Urlaubsberechnung: Personalwolke kennt die Unterschiede

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Die Urlaubsberechnung ist in jedem Unternehmen ein ganz großes Thema. Warum?

Weil für jeden Mitarbeiter der gesetzlich korrekte Urlaubsanspruch berechnet werden muss. Des weiteren kann es zu unterschiedlichen Sonderfällen kommen wie z.B.:

• Eintritt,
• Karenz,
• Änderung der Arbeitstage pro Woche aufgrund von Teilzeit,
• Austritt

Dies führt wiederum zu hohen Arbeitsaufwänden aufgrund einer manuellen Neuberechnung des Resturlaubs – eine zeitaufwändige, fehleranfällige und mühevolle Angelegenheit!

Die Personalwolke Urlaubsverwaltung hat bis dato bereits einige dieser Szenarien automatisch unterstützt. Jedoch gab es bei den oben genannten Sonderfällen auch Szenarien, bei denen ein Personalwolke Administrator manuell die entsprechenden Änderungen vornehmen musste. Damit haben wir uns die letzten Wochen intensiv beschäftigt und die entsprechenden Parameter und automatischen Berechnungen in der Personalwolke programmiert.

Die in den nachfolgenden Absätzen beschriebene und ab 01.01.2022 aktivierte neue Berechnungsmethode deckt die Anforderungen unserer österreichischen Kunden ab und basiert auf der Grundlage, dass der Urlaub in Tagen geführt wird.

Für unsere Kunden aus Deutschland oder der Schweiz gibt es auch eine jeweils passende Personalwolke Urlaubsverwaltung. Diese werden wir in einem gesonderten Blogpost beschreiben.

Grundsätzliches zur Urlaubsberechnung in der Personalwolke

Urlaubsjahr / Stichtag der Urlaubsberechnung
Das Urlaubsjahr kann in der Personalwolke auf zwei Arten festgelegt werden:

• Urlaubsjahr per Kalenderjahr = wenn der Stichtag der Urlaubsverrechnung der 01.01. ist
• Urlaubsjahr per Eintrittsdatum = wenn der Stichtag das Eintrittsdatum ist

Diese Einstellung kann über den Parameter “Stichtag der Urlaubsverrechnung” definiert werden.

Grundanspruch und erhöhter Anspruch nach 25 Dienstjahren (siehe auch Urlaubsgesetz)
Jedem Arbeitnehmer gebührt für jedes Arbeitsjahr ein bezahlter Urlaub nach folgender Regelung:

• 30 Werktage* bei einer Dienstzeit von weniger als 25 Dienstjahren und
• 36 Werktage* nach Vollendung des 25. Dienstjahres

*Werktage = 6 Wochentage von Montag bis einschließlich Samstag.

Arbeitet ein Arbeitnehmer an weniger als 6 Werktagen, so ist der Urlaubsanspruch dementsprechend anzupassen.

Beispiel:

• 5 Tage/Woche: 25 Arbeitstage
• 4 Tage/Woche: 20 Arbeitstage
• 3 Tage/Woche: 15 Arbeitstage
• 2 Tage/Woche: 10 Arbeitstage
• 1 Tag/Woche: 5 Arbeitstage

Die Personalwolke Urlaubsverwaltung unterstützt je nach gesetzlichen Vorgaben bis zu sieben zusätzliche Urlaubsstaffeln.

Beispiel:

• Grundanspruch: 25 Tage 
• Anspruch 1 (nach 25 Jahren): 30 Tage 

Sonderurlaubstage (siehe auch usp.gv.at)
Zusatzurlaub im Bereich des Jahresurlaubs auf Grund von Behinderungen (wie sie in Kollektivverträgen, Betriebsvereinbarungen oder im Dienstrecht definiert sein können) kann in der Personalwolke hinterlegt werden. 

