Was ist Entgeltfortzahlung?
Entgeltfortzahlung bezeichnet die gesetzlich oder vertraglich vorgeschriebene Weiterzahlung des Gehalts, wenn Mitarbeitende aus bestimmten Gründen nicht arbeiten können, z. B.:
- Krankheit
- Unfall
- Kurze Abwesenheiten wie Pflege von Angehörigen
In Österreich ist die Entgeltfortzahlung im Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) geregelt. Ziel ist, dass Mitarbeitende während arbeitsunfähiger Zeiten finanziell abgesichert bleiben.
Wann besteht Anspruch auf Entgeltfortzahlung?
- Krankheit → ab dem ersten Krankheitstag, nach Vorlage einer ärztlichen Bestätigung
- Pflege naher Angehöriger → begrenzter Anspruch auf bezahlte Freistellung
- Unfall oder Arbeitsunfähigkeit → gesetzlich geregelt
- Andere vertragliche Vereinbarungen → z. B. Sonderurlaub mit Fortzahlung
Die Dauer und Höhe der Entgeltfortzahlung hängt vom Dienstalter, Kollektivvertrag oder individuellen Arbeitsvertrag ab.
Wie funktioniert die Entgeltfortzahlung?
- Meldung der Arbeitsunfähigkeit
→ Mitarbeitende informieren HR oder Vorgesetzte zeitnah - Prüfung durch HR
→ Gültigkeit der Abwesenheit prüfen, z. B. durch Arztbestätigung - Fortzahlung des Gehalts
→ Lohn wird wie gewohnt überwiesen, meist 100 % des vereinbarten Gehalts - Dokumentation
→ HR dokumentiert die Abwesenheit und die fortgezahlten Beträge für Lohnabrechnung und Controlling
Beispiel:
- Mitarbeitende krank 5 Tage
- Vollständige Entgeltfortzahlung durch das Unternehmen
- Lohnabrechnung berücksichtigt die Abwesenheit automatisch
Praxisbeispiel für Entgeltfortzahlung
Eine Mitarbeiterin ist aufgrund einer Grippe 3 Tage arbeitsunfähig:
- Arztbestätigung wird an HR übermittelt
- Gehalt wird ohne Abzüge fortgezahlt
- Entgeltfortzahlung wird im System automatisch erfasst
- Überstunden und Sollstunden werden korrekt angepasst
Ergebnis: finanzielle Sicherheit für Mitarbeitende, keine manuelle Nachbereitung nötig.
Entgeltfortzahlung im Zusammenhang mit Personalwolke
Mit der HR-Software Personalwolke können Unternehmen Entgeltfortzahlungen digital verwalten und automatisieren:
- Arbeitsunfähigkeiten direkt im System erfassen
- Gehalt automatisch korrekt fortzahlen
- Dokumentation und Reporting in Echtzeit
- Integration mit Zeiterfassung, Überstunden und Abwesenheitsmanagement
Dadurch wird die Entgeltfortzahlung transparenter, rechtssicherer und effizienter.
Worauf sollten Arbeitnehmende achten?
- Krankmeldungen rechtzeitig einreichen
- Arztbestätigungen korrekt vorlegen
- Überblick über Abwesenheiten und Lohnfortzahlung behalten
- Fragen zu Dauer oder Höhe bei HR klären
Worauf sollten Unternehmen & HR-Abteilungen achten?
- Rechtzeitige und korrekte Lohnfortzahlung sicherstellen
- Gesetzliche Vorgaben und Kollektivvertrag einhalten
- Dokumentation automatisieren über HR-Systeme wie Personalwolke
- Regelmäßige Kontrolle, um Fehler und Nachzahlungen zu vermeiden
Warum ist Entgeltfortzahlung wichtig?
Für Arbeitnehmende:
→ Sicherstellung von finanzieller Stabilität während Krankheit oder Abwesenheit
Für Unternehmen:
→ Rechtssicherheit, transparente Abrechnung und Vertrauen in HR-Prozesse
