Vergleichsreport

Allgemeines

Mit einem Klick auf "Neue Person" wird der Prozess zum Anlegen eines neuen Mitarbeiters gestartet.

Anschließend öffnet sich die folgende Eingabemaske:

Die mit einem orangen Stern markierten Felder müssen ausgefüllt werden während die nicht markierten Felder optional sind.

Nach Eingabe von Vorname und Nachname muss unter Mandant die eigene Firma und danach noch eine Gruppe welcher die Person angehören soll ausgewählt werden.

Hinweis: Prinzipiell sollten VOR der Anlage von Personen die benötigten hierarchischen Gruppen (Abteilungen) angelegt werden, da ein neuer Mitarbeiter direkt zugeordnet werden muss!

Wichtig: Nach dem Speichern der Person MUSS diese unter dem neu erscheinenden Reiter Gruppen (vor dem Speichern nicht sichtbar) noch zumindest der losen Gruppe "xxx-ALLE" hinzugefügt werden. Ansonsten steht dem Benutzer kein Menübaum nach dem Login zur Verfügung!

Nach der Auswahl des Mandanten werden die Felder Benutzername und Personalnr automatisch mit unveränderlichen mandantenspezifischen Präfixen ausgefüllt (in diesem Beispiel "pb" und "0001"). Bis auf diese beiden Präfixe sind Benutzername und Personalnr frei wählbar - müssen aber innerhalb des Unternehmens eindeutig sein.

ZEF Stammsatznr wird automatisch vom System befüllt und ist nicht veränderbar.

E-Mail-Benachrichtigung regelt, ob der Benutzer ein E-Mail bekommen soll, wenn bei ihm neue Anträge zur Genehmigung / Sichtung vorliegen

E-Mail-Benachrichtigung als Stellvertreter analog dem Punkt E-Mail-Benachrichtigung, nur aus der Sicht des Stellvertreters

Stellvertreter darf genehmigen Aktiviert / Deaktiviert die Stellvertreterregelung d.h. der Stellvertreter ist berechtigt / nicht berechtigt Anträge zu genehmigen

E-Mail die E-Mail Adresse des Benutzers an die die Benachrichtigungen zugestellt werden

Die übrigen Felder sind wie bereits erwähnt optional und selbsterklärend

Wenn alle Felder ausgefüllt wurden, kann die Person durch einen Klick auf Speichern angelegt werden. Das erfolgreiche Speichern wird mit einer entsprechenden Meldung (Person 'Mustermann Max' wurde erfolgreich gespeichert!) bestätigt. Erst jetzt kann durch einen Klick auf den Button Passwort zurücksetzen das Kennwort für den Benutzer auf das Standardkennwort (=Benutzername) zurückgesetzt werden. Beim ersten Login des Benutzers muss dieses geändert werden.

Password-Management

Nach dem Speichern einer Person kann mittels Passwort zurücksetzen das Passwort des Benutzers auf das Standardpasswort zurückgesetzt werden.

General

A click on "New person" starts the process for creating a new employee. 

The following input mask then opens:

The fields marked with an orange star must be filled in while the unmarked fields are optional.

After entering your first name and surname, you have to select your company under Client and then a group to which the person should belong. 

Note: In principle, the required hierarchical Gruppen groups (departments) should be created BEFORE persons are created, since a new employee must be assigned directly!

Important: After saving the person, it MUST be added to at least the loose group "xxx-ALLE" under the newly appearing tab Groups (not visible before saving). Otherwise no menu tree is available to the user after the login!

 After selecting the client, the fields User name and Personnel number are automatically filled with fixed client-specific prefixes (in this example, "pb" and "0001"). Except for these two prefixes, the user name and personnel number can be freely selected - but must be unique within the company.

ZEF Master record number is automatically filled by the system and cannot be changed.

E-mail notification controls whether the user should receive an e-mail when new requests for approval / review are received.

E-mail notification as a deputy analogous to the point E-mail notification, only from the viewpoint of the deputy

Activates / deactivates the deputy regulation, i.e. the deputy is authorized / not authorized to approve proposals.

E-mail the e-mail address of the user to whom the notifications will be delivered.

As already mentioned, the other fields are optional and self-explanatory.

Once all fields have been filled in, the person can be created by clicking on Save. The successful saving is confirmed with a corresponding message (person 'Mustermann Max' was saved successfully!). Only now can the password for the user be reset to the default password (=user name) by clicking the Reset password button. This must be changed when the user logs in for the first time.

Password-Management

After saving a person, the password of the user can be reset to the default password using Reset Password.

Note: The default password corresponds to the user name including prefix (case sensitive!) and must be changed after the first login!

Mit Passwort löschen kann das Passwort des des Mitarbeiters gelöscht werden - ein Login ist danach so lange nicht möglich, bis mittels Passwort zurücksetzen wieder ein Passwort vergeben wurde.

Personenverwaltung

Nach dem erfolgreichen Speichern erscheinen die Zusatzreiter Gruppen, Rollen, Aktionsberechtigungen, Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber und Module.

Reiter: Gruppen

Unter Gruppen kann die Zuordnung zu einer hierarchischen Gruppe geändert (Organigramm) und die Zuordnung zu einer Losen Gruppe hinzugefügt werden.

Hierarchische Gruppen

Hier sieht man, dass der ausgewählte Benutzer aktuell im Organigramm PB der Gruppe PB-ENTW (Entwicklung) zugeordnet ist. Mit Gültig von und Gültig bis kann ein Zeitraum festgelegt werden, in dem die Person einer bestimmten Gruppe zugeordnet ist. Unter Neue Gruppe kann eine andere Gruppe ausgewählt und eine Zeitspanne für die Gültigkeit der Gruppenzugehörigkeit definiert werden. Der Haken bei mit Vergangenheit bestimmt ob in der Liste der Gruppenzugehörigkeiten auch bereits abgelaufene (vergangene) Gruppenzugehörigkeiten angezeigt werden sollen.

Als Beispiel: Hr. Müller arbeitet bis 02.05.2013 in der Gruppe PB-ENTW und soll ab 03.05.2013 der Gruppe PB-VERTR angehören. Um dies automatisch zu realisieren kann bereits jetzt das Gültig bis Datum auf 02.05.2013 geändert und unter neue Gruppe die Gruppe PB-VERTR mit Gültig von 03.05.2013 gespeichert werden. Dadurch erfolgt der Gruppenwechsel automatisch zum angegebenen Stichtag.

People Management

After successful saving, the additional tabs Groups, Roles, Action permissions, In the competence area of these role owners and Modules appear.

Tab: Groups

Under Groups, you can change the assignment to a hierarchical group (organization chart) and add the assignment to a lot group.

Hierarchical Groups

Here you can see that the selected user is currently assigned to the group PB-ENTW (Development) in the organization chart PB. With Valid from and Valid to, you can define a period in which the person is assigned to a particular group. Under New Group, you can select another group and define a time period for the validity of the group membership. The check mark at with past determines whether expired (past) group memberships should also be displayed in the list of group memberships. 

As an example: Mr. Müller works until 02.05.2013 in the PB-ENTW group and is to belong to the PB-VERTR group from 03.05.2013. To realize this automatically, the Valid until date can already be changed to 02.05.2013 and the group PB-VERTR with Valid from 03.05.2013 can be saved under new group. Thus the group change takes place automatically on the specified key date.

Note: A person can only be a member of one hierarchical group at a time!