Resturlaubskonten
Um eine gesetzeskonforme Konsumation des Jahresurlaubs zu gewährleisten, wird der Resturlaub auf drei Konten aufgeteilt:

• Resturlaub aktuelles Jahr
• Resturlaub Vorjahr
• Resturlaub Vor-Vorjahr

Diese Aufteilung ist notwendig, da der Urlaubsanspruch zwei Jahre nach Ende des Urlaubsjahres, in dem er entstanden ist, verjährt. Somit hat man drei Jahre Zeit den Urlaub zu verbrauchen. Wenn man nun den wohlverdienten Urlaub antritt, reduziert der Urlaubsverbrauch immer den ältesten Urlaubsanspruch.

Beispiel:

• Resturlaub aktuelles Jahr: 25 Tage
• Resturlaub Vorjahr: 25 Tage
• Resturlaub Vor-Vorjahr: 1 Tag

Mitarbeiter konsumiert 15 Urlaubstage:

• Resturlaub aktuelles Jahr: 25 Tage
• Resturlaub Vorjahr: 11 Tage
• Resturlaub Vor-Vorjahr: 0 Tag

Die 4 häufigsten Sonderfälle und die Berechnung in der Personalwolke

1. Urlaubsanspruch bei Eintritt

Jedem Arbeitnehmer gebührt ein bezahlter Urlaub im Ausmaß von 25 Arbeitstagen bei einer Fünf-Tage-Woche (bzw. 30 Arbeitstage bei einer Sechs-Tage-Woche). Das Urlaubsjahr entspricht grundsätzlich dem Arbeitsjahr, beginnt somit mit dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters. Unter bestimmten Voraussetzungen kann allerdings das Urlaubsjahr bzw. der Urlaubszeitraum auf das Kalenderjahr durch Kollektivvertrag oder Betriebsvereinbarung oder in Betrieben ohne Betriebsrat durch schriftliche Einzelvereinbarung umgestellt werden.

Grundsätzlich ist zu unterscheiden, ob der Eintritt im ersten Halbjahr (01.01. – 30.06.) oder im zweiten Halbjahr (01.07. – 31.12.) erfolgte.

Eintritt im ersten Halbjahr (01.01. – 30.06.)
Es wird der komplette Urlaubsanspruch auf die ersten sechs Monate mit folgender Formel anteilig verteilt.
(Urlaubsanspruch / Anzahl Tage im Jahr) * Tage ab Eintrittsdatum = aktueller Urlaubsanspruch aufgerundet auf ganze Tage

Im sechsten Monat wird der restliche Urlaubsanspruch auf das Resturlaubskonto aufgebucht.

Eintritt im zweiten Halbjahr (01.07. – 31.12.)
In diesem Fall wird zuerst der Anspruch aliquotiert. Danach wird der Urlaub in den ersten sechs Monaten im aktuellen und neuem Urlaubsjahr aufgeteilt und gutgeschrieben:

1. Zuerst wird der Urlaubsanspruch aliquot errechnet:
(Urlaubsanspruch / Anzahl Tage im Jahr) * (31.12. – Eintrittsdatum) = aliquotier Urlaubsanspruch aufgerundet auf ganze Tage

2. Aufteilung Urlaubsanspruch in den ersten sechs Monaten bis 31.12.
Der Urlaubsanspruch wird nach folgender Formel auf das Resturlaubskonto gutgeschrieben:
(Urlaubsanspruch / Anzahl Tage im Jahr) * Tage ab Eintrittsdatum = aktueller Urlaubsanspruch aufgerundet auf ganze Tage
Im sechsten Monat wird der restliche Urlaubsanspruch auf das Resturlaubskonto aufgebucht.

3. Mit Beginn des neuen Urlaubsjahres wird der Urlaubsanspruch bis zum Erreichen der sechs Monate per Ultimo gutgeschrieben:
(voller Urlaubsanspruch / Anzahl Tage im Jahr) * Tage ab 01.01. = aktueller Urlaubsanspruch aufgerundet auf ganze Tage

2. Urlaubsanspruch bei Austritt

Von Bedeutung ist die Urlaubsaliquotierung auch bei Austritten von Mitarbeitern – ganz gleich, ob der Mitarbeiter selbst gekündigt hat oder gekündigt wurde. In beiden Fällen müssen offene Urlaubstage abgegolten werden.

