Zeiterfassungspflicht in Deutschland – Unsere Experten haben die Antworten

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Ein Zeiterfassungssystem ist ein wichtiges Werkzeug, das Unternehmen dabei hilft Arbeitszeitgesetze und -vorschriften einzuhalten. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts in Deutschland müssen An- bzw. Abwesenheiten aufgezeichnet werden. Doch die Einführung eines Zeiterfasssungssystems wirft auch einige Fragen auf. Unsere Experten haben einige dieser Fragen zusammengetragen um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Frage: Das Bundesarbeitsgerichts (BAG) hat im Bezug auf die Arbeitszeiterfassungspflicht in Deutschland am 13.September 2022 eine reichweitende Entscheidung getroffen. Was kann man zusammenfassend darüber sagen und welche Auswirkungen hat es auf deutsche Unternehmen?

Antwort: Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 verbindlich entschieden, dass auch in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmer:Innen zu erfassen ist. Der Arbeitgeber ist nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) – unter Vornahme einer unionsrechtskonformen Auslegung – verpflichtet, ein System einzuführen, mit welchem die geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann (BAG – 1 ABR 22/21).

Dabei bezieht sich das BAG auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019, welches die Auslegung der Arbeitszeitrichtlinie betraf. Nach der BAG-Entscheidung ist das Urteil des EuGH aufgrund des Arbeitsschutzgesetzes bereits heute von den Arbeitgebern in Deutschland zu beachten. (siehe Quelle)

Das BAG Urteil bestätigt somit, dass die Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung bereits heute geltendes Recht in Deutschland ist, obwohl das Arbeitszeitgesetz noch nicht dementsprechend angepasst wurde. Bei Verstößen von Unternehmen gegen die Arbeitszeitaufzeichnungspflicht kann der Gesetzgeber eine Nachbesserung verlangen oder bei schwerwiegenderen Fällen auch Bußgelder aussprechen.

Aus dieser Betrachtungsweise heraus besteht sozusagen “Gefahr in Verzug” für Unternehmen, welche keine Zeitaufzeichnung führen. Wir raten diesen Unternehmen umgehend mit der Zeitaufzeichnung zu beginnen.

Frage: Die Einführung eines Zeiterfassungssystems wird manchmal kritisch gesehen und in den Medien mit dem Schlagwort “Rückkehr zur Stempeluhr” charakterisiert. Gibt es Vorteile für den Arbeitnehmer / Arbeitgeber die sich ergeben, wenn man ein modernes Zeitwirtschaftstool einführt ? 

Antwort: Es gibt für beide Seiten Vorteile. Dabei ist es wichtig zu erkennen, dass es in einem Unternehmen meistens verschiedene Gruppen gibt, Arbeitern, Angestellte, Außendienstmitarbeiter, Mitarbeiter die Remote arbeiten, Mitarbeiter mit PC-Arbeitsplatz, Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz. etc. Damit die Vorteile zur Geltung kommen ist wichtig, dass auf alle diese Gruppen eingegangen wird und das Zeiterfassungstool flexibel und anpassbar ist.

Für Arbeitgeber sehe ich in drei Bereichen wesentlichen Vorteile: Rechtliche Absicherung: Durch das Erfassen der Arbeitszeiten und damit verbunden Konzepte z.B. Digitale Bestätigung der monatlichen geleisteten Zeiten durch beide Partein oder Revisionssicherheit bei Veränderungen von Buchungen haben Sie eine solide Grundlage bei Streitigkeiten.

Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und andere Bestandteile des Arbeitnehmerschutzes können laufenden gemonitort und ggf. sofort eingegriffen werden. Aber auch Stichwörter wie “Fand der Arbeitsunfall während der Mittagspause oder der Arbeitszeit statt” sind durch die Erfassung der Arbeitszeit abgedeckt.

Reduzierung von administrativen Aufwand im gesamten Unternehmen und damit das Sparen von Zeit und Geld: Es gibt Statistiken die sagen, wenn man von einem Urlaubsantrag per Zettel auf eine digitale Lösung umsteigt, spart man bis zu 30min pro Antrag. Bei Unternehmen mit 200 Mitarbeitern und 3 Urlaubsanträgen pro Mitarbeiter pro Jahr ist alleine dieser Punkt eine Zeitersparnis von 300h pro Jahr.

Allerdings ist meiner Meinung nach noch ein anderer Punkt viel entscheidener – das Bereitstellen von Informationen – Stichwort Mitarbeiter-Self-Service Portal.

