Zeit und Papier sparen mit dem digitalen Gehaltszettel von Personalwolke!

Bekommen Ihre Arbeitnehmer Ihren Gehaltszettel immer noch per E-Mail oder Post? Mit unserer Personalsoftware HR-Expert werden alle wichtigen Dokumente online bereitgestellt. Somit werden Ihre Personalabteilung und Ihre Mitarbeitenden entlastet und Gehaltszettel stehen den Mitarbeitenden automatisch zur Verfügung. Damit können sie jederzeit selbst alle relevanten Informationen zur Lohn- oder Gehaltsabrechnung einsehen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie die digitale Gehaltszettelverteilung mit Personalwolke funktioniert, welche Vorteile sie bietet und wie das Unternehmen “Schrott Bosch” damit Ihren Arbeitsalltag enorm erleichtert hat.

1. Gehalts- und Lohnabrechnung: Die Personalabteilung oder ein externer Dienstleister erstellt die Lohn- und Gehaltsabrechnung auf Basis der von der Personalwolke übermittelten Lohnarten (Überstunden oder zb Reisekosten). Als Ergebnis davon wird ein Sammellohnzettel erstellt. Dieser wird in die Personalwolke upgeloadet. Die Lohnzettel-KI erkennt die einzelnen Lohnzettel und zerteilt das Dokument automatisch. Somit wird jedem Mitarbeitenden durch das System der Lohnzettel zugewiesen.
2. Übermittlung und Verschlüsselung: Die Gehaltszettel werden als PDF-Dokumente in Personalwolke HR-Expert bereitgestellt. Die Mitarbeitenden können über ihr Personalwolke Login, ihre erbrachten Arbeitsstunden sowie den digitalen Lohn- oder Gehaltsnachweis sicher downloaden.
3. Transparenz und Erläuterung: Jede Abrechnung enthält eine klare Übersicht und Erläuterung aller Positionen wie Bruttolohn, Abzüge, Abkürzungen für die Versicherungen (z. B. KV für Krankenversicherung), Sozialabgabe, Freibeträge und Nettogehalt. Zudem sind Hinweise auf steuerlich relevante Angaben wie die Lohnsteuerklasse, Abzüge für die Rentenversicherung und monatliche Zulagen enthalten.

Die digitale Gehaltszettelverteilung mit Personalwolke bietet zahlreiche Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber und sorgt für eine moderne und effiziente Bereitstellung der monatlichen Gehaltsabrechnungen.

1. Effizienz und Zeitersparnis: Digitale Gehaltszettel und Lohnabrechnungen werden direkt erstellt und elektronisch bereitgestellt, was die Bearbeitungszeit verkürzt und Abzüge wie Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer oder Sozialabgaben (Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung) automatisch berücksichtigt. Dies spart monatlich Zeit und reduziert Verwaltungsaufwand.
2. Transparenz und Übersicht: Die Gehaltsabrechnung online gibt Arbeitnehmern eine übersichtliche Darstellung ihres Bruttogehalts, Netto-Gehalts und aller Abzüge wie Lohnsteuerklasse und Sozialversicherungsbeiträge. Arbeitnehmer können einfach nachvollziehen, welche Abgaben für ihre Steuerklasse, der Beitragssatz der Sozialversicherung, der Solidaritätszuschlag und die Lohnsteuer entrichtet wurden und wie sich der Auszahlungsbetrag zusammensetzt.
3. Einfache und sichere Archivierung: Digitale Gehaltszettel können vom Arbeitnehmer sicher aufbewahrt werden, ohne Papierstapel zu erzeugen. Dies ist besonders vorteilhaft als Einkommensnachweis bei Anträgen beim Finanzamt oder zur Vorlage beim Vermieter. Außerdem erleichtert dies die gesetzliche Aufbewahrungspflicht, wie etwa § 108 Abs. 3 GewO vorschreibt.
4. Flexibler Zugriff und Mobilität: Arbeitnehmer können jederzeit auf ihre Entgeltabrechnung zugreifen, sei es für die monatliche Übersicht der Arbeitsstunden, für Urlaubs- und Sonderzahlungen (zB. Urlaubsgeld oder Zulagen) oder zur Überprüfung des Auszahlungsbetrags. Über ein gesichertes Portal oder per verschlüsselter E-Mail lässt sich der Gehaltszettel digital abrufen und bei Bedarf drucken.
5. Steuerliche Anpassungen und Abgaben: Digitale Abrechnungen ermöglichen eine schnellere Anpassung an Änderungen der Steuerklassen oder Sozialversicherungsbeiträge. Abzüge wie Lohnsteuer, Kinderlosenzuschlag, Kirchensteuer, Sozialversicherungsbeitrag oder Rentenversicherung können so immer gemäß der aktuellen Regelungen abgezogen und der Gehaltszettel stets korrekt ausgestellt werden.

Digitale Gehaltsabrechnungen bieten also nicht nur Kostenvorteile und Flexibilität, sondern sorgen auch dafür, dass die Abrechnung gemäß den gesetzlichen Vorgaben und ohne Verzögerungen an die Mitarbeitenden ausbezahlt wird.

Der Leiter vom Lohn- und Rechnungswesen der Schrott-Bosch-GmbH Lars Stief erzählt von seiner Erfahrung und Transformation mit Personalwolke!

 Vor der Nutzung der Personalwolke hatten wir ein ganz einfaches, simples Zeiterfassungssystem, welches nur das „kommen und gehen“ erfasst hat. Verwaltung von Urlauben ging nur über die Sachbearbeiterinnen im Lohn. Weiter hatten auch die Mitarbeiter keine Einsicht in Ihre jeweiligen Stempelzeiten.

Klassisch, wie in der Steinzeit. Gehaltszettel in doppelter Form ausgedruckt. Ein Gehaltszettel (Kopie) in die interne Ablage, der andere Gehaltszettel wurde kuvertiert und dem Mitarbeiter überreicht.

Durch eine intensive persönliche Betreuung und Beratung

Eigentlich keine. Das neue System musste den jeweiligen Mitarbeitern die vorhandenen Gehaltszettel als PDF digital zur Verfügung stellen.

Unterschiedlich. Viele Mitarbeiter finden die neue, digitale Regelung gut. Einige Mitarbeiter wollten ihre Abrechnungen aber immer noch auf Papier von uns erhalten. Was wir aber nicht machen.

Einsparungen im Papierverbrauch
Ca. 3,5 Std. Arbeitszeitersparnis

Ja, die Personalwolke kann man auf jeden Fall weiterempfehlen. Auf individuelle Wünsche wird detailliert eingegangen und diese dann auch umgesetzt.

Individuell, einfach, schnell

Ein digitales Gehaltszettel-System wie HR-Expert von Personalwolke bietet Unternehmen und Mitarbeitern deutliche Vorteile: Es reduziert Zeitaufwand und Papierverbrauch und sorgt dafür, dass Abrechnungen monatlich pünktlich und sicher bereitgestellt werden. Die einfache und übersichtliche Online-Verteilung fördert Transparenz und erleichtert es Arbeitnehmern, jederzeit Zugriff auf ihre Gehaltsabrechnung zu haben – ein moderner und effizienter Ansatz, den Unternehmen heute unbedingt nutzen sollten, um die Prozesse in der Personalabteilung nachhaltig zu optimieren.