20 Jahre Zeiterfassung
20 Jahre Zeiterfassung – Was hat sich verändert?
In der 20 jährigen Erfolgsgeschichte von Workflow HR Systems haben wir uns schon mit den verschiedensten Aspekten der Zeiterfassung und -bewertung beschäftigt.
Im folgenden Experten Interview gibt unser Senior HR Consultant Christian Stastny einen Einblick in seine Tätigkeit und in die Veränderungen der Zeiterfassung über die Jahre.
Wie lange beschäftigen Sie sich schon mit der Thematik „Zeiterfassung“? Wie sieht Ihr Werdegang aus?
Stastny: „Seit Mitte der 90er bin ich im Bereich der Zeiterfassung und -bewertung tätig. Begonnen hat meine Karriere bei Interflex Datensysteme GmbH. Am 1. April 2002 wurde ich schließlich Teammitglied von Workflow EDV GmbH. Mein Fachgebiet ist grundsätzlich alles, was mit einer Zeiterfassung/-bewertung einher geht, sei es Überstundenberechnungen, Pausenregelungen oder die Hinterlegung von komplexen Fixzeitmodellen. Zusätzlich leite ich das Consulting & Services Team.“
Ist eine korrekte Zeiterfassung in den letzten Jahren komplexer geworden? In wie weit haben sich die Anforderungen an ein Zeiterfassungstool geändert?
Stastny: „Zeiterfassung ist in den vergangenen Jahren auf alle Fälle komplexer geworden. In meinen Anfangszeiten lag der Fokus neben der grundsätzlichen Arbeitszeiterfassung, auf der Überstundenbewertung. Heute sehen wir tagtäglich neuen individuellen Kundenanforderungen entgegen, welche weit über eine Überstundenregelung hinausgehen. Besonders auffällig ist der zunehmende Wunsch nach Flexibilität und Unabhängigkeit. Die gewünschten Reaktionszeiträume werden immer kürzer und die Anforderung nach selbstständiger Verwaltung zum Beispiel von Zeitmodellen immer relevanter. Wobei wir die selbstständige Verwaltung von Zeitmodellen nun bereits abdecken können.“
Was sind die häufigsten Fehler bei der Zeitbewertung?
Stastny: „Kommt es zu Unstimmigkeiten oder fehlerhaften Berechnungen in der Zeitbewertung, liegt das in den wenigsten Fällen an der Software. Bei einer korrekten Zeitbewertung führen viele Wege zum Ziel. Eine Mehrstundenberechnung kann auf 20 verschiedene Arten erfolgen, wichtig ist jedoch, dass sie in sich geschlossen bzw. nachvollziehbar ist und den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Meist ist es die Kommunikation, an der es scheitert. Viele Unternehmen sind sich bei Beauftragung eines Zeitwirtschaftssystems nicht über ihre Abrechnung im Klaren und können somit ihre Anforderungen auch nicht genau übermitteln. So kommt es zu Unklarheiten und Fehler können entstehen. Daher liegt es an uns, ein gemeinsames Wording mit dem Kunden zu finden.“
Welche Punkte muss ein hochwertiges Zeiterfassungstool unbedingt erfüllen?
Stastny: „Es müssen die gesetzlichen Anforderungen abgedeckt werden können und berechnete Saldenstände immer nachvollziehbar sein. Zusätzlich muss es transparent und benutzerfreundlich sein. Die Oberfläche muss intuitiv sein, damit möglichst kein Schulungsaufwand bei den Mitarbeiterinnen entsteht.“
Wie viele verschiedene Zeitkonten sind derzeit mit der Personalwolke verbunden?
Stastny: „Derzeit sind exakt 510 individuelle Zeitkonten mit der Personalwolke verbunden.“
Wie schnell können gesetzliche Änderungen umgesetzt werden?
Stastny: „Die Umsetzungsdauer ist insofern variabel, da bei manchen neuen umfangreicheren Gesetzesvorgaben ein zusätzlicher Entwicklungsaufwand entsteht. Der 12 Stunden Tag zum Beispiel wurde jedoch innerhalb eines Monats im Standard vorkonfiguriert.“
Die Einführung einer Zeiterfassung ist oft mit dem Vorurteil der Mitarbeiterinnenkontrolle verbunden. Was denken Sie dazu?
Stastny: „Ich sehe die Einführung einer Zeiterfassung, als eine Möglichkeit den Mitarbeiterinnen mehr Transparenz zu bieten. Sie können jederzeit ihre aktuellen Saldenstände und Resturlaubstage einsehen. Sie wissen somit genau, was ihnen zu steht und können bei einer falschen Erfassung eingreifen und diese korrigieren. Eine Zeiterfassung stellt die Einhaltung einer Betriebsvereinbarung und des Kollektivvertrags sicher, somit sind die Bedenken meiner Meinung nach unbegründet.“
Was denken Sie, wo geht die Reise hin? Wie werden sich die Anforderungen an Zeiterfassung zukünftig ändern?
Stastny: „Die Anforderungen ändern sich schon jetzt laufend. Ich bin überzeugt davon, dass in Zukunft noch mehr Unternehmen einen Schritt Richtung Digitalisierung setzen und auf Arbeitszeiterfassung mittels Excel-Listen verzichten. Auswertungen müssen per Mausklick vorhanden sein und dürfen nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen.“
Abschließend, was zeichnet Personalwolke Ihrer Meinung nach besonders aus?
Stastny: „Das bereits ab einem kalkulierbaren Preis ein umfassendes und standardisiertes Zeiterfassungstool erworben werden kann. Durch unsere langjährige Zusammenarbeit mit Großkunden im Bankensektor, können KMUs von diesem Knowhow profitieren und bestens beraten werden. Auch die persönliche Betreuung in der Onboardingphase und im Support zeichnet Personalwolke definitiv aus.“