Tipps und Tricks bei Gleitzeitvereinbarungen

Flexible Arbeitszeitmodelle gewinnen in Österreich seit Jahren an Bedeutung. Viele Unternehmen möchten ihren Mitarbeitenden mehr Freiheit bieten und gleichzeitig rechtliche Sicherheit gewährleisten. Eine gut durchdachte Gleitzeitvereinbarung bildet dafür die Grundlage, weil sie den Rahmen für flexible Arbeitszeiten klar definiert. Sobald Sie eine professionelle Vereinbarung erstellen, profitieren Sie sowohl von höherer Zufriedenheit im Team als auch von einer verbesserten Planbarkeit im Unternehmen. Deshalb beleuchten wir im folgenden Beitrag die wichtigsten Punkte, die Sie bei der Erstellung beachten sollten – praxisnah, präzise und rechtlich korrekt.

Was ist eine Gleitzeitvereinbarung und warum ist sie so relevant?

Eine Gleitzeitvereinbarung legt fest, in welchem Zeitraum Mitarbeitende ihre Arbeitszeit flexibel gestalten dürfen. Gleichzeitig beschreibt sie, welche Regeln für Überstunden, Zeiterfassung und Anwesenheit gelten. In Österreich ist eine Gleitzeitvereinbarung deutlich stärker reguliert als in Deutschland. Der österreichische Gesetzgeber definiert beispielsweise klare Vorgaben zur Gleitzeitperiode, zur maximal zulässigen Arbeitszeit und zur Einbringung von Mehrarbeit.

In Deutschland existieren ebenfalls gesetzliche Grundlagen, jedoch bieten die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes mehr Spielraum. Unternehmen profitieren deshalb besonders stark von klaren internen Regelungen, weil sie Unsicherheiten vermeiden und gleichzeitig für Transparenz sorgen.

Zentrale Begriffe: Kernarbeitszeit, Rahmenarbeitszeit und Gleitzeitperiode

Eine Gleitzeitvereinbarung sollte immer drei Begriffe eindeutig definieren, damit alle Beteiligten wissen, welche Regeln gelten:

Kernarbeitszeit

Die Kernarbeitszeit beschreibt jenen Zeitraum, in dem alle Mitarbeitenden anwesend sein müssen. Sie eignet sich besonders gut für Tätigkeiten, die Abstimmung erfordern.

Rahmenarbeitszeit

Die Rahmenarbeitszeit definiert, zwischen welchen Uhrzeiten gearbeitet werden darf. Auch wenn es keine Kernarbeitszeit gibt, sorgt die Rahmenzeit für klare Grenzen.

Gleitzeitperiode

Die Gleitzeitperiode legt fest, in welchem Zeitraum Arbeitszeitguthaben ausgeglichen werden müssen – beispielsweise monatlich oder quartalsweise. In Österreich ist diese Angabe verpflichtend, während Unternehmen in Deutschland flexibler entscheiden können.

Tipp 1: Eine jährliche Gleitzeitperiode für maximale Flexibilität wählen

Viele Unternehmen entscheiden sich für eine monatliche oder quartalsweise Gleitzeitperiode. In der Praxis profitieren jedoch sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende deutlich stärker von einer jährlichen Gleitzeitperiode, weil sie den größtmöglichen Spielraum für den Ausgleich von Zeitguthaben schafft. Mitarbeitende können dadurch über einen längeren Zeitraum hinweg flexibel arbeiten, ohne dass kurzfristig ein Ausgleich erzwungen wird.

Wichtig ist, dass die Gleitzeitperiode nicht zwingend am 31.12. enden muss. In Österreich erlaubt das Arbeitszeitgesetz ausdrücklich eine abweichende Definition. Deshalb empfiehlt es sich, den Zeitraum so zu wählen, dass er nach einer ruhigeren Unternehmensphase endet – beispielsweise im Mai oder September. Dadurch bleibt genug Zeit, um aufgebautes Zeitguthaben gezielt abzubauen, ohne dass dies mitten in einer Hochphase oder während intensiver Projektmonate passieren muss.

Eine gut gewählte Gleitzeitperiode stärkt nicht nur die Flexibilität, sondern auch die Planbarkeit. Unternehmen können Engpässe vermeiden, weil Guthaben nicht in zeitkritischen Monaten verbraucht werden müssen, und Mitarbeitende profitieren von einer deutlich entspannteren Terminplanung.

