allowance) | Private excursions during the trip |
| Hotel costs or accommodation allowance | Minibar, pay TV, wellness facilities in the hotel |
| Daily allowance / Meal allowance | Alcoholic beverages |
| Parking fees, tolls, vignettes | Fines or parking tickets |
| Business calls/WLAN | Private telephone calls |
| Baggage fees (in case of professional necessity) | Shopping-Ausgaben |
Diese Trennung ist wichtig, um die Überprüfung von Reisekostenabrechnungen zu vereinfachen und steuerliche Korrektheit sicherzustellen.
Weitere erstattungsfähige Nebenkosten
Typische Beispiele:
- Park- und Mautgebühren
- Dienstliche Telefonkosten
- WLAN im Hotel
- Gepäckgebühren oder Arbeitsmaterialien auf Reisen Diese müssen stets belegbar und dienstlich notwendig sein.
Steuerfreie Reisekosten: Voraussetzungen und Grenzen
Wenn Sie Ihre Travel expense report steuerlich korrekt gestalten möchten, müssen Sie einige wichtige Voraussetzungen erfüllen. Nur wenn die Kosten eindeutig dienstlich veranlasst wurden und die gesetzlich vorgegebenen Pauschalen nicht überschreiten, bleiben sie steuerfrei. Damit Reisekosten steuerfrei bleiben, müssen sie betrieblich veranlasst und korrekt dokumentiert sein. Für Pauschalen gelten gesetzlich festgelegte Höchstgrenzen. Darüber hinausgehende Erstattungen sind steuerpflichtig.
Unterschiede zwischen Pauschalen und tatsächlichen Kosten
Pauschalen bieten Verwaltungsvereinfachung, sind jedoch auf Höchstbeträge limitiert. Tatsächliche Kosten können ebenfalls abgerechnet werden, wenn sie belegt und nachvollziehbar sind – z. B. bei Hotelrechnungen oder Flugtickets.
Die Rolle von Kollektivverträgen bei den Reisekosten
Viele Kollektivverträge in Österreich regeln eigene Reisekostensätze. Diese können über den gesetzlichen Pauschalen liegen. Der übersteigende Anteil ist dann zwar lohnsteuerpflichtig, aber weiterhin sozialversicherungsfrei. Eine genaue Prüfung des anzuwendenden KVs ist aber unerlässlich.
Digitale Lösungen: Von der App bis zur automatisierten Reisekostenabrechnung
Im Alltag sparen digitale Tools viel Zeit. Eine moderne Reisekosten App, kombiniert mit einer cloudbasierten Dienstreisesoftware, erleichtert nicht nur die Erfassung, sondern auch die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Unternehmen profitieren so von weniger Fehlern, klaren Prozessen und vollständiger Dokumentation – was spätestens bei der nächsten Überprüfung von Reisekostenabrechnungen durch interne oder externe Stellen zum Vorteil wird. Moderne Unternehmen setzen auf digitale Spesenabrechnung, Dienstreisesoftware, oder mobile Reiseabrechnung via App. Diese Tools automatisieren Eingaben und prüfen auf Einhaltung von Pauschalen und erstellen rechtssichere Berichte. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.
Transparente und vollständige Reisekostenabrechnung in Österreich
Whether Taggelder, Kilometergeld, Übernachtungspauschalen or Verpflegungspauschalen – die Travel expense report in Österreich 2025 umfasst viele Positionen. Wer gesetzliche Vorgaben, kollektivvertragliche Unterschiede und digitale Tools berücksichtigt, sorgt für Rechtssicherheit und Fairness im Unternehmen.
FAQ – Häufige Fragen zu Reisekosten
What expenses count as travel expenses in Austria?
Travel expenses umfassen Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Nächtigungsgelder, Übernachtungspauschalen sowie diverse Nebenkosten wie Maut oder Parkgebühren.
How high will the daily allowance be in Austria in 2025?
The tax-free daily allowance is up to 30 euros per calendar day for absences of more than 11 hours. Shorter trips are paid on a pro rata basis.
What is the difference between a lump sum and actual costs?
Lump sums are standard amounts set by law. Actual costs require receipts and may be higher or lower than the lump sum.
Which tools support travel expense accounting?
Digitale Reisekostenprogramme, Apps und automatisierte Lösungen helfen bei der schnellen, sicheren und gesetzeskonformen Abrechnung von Reisekosten.
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