DSGVO

Was ist die DSGVO?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine EU-weite Regelung zum Schutz personenbezogener Daten.
Sie legt fest, wie Unternehmen Daten von Mitarbeitenden, Kunden und Geschäftspartnern erheben, speichern, verarbeiten und weitergeben dürfen.

Für HR-Abteilungen ist die DSGVO besonders relevant, da hier zahlreiche personenbezogene Daten verarbeitet werden – von Bewerbungsunterlagen über Krankmeldungen bis zu Leistungsbeurteilungen.

Welche Grundprinzipien gelten bei der DSGVO?

Die DSGVO basiert auf mehreren zentralen Prinzipien:

Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben
→ Daten dürfen nur für zulässige Zwecke und mit transparenten Prozessen erhoben werden.

Datenminimierung
→ Nur notwendige Daten dürfen erfasst und gespeichert werden.

Transparenz & Auskunftspflicht
→ Mitarbeitende müssen informiert werden, welche Daten verarbeitet werden und wofür.

Integrität & Vertraulichkeit
→ Schutz der Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff oder Manipulation.

Die Einhaltung dieser Grundsätze ist für Unternehmen verpflichtend.

Welche Daten fallen unter die DSGVO im HR-Bereich?

Im HR-Kontext betrifft die DSGVO unter anderem folgende Daten:

  • Stammdaten (Name, Adresse, Geburtsdatum)
  • Vertrags- und Gehaltsinformationen
  • Bewerbungsunterlagen und Auswahlprozesse
  • Krankmeldungen, Abwesenheiten, Leistungsbeurteilungen
  • personenbezogene Notizen oder Feedback

HR-Abteilungen müssen sicherstellen, dass diese Daten nur für legitime Zwecke genutzt und korrekt geschützt werden.

Welche Pflichten haben Unternehmen & HR-Abteilungen?

Unternehmen müssen ein systematisches Datenschutzmanagement implementieren:

  • Dokumentation aller Datenverarbeitungsprozesse
  • Erstellung von Datenschutzerklärungen und Informationspflichten
  • Schulung von Mitarbeitenden und Führungskräften
  • Implementierung technischer und organisatorischer Maßnahmen (z. B. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen)
  • Meldung von Datenpannen an Aufsichtsbehörden

Für HR bedeutet dies konkret: sichere Ablage von Personalakten, kontrollierter Zugriff auf sensible Daten und transparente Kommunikation mit Mitarbeitenden.

Worauf sollten Mitarbeitende achten?

  • Eigene Datenrechte kennen (Auskunft, Berichtigung, Löschung)
  • Daten nur über offizielle Kanäle weitergeben
  • Bei Unsicherheiten HR oder Datenschutzbeauftragte:r kontaktieren

Für Unternehmen & HR:
→ Regelmäßige Schulungen und Audits durchführen
→ Datenschutz in Prozessen standardisieren
→ DSGVO-konforme Softwarelösungen einsetzen

Warum ist die DSGVO wichtig?

Für Mitarbeitende:
→ Schutz der persönlichen Daten, Transparenz über Datenverarbeitung und Kontrolle über die eigenen Informationen

Für Unternehmen:
→ Rechtssicherheit, Vertrauensaufbau, Vermeidung von Bußgeldern und Reputationsschäden

Die DSGVO ist somit ein zentraler Bestandteil moderner HR-Arbeit und Unternehmensführung.

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