Tipp 2: Transparente Regelungen für Tipp 2: Rahmenarbeitszeit so wählen, dass kein 50%-Überstundenfenster entsteht

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Überstunden korrekt zu bewerten und gleichzeitig administrativen Aufwand gering zu halten. Besonders in Österreich spielt der Kollektivvertrag (KV) eine große Rolle, weil er die Zuschläge präzise definiert. Ein häufiges Problem entsteht, wenn die Rahmenarbeitszeit so festgelegt wird, dass Mitarbeitende in ein sogenanntes 50%-Überstundenfenster fallen. Dadurch müssen Unternehmen zwischen 50%- und 100%-Zuschlägen unterscheiden – und genau das führt oft zu vermeidbaren Komplexitäten.

Ein anschauliches Beispiel liefert der Kollektivvertrag IT. In diesem KV gelten Arbeitszeiten zwischen 20:00 und 06:00 Uhr als Zeiten mit 100% Überstundenzuschlag. Arbeiten Mitarbeitende also nach 20:00 Uhr oder vor 06:00 Uhr, müssen diese Zuschläge zwingend angewendet werden. Liegt der Rahmenarbeitszeitraum jedoch teilweise in diesen Bereichen, entsteht automatisch ein Bereich, in dem 50%-Zuschläge greifen – und ein weiterer Bereich, in dem 100% fällig werden.

Um dies zu vermeiden, empfiehlt es sich, den Gleitzeitrahmen auf 06:00 bis 20:00 Uhr festzulegen. Dieser Zeitraum deckt die gesamte zuschlagsfreie Tagesarbeitszeit im IT-Kollektivvertrag ab. Dadurch entsteht keine Überschneidung mit dem nachts geltenden 100%-Zuschlagsgebiet. Unternehmen müssen somit nur noch dann unterscheiden, wenn die gesetzlich erlaubte Höchstarbeitszeit erreicht wird – also bei echten Überstunden, die über den max. zulässigen Arbeitszeitrahmen hinausgehen.

Diese klare und saubere Gestaltung der Rahmenarbeitszeit bringt mehrere Vorteile:

• Sie reduzieren administrativen Aufwand deutlich.
• Sie vermeiden Fehler bei der Berechnung von Zuschlägen.
• Sie schaffen Transparenz für alle Beteiligten.
• Sie erhöhen die Planbarkeit für Dienstplanverantwortliche.
• Sie minimieren Diskussionen rund um Zuschlagsberechtigungen.

Eine gut gewählte Rahmenarbeitszeit schützt somit nicht nur vor unnötigen Mehrkosten, sondern sorgt auch für eine reibungslose Umsetzung des Gleitzeitmodells.

Einrichtung eines Ampelkontomodells zur Steuerung von Zeitguthaben

Ein etabliertes Instrument zur Steuerung von Arbeitszeitkonten ist das sogenannte „Ampelkontomodell“ (oder kurz Ampelkonto). Dabei wird das Arbeitszeitkonto in drei farblich markierte Bereiche unterteilt — grün, gelb und rot — und mit klaren Regeln verknüpft.

Warum ein Ampelkontomodell sinnvoll ist

• Es verschafft sowohl der Unternehmensführung als auch den Mitarbeitenden auf einen Blick Klarheit, wie der aktuelle Stand des Zeitguthabens bzw. der Zeitschuld ist.
• Es funktioniert als Frühwarnsystem: Sobald der gelbe Bereich erreicht wird, kann aktiv gegengesteuert werden — bevor sich ein hoher Saldo (positiv oder negativ) aufbaut und unüberschaubar wird.
• Es unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Grenzen (z. B. maximal 12 Stunden täglich, 60 Stunden wöchentlich in Österreich) durch frühzeitige Sichtbarmachung von Überschreitungen.