Sind zum Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch Urlaubstage offen, so gebührt eine (finanzielle) Urlaubsersatzleistung. Bei einem unberechtigten Austritt des Mitarbeiters (= grundlose, fristlose Kündigung) entfällt diese. Der Urlaubsanspruch wird demgemäß für das laufende Urlaubsjahr in Tagen ermittelt.

Wenn in der Personalwolke ein Austrittsdatum eingetragen wird, so kürzt das System den Urlaubsanspruch im Austrittsjahr am Beginn des Urlaubjahres laut folgender Formel:
(Voller Urlaubsanspruch / Tage im Jahr) * (Tage im Jahr – Austrittsdatum) = neuer Urlaubsanspruch

3. Urlaubsanspruch bei Karenz

In der Zeit einer Karenz nach dem Mutterschutzgesetz oder dem Väter-Karenzgesetz entsteht kein Urlaubsanspruch, wohl aber während der Schutzfrist. Diese beginnt normalerweise acht Wochen vor dem errechneten Geburtstermin und endet acht Wochen danach (eine Ausnahme bilden Früh-, Kaiserschnitt- und Mehrlingsgeburten).

Tritt ein Mitarbeiter während eines Arbeitsjahres Karenz an, so muss der Urlaub (so dieser nicht schon verbraucht wurde) mit Beginn der Karenz aliquotiert werden. Diese Aufgabe kann für die Personalabteilung sehr aufwändig sein, doch in der Personalwolke erledigt sich das automatisch – mit nur einer Formel.

Die Personalwolke kürzt den Urlaubsanspruch automatisch, wenn bestimmte Fehlgründe im System eingetragen sind laut folgender Formel:(Voller Urlaubsanspruch / Tage im Jahr) * (Tage im Jahr – Kalendertage mit Fehlzeiten*) = neuer Urlaubsanspruch

*Fehlzeiten = es kann natürlich unterschiedliche Fehlgründe geben, die dazu führen, dass die Hinzuzählung des Urlaubsanspruches unterbrochen wird und neu bewertet werden muss. Die Standardfehlgründe sind in der Personalwolke selbst hinterlegt. Sonstige oder individuelle Fehlgründe können wir gerne für Sie erstellen und freischalten.

Der Urlaubsanspruch wird rückwirkend mit Beginn des Urlaubsjahres im System eingetragen.

Folgende Einstellungen müssen dabei parametriert werden:

• Die Eingabe der Fehlzeit darf nicht mit den Folgefehlgrund durchgeführt werden, sondern mit einem “von bis Datum”
• Die relevanten Fehlgründe müssen im System durch einen Personalwolke Consultant hinterlegt werden.
• Der Fehlgrund muss am Samstag, Sonntag, Feiertag angezeigt werden

4. Urlaubsanspruch beim Wechsel der Zeitmodelle (Arbeitstage/Wochenstunden)

Vor allem bei Teilzeitmitarbeitern kann es schon mal der Fall sein, dass sich Änderungen in der Wochenstundenanzahl oder Arbeitstagen ergeben. Bei Änderung des Wochenprogramms kommt es natürlich auch zu einem abweichenden Urlaubsanspruch.

Für diesen Fall haben wir eine Rechenlösung gefunden, die die rechtlichen Gegebenheiten korrekt abdeckt und in der Personalwolke automatisch darstellt.

Wechselt ein Mitarbeiter das Zeitmodell und es ändert sich dadurch die Anzahl der Arbeitstage, so werden anhand der alten Arbeitstage und der neuen Arbeitstage, folgende Konten umgerechnet:

– Aktueller Anspruch / aktuelle Anzahl Arbeitstage * neue Anzahl Arbeitstage = neuer Anspruch 

– Resturlaub aktuelles Jahr / aktuelle Anzahl Arbeitstage * neue Anzahl Arbeitstage = neuer Resturlaub aktuelles Jahr 

– Resturlaub Vorjahr / aktuelle Anzahl Arbeitstage * neue Anzahl Arbeitstage = neuer Resturlaub Vorjahr 

– Resturlaub Vor-Vorjahr / aktuelle Anzahl Arbeitstage * neue Anzahl Arbeitstage = neuer Resturlaub Vor-Vorjahr