Das größte Problem bei Unternehmen die Excel oder Papier einsetzen ist die Aktualität der Daten und die Bereitstellung dieser.

Fragen wie – Wie hoch ist mein Urlaubsstand?, Wann bekomme ich die Diäten meiner Dienstreise ausbezahlt?, Ich benötige meine Sozialversicherungsanmeldung, können Sie mir diese schicken?, Wer ist wann im Home-Office? …. kommen häufig vor und werden meist durch ineffiziente Kommunikation durch hin- und herschicken von E-Mails gelöst.

Durch ein Mitarbeiter-Self-Service-Portal haben die Mitarbeiter jederzeit die Möglichkeit selbst auf Ihre Daten zu zugreifen und diese Daten sind zu 100% aktuell. Dadurch kommt es zu einer erheblichen Zeitersparnis in der Personalabteilung.

Steigerung der Attraktivität des Unternehmens – Stichwort “New Work”: Qualifizierte Arbeitskräfte werden händerigend gesucht. Die demografische Entwicklung wird diesen Effekt noch deutlich verstärken. Die Forderungen von Arbeitnehmern bekommen immer mehr Gewicht.

Eine Forderung ist die Flexbilität der Arbeitsgestaltung z.B. das Arbeiten im Home-Office oder die Teilzeitbeschäftigungen mit flexiblen Arbeitstagen.

Dazu einige Stichpunkte warum eine digitale Zeiterfassung für beide Punkte essentiell ist:
Homeoffice Planung – Wann ist wer im Homeoffice? Abgrenzung von Arbeitszeit und Freizeit zu Hause.

Wann arbeite ich diese Woche? Wieviele Stunden habe ich diese Woche gearbeitet? leichte Administration von flexiblen Zeitmodellen

Vorteile für Arbeitnehmer: Reduzierung von administrativen Aufwand – Ich denke im Jahr 2022 kann man mit guten Gewissen behaupten, dass kein Arbeitnehmer damit glücklich über Papier einen Urlaubsantrag zu stellen. Es kostet Zeit und lenkt von der tatsächlichem Arbeit ab. Des Weiteren können Anträge unabhängig vom Ort oder der Zeit gestellt werden. Ein kurzes Beispiel von mir persönlich: Stellen Sie sich vor Sie sitzen mit Ihren Freunden zusammen und beschließen nächstes Jahr gemeinsam auf Urlaub zu fahren. Innerhalb von 2min sehe ich, ob meine Kollegen in dieser Zeit bereits Urlaub beantragt haben und wenn nicht, kann ich hier direkt meinen Urlaub fixieren.

Transparenz & Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen: Mal angenommen Sie sitzen gerade beim Abendessen mit Ihrer Familie. Plötzlich läutete das Telefon und einer Ihrer Kollegen ruft Sie an, da es ein dringendes Problem gibt. Gleichzeitig arbeitet aber noch Team-Mitglied Ihres Teams, welches auch das Problem lösen könnte. Ohne ein modernes Zeitwirtschaftssystem wird es immer wieder zu solchen Situationen kommen, da die Koordination eines Teams und der aktuellen Anwesenheitsstatus nie verlässlich ermittelbar ist. 

Außerdem ist man als Führungskraft auch verantwortlich dafür, bei übermäßiger Arbeitsauslastung oder auch beim Ruhezeiten-Thema proaktiv zu handeln. Diese Themen sind auch nur mit einem Zeitwitschaftssystem abbildbar.

Höhere Motivation : Alle aktuellen Studien zeigen, dass Employee Self Service (ESS) sich positiv auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken und die Employee Experience, also sozusagen die gefühlte Wertschätzung welche das Unternehmen gegenüber dem Mitarbeiter zeigt, positiv beinflusst. In unserem Mitarbeiterportal (ESS) können neben den Arbeitszeiten und Abwesenheiten auch Themen wie der digitale Gehaltsnachweis oder die Reisekostenabrechnung abgewickelt werden. Somit hat der Mitarbeiter immer einen gesamthaften Überblick und kann jederzeit auf alle relevanten Informationen zugreifen ohne ein Mail an die Personalabteilung schicken zu müssen.

Frage: Workflow hat in den letzten 22 Jahren zahlreiche Zeitwirtschaftsprojekte umgesetzt. Welche Hürden können eurer Erfahrung nach für Unternehmen bei der Umstellung aufkommen und wie kann man mit diese Herausforderungen bestmöglich bewältigen?

