Reisekostenabrechnung Österreich 2025
Die korrekte Reisekostenabrechnung ist essenziell, um den finanziellen Aufwand von Dienstreisen transparent und rechtskonform abzubilden. Für Unternehmen in Österreich ist es unerlässlich, auf dem neuesten Stand zu bleiben – insbesondere im Jahr 2025, wo neue gesetzliche Regelungen eingeführt wurden. Dieser Beitrag informiert umfassend und detailliert über alle wichtigen Aspekte der Reisekostenabrechnung, ergänzt um hilfreiche Hinweise zur Nutzung von Reisekostensoftware und Reisekosten Apps.
Was gehört alles zur Reisekostenabrechnung?
Zur Reisekostenabrechnung zählen mehrere Kostenarten, die klar definiert und dokumentiert werden müssen:
- Fahrtkosten: Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, Taxi, Mietwagen oder das eigene Fahrzeug.
- Übernachtungskosten: Hotelkosten oder Pauschalbeträge für Nächtigungen.
- Verpflegungskosten: Tagesgelder, Mahlzeiten und ähnliche Ausgaben.
- Nebenkosten: Zusätzliche dienstliche Ausgaben wie Maut, Parkgebühren oder Telefonate.
Wichtig ist, dass jede Position in der Abrechnung nachvollziehbar und prüfbar bleibt. Nicht selten kommt es zu Rückfragen von Behörden oder internen Prüfstellen, wenn Dokumentationslücken auftreten. Unternehmen sind daher gut beraten, klare Reiserichtlinien zu definieren, die den Mitarbeitenden eine eindeutige Orientierung bieten.
Taggeld und Nachtgeld – Das gilt seit 2025
Taggeld
Seit 2025 gelten aktualisierte Höchstbeträge für steuerfreie Taggelder im Rahmen der Reisekostenabrechnung:
| Dauer der Reise | Anteiliges Taggeld | Betrag in EUR |
|---|---|---|
| 0 bis 3 Stunden | – | 0,00 EUR |
| 3 bis 4 Stunden | 4/12 | 10,00 EUR |
| 4 bis 5 Stunden | 5/12 | 12,50 EUR |
| 5 bis 6 Stunden | 6/12 | 15,00 EUR |
| 6 bis 7 Stunden | 7/12 | 17,50 EUR |
| 7 bis 8 Stunden | 8/12 | 20,00 EUR |
| 8 bis 9 Stunden | 9/12 | 22,50 EUR |
| 9 bis 10 Stunden | 10/12 | 25,00 EUR |
| 10 bis 11 Stunden | 11/12 | 27,50 EUR |
| 11 bis 24 Stunden | 12/12 | 30,00 EUR |
Wichtig: Wird während der Dienstreise ein Geschäftsessen gestellt, reduziert sich das steuerfreie Tagesgeld um 15 Euro pro Mahlzeit. Bei zwei bezahlten Mahlzeiten entfällt der Anspruch vollständig.
Achtung der tatsächliche Auszahlungsbetrag ist im Kollektivvertrag definiert und kann von den hier beschriebenen Sätzen abweichen.
Nachtgeld
Das Nachtgeld deckt die Kosten für dienstliche Übernachtungen ab:
| Übernachtungsart | Steuerfreies Nachtgeld |
| Ohne Hotelbeleg | 17 Euro pro Nacht |
| Mit Hotelbeleg | Tatsächliche Kosten |
Gerade bei mehrtägigen Reisen ist eine exakte Trennung der Abrechnungspositionen wichtig. Auch bei grenznahen Reisen innerhalb Österreichs muss dokumentiert werden, ob Übernachtungskosten notwendig waren oder eine Heimfahrt zumutbar gewesen wäre.
Kollektivvertragliche Regelungen beachten
Obwohl das steuerfreie Taggeld gesetzlich mit bis zu 30 Euro pro Kalendertag festgelegt ist, bestimmt in vielen Fällen der jeweilige Kollektivvertrag die tatsächlich auszuzahlende Höhe. Diese kollektivvertraglichen Regelungen sind für alle Arbeitgeber bindend, die unter einen entsprechenden Kollektivvertrag fallen, und sie können sowohl über als auch unter dem steuerlichen Maximalbetrag liegen.
Ein konkretes Beispiel liefert der Kollektivvertrag für das Metallgewerbe. Hier ist geregelt, dass bei Dienstreisen im Inland ein Taggeld von bis zu 53,05 Euro pro Kalendertag zusteht – unabhängig vom steuerlichen Höchstwert. Diese Sätze können jedoch durch Betriebsvereinbarungen, Entsenderegelungen oder Vereinbarungen mit dem Betriebsrat noch weiter ergänzt werden. Auch Reisekosten für Fahrten mit dem privaten Pkw werden im KV genau geregelt – hier greift meist das amtliche Kilometergeld von 0,50 Euro ab 2025.
Da es in der Praxis häufig zu Abweichungen zwischen dem steuerlich anerkannten Pauschalwert und den kollektivvertraglich festgelegten Beträgen kommt, ist es entscheidend, beide Ebenen korrekt zu erfassen. Das macht die Abrechnung insbesondere in größeren Betrieben mit Außendienst oder Montageeinsätzen besonders fehleranfällig.