Best-Practices bei der Umsetzung

1. Definition der Zonen-Grenzen
   Legen Sie verbindlich fest, wie viele Stunden Plus oder Minus als „grün“, wie viele als „gelb“ und ab wann als „rot“ gelten. Beispiel: +/- 20 Stunden = grün, +/- 40 Stunden = gelb, darüber hinaus = rot.
2. Verknüpfung mit Maßnahmen
   • Grünzone: Mitarbeitende können ihre Gleitzeit eigenverantwortlich steuern.
   • Gelbzone: Führungskraft oder Team-Verantwortliche werden aktiv. Es wird ein Ausgleich vereinbart.
   • Rotzone: Es besteht Handlungsbedarf: Zeitguthaben abbauen, Zeitausgleich vorsehen oder Überstunden begrenzen.
3. Integration in die Gleitzeitvereinbarung und das Arbeitszeitkonto
   Machen Sie das Ampelkontomodell Teil Ihrer Gleitzeitvereinbarung, verbinden Sie es mit der Zeiterfassung, definieren Sie die Gleitzeitperiode und legen Sie fest, wie Zeitguthaben verrechnet oder abgegolten werden.
4. Regelmäßige Auswertung und Kommunikation
   Zeigen Sie den Mitarbeitenden regelmäßig ihren Kontostand im Ampel-System. Eine gute Praxis ist ein monatlicher Überblick oder eine automatische Warnmeldung, wenn die Gelb-Zone erreicht wird. So bleibt die Steuerung transparent und frühzeitig.
5. Rechtliche Beachtung
   Auch beim Ampelkontomodell gilt: Es darf nicht gegen die gesetzlichen Höchstgrenzen verstoßen (z. B. max. 12 Stunden pro Tag bzw. 60 Stunden pro Woche in Österreich).
6. Flexibilität und Puffer nutzen
   Manche Unternehmen legen bewusst einen Puffer ein (z. B. +60 Stunden in der Grün-Zone) um saisonale Schwankungen zu berücksichtigen. Wichtig ist: Der Puffer sollte nicht so groß sein, dass Kontrolle und Steuerung aus dem Blick geraten.

Beispiel für eine Ampel‐Kontodefinition

Tipp 4: Höchstarbeitszeit auf 10 Stunden ausdehnen, um Überstunden zu vermeiden

Viele Unternehmen nutzen ihre Gleitzeitmodelle nicht vollständig aus, weil sie die tägliche Höchstarbeitszeit zu niedrig festlegen. Sobald die reguläre Tagesarbeitszeit aber zu knapp definiert ist, entstehen schnell unnötige Überstunden – häufig mit Zuschlägen und zusätzlicher Administration. Deshalb empfiehlt es sich, die tägliche Höchstarbeitszeit auf 10 Stunden auszudehnen, sofern es betrieblich und gesetzlich zulässig ist.

Tipp 5: Kommunikation und Abstimmung mit den Mitarbeitenden

Selbst die beste Vereinbarung funktioniert nicht, wenn sie schlecht kommuniziert wird. Deshalb sollten Sie:

• die Vereinbarung gemeinsam besprechen
• konkrete Beispiele erklären
• typische Fragen klären
• Feedback einholen

Viele Unternehmen nutzen kurze Workshops oder interne Q&A-Sessions, damit alle Beteiligten verstehen, welche Regeln gelten.

Beispielhafte Struktur einer gut aufgebauten Gleitzeitvereinbarung

FAQ – Häufig gestellte Fragen zur Gleitzeitvereinbarung

Was ist eine Gleitzeitvereinbarung?

Eine Gleitzeitvereinbarung definiert die Rahmenarbeitszeit, die Kernarbeitszeit, die Gleitzeitperiode sowie die Regeln für Überstunden und Zeiterfassung. Sie ermöglicht flexible Arbeitszeiten, schafft Orientierung und sorgt gleichzeitig für rechtliche Sicherheit.

Ist eine Gleitzeitvereinbarung in Österreich verpflichtend?

Ja. In Österreich ist eine schriftliche Gleitzeitvereinbarung gesetzlich vorgeschrieben, sobald ein Unternehmen ein Gleitzeitmodell einführt. Das Arbeitszeitgesetz verlangt eine klar definierte Gleitzeitperiode und eine vollständige Arbeitszeiterfassung.

Welche Vorteile bietet eine jährliche Gleitzeitperiode?

Eine jährliche Gleitzeitperiode bietet maximale Flexibilität. Mitarbeitende können Zeitguthaben über einen längeren Zeitraum aufbauen und abbauen. Außerdem empfiehlt es sich, die Periode nicht am 31.12., sondern nach einem ruhigeren Monat wie Mai oder September enden zu lassen. Dadurch können Zeitguthaben besser und stressfreier konsumiert werden.

Warum sollte die tägliche Höchstarbeitszeit auf 10 Stunden ausgedehnt werden?

Die Ausdehnung auf 10 Stunden ermöglicht flexiblere Tagesabläufe und verhindert unnötige zuschlagspflichtige Überstunden. Sowohl in Österreich als auch in Deutschland ist eine Höchstarbeitszeit von 10 Stunden gesetzlich erlaubt, sofern die Ausgleichszeiträume eingehalten werden. Dadurch bleiben die Arbeitszeitmodelle flexibel und gleichzeitig rechtskonform.