Antwort: Ein wichtiger Punkt, wenn es um Zeiterfassung geht, ist dass die Benützung der Software jeden einzelnen Mitarbeiter im Unternehmen betrifft. Sei führen eine neue Sales-Software ein, es betrifft 5 Mitarbeiter – Sie führen eine neue Buchhaltungssoftware ein – es betrifft 3 Mitarbeiter – Sie führen eine neue Zeiterfassung ein – es betrifft potentiell alle Mitarbeiter im Unternehmen.

Damit die Akzeptanz und der Umstieg reibungslos klappt, ist es wichtig die Software vor Inbetriebnahme gut zu testen und ein möglichst einfach zu bedienendes  System einzuführen, im dem sich Ihre Mitarbeiter auch ohne große Einschulung zu Recht finden.

Ein zweiter Punkt ist die interne Projektkommunikation: Es ist wichtig von Anfang an alle Beteiligten frühzeitig zu informieren und zB auch den Betriebsrat, sollte es einen geben, mit in das Projekt zu holen. Der Boost für ein erfolgreiches Projekt ist, wenn man auch rechtzeitig alle relevanten Informationen den Mitarbeitern kommuniziert und den Nutzen der neuen Software auch intern verkauft.

Last but not least gibt es, bedingt durch unterschiedliche Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder auch Einzelvereinbarungen oft unternehmenspezifische Anforderungen, die Softwarelösungen von der Stange oft nicht umsetzen können. Hier kommt unser größter Wettbewerbsvorteil ins Spiel: Unsere Software ist bereits mit sinnvollen Standard vorkonfiguriert erlaubt aber eine höchst flexible Anpassung an Ihre Bedürfnisse! Somit investieren Sie nicht in ein Tool, dass Sie dann zB nach einem Jahr wieder tauschen müssen, da eine plötzlich auftauchende neue Anforderung nicht umgesetzt werden kann.

Frage: Welche verschiedenen Formen der Arbeitszeitaufzeichnung gibt es und wie findet ein Unternehmen die individuell passende Variante?

Antwort: Bevor man auf die Form eingeht, sollte man sich Fragen, welche Mitarbeiter in meinem Unternehmen sollen Zeiten erfassen und welche Mitarbeiter sind davon ausgenommen.

z.B. für leitetende Angestellte oder Außendienstmitarbeiter besteht meist keine Pflicht zur genauen Arbeitszeiterfassung. Für diese Mitarbeiter haben wir eigene Konzepte.

Für die Mitarbeiter die Arbeitszeiten exakt erfassen sollen gibt es drei Möglichkeiten:

• Die mobile Erfassung via App (Smartphone, Tablet, etc)
• Die Erfassung per PC
• Die Erfassung per Zeiterfassungshardware.

Unserer Erfahrung nach kommt es in den meisten Unternehmen zu einem Mix aus allen drei Methoden.
Die Mitarbeiter im Büro buchen über den PC, Mitarbeiter im Home-Office oder auf Dienstreise per Smartphone, für Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz und Handy eignet sich am besten die Zeiterfassungshardware.

Frage: Wie sollen Unternehmen nun Ihrer Meinung nach am besten weiter vorgehen?

Antwort: Aus unserer Sicht ist “Gefahr in Verzug” und wir empfehlen Ihnen unmittelbar mit der Einführung eines Zeitwirtschaftssystem zu beginnen. Im ersten Schritt ist es wichtig den Bedarf zu erheben und zumindest eine Check-Liste für potentielle Lieferanten zu erstellen. Auf dieser Check-Liste sollten Themen wie Datenschutz, Anforderungen aus Sicht der Zeiterfassung und unbedingt auch ein Test der Software stehen. Wir beraten unsere Kunden und stellen auch gerne unsere Check-Listen und Projektpläne zur Verfügung, um eine möglichst schnelle und reibungslose Einführung des Zeiterfassungssystem zu erzielen. Sie können dabei auf den Erfahrungsschatz unserer Systemberater zurück greifen. Außerdem bieten wir allen Interessenten eine umfangreiche kostenlose Beratung an, mit dem Ziel ein möglichst passendes Angebot zu liefern, welches auf einem erprobten Umsetzungskonzept aufbaut.

Frage: Wie lange dauert es bis ein elektronisches Zeiterfassungssystem vollständig einsatzbereit ist?

Antwort: Hier kommt es stark auf die Größe und die Anzahl von unterschiedlichen Mitarbeitergruppen an.

In der Regel dauert eine Projektumsetzung 2-3 Monate inkl. einer einmonatigen Testphase.