Um hier Transparenz, rechtliche Sicherheit und Effizienz zu gewährleisten, ist der Einsatz einer leistungsstarken Reisekostensoftware bzw. einer integrierten Dienstreise App unerlässlich. Solche Lösungen ermöglichen es, sowohl steuerliche Vorgaben als auch kollektivvertragliche Regelungen systemseitig abzubilden, automatisch zu berücksichtigen und revisionssicher zu dokumentieren – ein echter Mehrwert im digitalen Reisekostenmanagement.
Fahrtkosten und Kilometergeld in Österreich
Das amtliche Kilometergeld Österreich wurde auf 0,50 € pro Kilometer für Pkw erhöht. Auch die Sätze für andere Fortbewegungsmittel wurden angepasst:
| Kraftfahrzeugtyp | Neuer Satz ab 2025 | Bisheriger Satz |
|---|---|---|
| PKW | 0,50 EUR | 0,42 EUR |
| Motorfahrräder und Motorräder | 0,50 EUR | 0,24 EUR |
| Mitfahrerinnen/Mitfahrer | 0,15 EUR | 0,05 EUR |
| Fahrrad | 0,50 EUR | 0,38 EUR |
Wichtig für 2025:
- Verschärfte Anforderungen an die Dokumentation von Strecken
- Präzise Nachweise bei privater Pkw-Nutzung erforderlich
- Nutzung von Reisekosten Apps erleichtert die exakte Erfassung und Dokumentation der Kilometerstände
Die Erfassung der Fahrten kann automatisiert erfolgen, sofern Mitarbeitende eine entsprechende App oder ein GPS-gestütztes System verwenden. Wichtig ist die Nachvollziehbarkeit im Prüfungsfall.
Nebenkosten nicht vergessen: Diese Ausgaben zählen
Folgende Nebenkosten können ebenfalls in der Reisekostenabrechnung berücksichtigt werden:
- Parkgebühren
- Mautkosten
- Dienstliche Telefonate
- Internetgebühren
Diese Kosten müssen detailliert dokumentiert und eindeutig dienstlich veranlasst sein. Auch hier kann der Einsatz digitaler Lösungen hilfreich sein.
Häufige Fehler bei der Reisekostenabrechnung vermeiden
Um Fehler in der Reisekostenabrechnung zu vermeiden, sollten folgende Punkte besonders beachtet werden:
- Exakte und vollständige Belegdokumentation
- Korrekte Berechnung von Tages- und Nachtgeld
- Einhaltung der geltenden gesetzlichen Regelungen
- Überprüfung der erfassten Kosten durch geeignete Dienstreisesoftware oder manuelle Kontrollen
- Nutzung digitaler Lösungen wie Reisekosten Apps für eine fehlerfreie und effiziente Abwicklung
Wichtige Regelungen zur Reisekostenabrechnung 2025
Die Einhaltung der Regelungen zur Reisekostenabrechnung im Jahr 2025 ist unerlässlich. Unternehmen sollten die neuen gesetzlichen Vorgaben genau kennen und ihre Abrechnungsprozesse entsprechend gestalten. Der zusätzliche Einsatz moderner Technologien wie Reisekostensoftware und mobiler Reisekosten Apps bietet dabei entscheidende Vorteile: eine sorgfältige, korrekte und effiziente Abrechnung sorgt für finanzielle Transparenz, rechtliche Sicherheit und stellt sicher, dass Mitarbeitende keine finanziellen Nachteile erfahren.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was ist das aktuelle Kilometergeld in Österreich ab 2025?
Ab 1. Januar 2025 beträgt das Kilometergeld in Österreich einheitlich 0,50 Euro pro Kilometer für Pkw, Motorräder und Fahrräder. Für mitbeförderte Personen können zusätzlich 0,15 Euro pro Kilometer geltend gemacht werden.
Wie hoch ist das steuerfreie Taggeld ab 2025?
Das steuerfreie Taggeld beträgt ab 2025 bis zu 30,00 Euro pro Tag. Für Dienstreisen zwischen 3 und 11 Stunden können 2,50 Euro pro Stunde steuerfrei geltend gemacht werden.
Welche Voraussetzungen gelten für die steuerfreie Auszahlung von Nächtigungsgeldern?
Nächtigungsgelder können steuerfrei ausgezahlt werden, wenn eine tatsächliche Nächtigung stattfindet. Ohne Hotelbeleg können pauschal 17,00 Euro pro Nacht geltend gemacht werden. Mit Hotelbeleg können die tatsächlichen Kosten steuerfrei ersetzt werden.
Welche Vorteile bietet eine Reisekosten App oder digitale Reisekostensoftware?
Digitale Reisekostensoftware und mobile Reisekosten Apps erleichtern die Erfassung von Belegen, automatisieren die Kilometerabrechnung und helfen bei der rechtskonformen Archivierung. Sie sparen Zeit und minimieren Fehlerquellen bei der Reisekostenabrechnung.
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