Arbeitszeiten effizient managen

Ein modernes Zeitwirtschaftsystem bietet unterschiedlichste und vor allem komfortable Möglichkeiten um Arbeitszeiten zu erfassen.

Unsere Personalwolke Zeiterfassungslösung verfolgt hier den Ansatz die Arbeitszeiterfassung dort zu unterstützen, wo sie gerade passiert. Also egal ob man im Büro am PC sitzt, unterwegs auf Dienstreise ist oder das Unternehmensgebäude betritt. Es werden alle Erfassungsvarianten unterstützt. Gerade in mittelständischen Unternehmen ist dies ein wichtiger Faktor, da neben den gesetzlichen Anforderungen oft auch Arbeitszeiten Projekten, Aufträgen oder Kostenstellen zugeordnet werden. Auf diesem Wege entstehen sehr viele Daten und Informationen, die zeitnah auf gesetzliche Vorgaben, aber auch auf Basis von betrieblichen Anforderungen geprüft werden müssen.

Wie kann unsere Personalwolke Zeitwirtschaftslösung Ihre ManagerInnen oder Zeitbeauftragten dabei unterstützen den Überblick zu behalten? Und das am besten ohne hohe Zeitaufwände.

Elektronische Assistenzsysteme sind mittlerweile weit verbreitet. Wir schätzen den Komfort, dass uns ein elektronischer Abstandswarner rechtzeitig beim Einparken warnt, bevor wir einen Parkschaden am hinter uns parkenden Auto fabrizieren.

Das selbe Prinzip haben wir im Bereich der Zeiterfassung umgesetzt. In unserem System können Frühwarnindikatoren festgelegt werden. Bewegt sich jemand auf die Grenze zu, kann entweder die Person selbst oder eine Rolle darüber informiert werden. Somit haben wir zum Beispiel die Möglichkeit rechtzeitig vor dem Überschreiten der täglichen Höchstarbeitszeitgrenze ein Hinweismail zu versenden.

Das kann auf alle relevanten täglichen, monatlichen oder laufenden Zeitwirtschaftskonten angewendet und somit mögliche Überschreitungen früh erkannt und entgegengesteuert werden.

Hier ein paar Beispiele aus der Praxis:

• • • Warnhinweis per Mail rechtzeitig vor Überschreiten der täglichen Höchstarbeitszeitgrenze
    • Warnhinweis für die wöchentliche Höchstarbeitszeitgrenze
    • Systemhinweis, wenn am Vortag keine Arbeitszeit erfasst wurde
    • Systemhinweis, wenn zum Beispiel nur in der Früh eingebucht und eine Gehen-Buchung vergessen wurde

Unsere Systemhinweise sind jeweils mit dem richtigen Antragstyp verknüpft. Somit können zum Beispiel aus dem “Buchung vergessen” Systemhinweise direkt eine Zeitkorrektur gestartet und somit zeitnah reagiert werden. Dies führt dazu, dass die Qualität der erfassten Arbeitszeitdaten zeitnah sehr hoch sind und auch alle relevanten Arbeitszeitregeln eingehalten werden.

Aber auch der beste Zeiterfassungsassistent mit Frühwarnsystem wird manchmal ignoriert und es kommt zu Unregelmäßigkeiten.

Sollte es trotz des Frühwarnsystems zu Unregelmäßigkeiten kommen, müssen diese rechtzeitig vor dem Monatsabschluß behoben werden. Vor allem, wenn unser Zeitwirtschaftssystem lohnrelevante Daten wie Überstunden berechnet. Daher gestaltet sich ein nachträgliches Aufrollen der Gehaltrechnung als mühsam und zeitaufwändig. Dies kann im schlimmsten Fall zu zusätzlichen Kosten durch einen externen DienstleisterIn führen und ist letzendlich kostspielig.

Wie können wir nun elegant und ohne hohen Zeitaufwand unsere Ausreißer rasch erkennen?

In diesem Zusammenhang wird unser Zeiterfassungssystem durch das Konzept der Unregelmäßigkeiten unterstützt. Es erkennt definierte Unregelmäßigkeiten automatisch und kann darauf aufbauend zum Beispiel am Wochenanfang alle Unregelmäßigkeiten der letzten Woche per Mail als Report versenden.
Somit müssen einzelne Zeitjournale nicht durchforstet und alle einzeln kontrolliert werden. Eine Check-Liste ist daher rasch und effizient abgearbeitet. Bei Bedarf kann ad-hoc geprüft werden, ob bereits alle Unregelmäßigkeiten beseitigt wurden.

Auch hier unterstützt Sie unser System! Per MitarbeiterIn können Self-Service Zeitkorrekturen, Überstunden, Abwesenheiten und vieles mehr beantragt werden und diese Tätigkeiten müssen nicht zentral durch eine Person / ein Team durchgeführt werden.

Nur ein Zeitwirtschaftssystem mit umfangreichen automatisierten Assistenzsystemen führt zu weniger Zeitaufwand im Controlling und besserer Datenqualität. Ohne diese Funktionen wird die Erfassung möglicherweise einfacher als im Excel oder Papier jedoch erhöht sich der Aufwand um Abweichungen frühzeitig zu erkennen und am Besten zu vermeiden oder ist in der Praxis nicht umsetzbar.

Ein Unternehmen mit 200 MitarbeiternInnen kann unmöglich manuell täglich die Einhaltung der gesetzlichen Höchstarbeitszeit überprüfen.

Das Personalwolke Zeitwirtschaftssystem beinhaltet aus diesem Grund ein automatisierteres Frühwarnsystem, dass dabei unterstützt Unregelmäßigkeiten zu vermeiden. Sollten sie geschehen erkennt diese unser System und kann sie automatisch aufbereiten.

Vereinbaren Sie gleich einen kostenlosen Beratungstermin und wir melden uns in Kürze bei Ihnen.