Dies gilt allerdings nur für unsere Cloud-Version Personalwolke. In dieser sind bereits sinnvolle Standards hinterlegt. Die Konfiguration ist schon bei Projektbeginn zu 80% abgeschlossen und es fehlt nur mehr die Feinanpassung und die Wünsche der Kunden einzuarbeiten.

Frage: Es gibt viele Unternehmen die aktuell noch On-Premise Lösungen einsetzen. Warum sollen diese Unternehmen auf Cloud wechseln?

Eine einfache Antwort wäre das Kosten Nutzen Verhältnis. In unserer Cloud Version sind bereits sinnvoll Standard vorkonfiguriert. Damit ist die Zeiterfassung bereits zu Projektbeginn zu 80% eingerichtet und man kann sich auf die Feinanpassungen und auf die Wünsche des Kunden konzentrieren. Des Weiteren muss das Unternehmen keine eigenen Server betreiben und warten und benötigt daher auch kein IT-Fachpersonal. Ingesamt spart man somit sehr viel Geld.

On-Premise Befürworter bringen meist als erstes Argument das Thema Datenschutz und Datensicherheit. Allerdings kann ich für unser Produkt die Personalwolke dieses Argument nicht nachvollziehen.

Die Daten werden bei uns in einem der sichersten Rechenzentrum Österreichs abgespeichert. Um direkt zu den Servern zu kommen, gibt es mehrere Sicherheitskonzepte z.B. Biometrische Erkennung. Viele Firmen haben nicht die Möglichkeit ein so strenges Konzept umzusetzen. Oftmals stehen die Server hinter einer zugesperrten Tür – hat man den Schlüssel, ist man drinnen.

Ein weiteres Argument, welches für die Datensicherheit in unserer Cloud-Version spricht, ist das regelmäßige durchführen von Updates und somit das Schließen von Sicherheitslücken.

Frage: In wie weit hat der Betriebsrat Einfluss auf die Einführung einer Arbeitszeiterfassung?

Antwort:

Soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht, hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht gem. §87 BetrVG (https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__87.html) und kann Einfluss darauf nehmen in welcher Form eine Arbeitszeitaufzeichnung im Unternehmen geführt wird. Das BAG Urteil stellt jedoch klar, dass der Bertiebsrat keinen Einfluss darauf hat, dass eine Arbeitszeiterfassung eingeführt wird, da diese ohnedies verpflichtend einzuführen ist.

Frage: Kann der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer verlangen, dass dieser bei der Arbeitszeitaufzeichnung mitwirkt?

Antwort: Die Arbeitgeberinnen sind nach der Rahmenvorschrift des § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (vgl. dazu BAG 18. März 2014 – 1 ABR 73/12 – Rn. 23, BAGE 147, 306) verpflichtet, ein System einzurichten, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden der Arbeitnehmer in ihrem gemeinsamen Betrieb erfasst werden. Damit besteht für sie eine objektive gesetzliche Handlungspflicht. Daraus lässt sich unmittelbar ableiten, dass Arbeitnehmer dazu verpflichtet sind die Arbeitszeiten aufzuzeichnen und ein Arbeitgeber darauf bestehen kann.

Frage: In vielen deutschen Unternehmen wird unter dem Konzept der Vertrauensarbeitszeit keine Zeitaufzeichnung geführt. Ist das nach wie vor noch möglich bzw. unter welchen Rahmenbedingungen kann man Vertrauensarbeitszeit weiterführen? 

Antwort: Gemäß BAG sind Unternehmen in Deutschland bereits jetzt schon dazu verpflichtet Zeitaufzeichnungen zu führen. Eine “Vertrauensarbeitszeit” im Sinne einer Negativzeiterfassung wird somit unserer Einschätzung nach nicht mehr zulässig sein. Man kann jedoch mit einem modernen Zeitwirtschaftssystem im Zusammenhang mit einem Gleitzeitmodell ähnliches bewirken und den Mitarbeitern einen hohen Grad an Eigenverantwortlichkeit bei Gleichzeitiger Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen geben.

Frage: Welche Auswirkungen hat die Aufzeichnungspflicht auf New Work Modelle (zB.: Home-Office, Remote, 4-Tage-Woche, uvm.)?

Antwort: Eine Große – auch hier möchte auf die beschriebenen Vorteil in Frage 2 referenzieren.

Wir sind der festen Überzeugung, dass Die Probleme die Remote Arbeit, Home-Office und die flexible Einteilung der Arbeitszeit nur mit der Einführung einer Zeiterfassung lösbar sind.