Neue Gruppe (Abteilung, Lose Gruppe) anlegen

In this chapter you will find the following points:

• Requirements for creating a group
• Creating a new hierarchical group (organisational unit)
• Create a loose group

Requirements

Before you create a new department / group / organisational unit, you should answer the following questions for yourself:

• Into which organisational structure should the group be incorporated?
• Organigram: hierarchical group (relationship of groups to each other (superior / subordinate groups); an employee can only be a member of one hierarchical group at a time).
• Loose Group: no hierarchies between groups. Employees can be members of any number of loose groups at the same time

• Organigram: Which group should be superordinate to the newly created group? Which subordinate?

• Lose Gruppen: Does the group (and thus all its members) have a specific function (role) in the company (staff, supervisor)?
• Yes: Which? Staff or supervisor or both?

After answering these questions, you will have the minimum information needed to create a new group.

Examples of hierarchical groups: a new Purchasing department (PD) is to be subordinate to the Management (CEO) department; the new Purchasing department is to be the superior department of the Purchasing East (PDE) and Purchasing West (PDW) groups, etc. --> set up a hierarchical group [Link will be added soon]

Examples of Loose groups: all female employees; all male employees; all apprentices; all departmental confidants, one human resources department; etc. --> set up a Loose group [Link will be added soon]

Nach der Beantwortung dieser Fragen haben Sie die Mindestinformationen, die für die Anlage einer neuen Gruppe erforderlich sind, zusammen.

Beispiele für hierarchische Gruppen: eine neue Abteilung Einkauf (EK) soll der Abteilung Geschäftsführung (GF) unterstellt werden; die neue Abteilung Einkauf (EK) soll die übergeordnete Abteilung der Gruppen Einkauf Ost (EKO) und Einkauf West (EKW) sein etc. --> eine hierarchische Gruppe einrichten

Beispiele für Lose Gruppen: alle weiblichen Mitarbeiter; alle männlichen Mitarbeiter; alle Lehrlinge; alle Abteilungsvertrauenspersonen, eine Personalabteilung; etc. --> eine Lose Gruppe einrichten

 If your organisational structure includes locations or cost centres, they are created in the same way as Loose groups!

Create a new hierarchical group

Click on the menu item "Groups" in the menu tree under Administration.

In the following list you will see an overview of all Loose / hierarchical (organigram) groups in the company. Click on "New Group".

In the following input mask, the fields must be filled in as follows:

• Client: <your company>
• Organisational structure (only available after selecting the client): Organisational chart
• Short name (preset with the prefix =client abbreviation): e.g.: SuW-PBWien
• Name (long name of the group): e.g.: Planning Office Vienna
• Description (optional): e.g.:Plant Planning Location Vienna
• Valid from/until: Limitation possible, automatically preset with the current date or with 01.01.3000.
• Add new person automatically: Checkbox for automations

Clicking on Save creates the group and additional tabs appear:

Relevant for daily use are the 3(4) tabs marked in red: Parent Group, (Childgroup), Roles, Persons.

Für den täglichen Gebrauch relevant sind die 3(4) rot markierten Reiter: Übergeordnete Gruppe, (Untergruppe), Rollen, Personen.

Attention: The checkmark for Highest level (ONLY for hierarchical groups!) must be set for exactly one single created group. This then represents the top group (root) in the organisation chart. All other groups are subordinate to it

Parent Group

Since a new group has been created in the organigram, it must of course be inserted into the existing hierarchy. To do this, please click on the "New Parent Group" button in the Parent Group tab.

The drop-down list can be used to select the group that is to be above the group just created in the organisation chart. With "Valid from" and "Valid to", the validity period of this assignment can optionally be defined. If nothing is filled in, the assignment is valid immediately and until further notice (01.01.3000). This feature is useful if, for example, a change in the organisation chart is imminent - this can be planned here at an early stage (e.g.: Valid from 01.09.) and is then automatically activated on the specified date.

Click on "Save" to apply the assignment.

Child Group

Here you can define the groups that are to be placed below the current group in the hierarchy of the company. Please note that the groups that are added in this tab are automatically assigned to the current group as a parent group. Normally, this tab is empty, and a parent group is only created under Superordinate Group, which automatically determines which groups are further down in the hierarchy.

Hier können jene Gruppen festgelegt werden, die in der Hierarchie des Unternehmens, unterhalb der aktuellen Gruppe angesiedelt sein sollen. Zu beachten ist hierbei, dass die Gruppen, welche in diesem Reiter hinzugefügt werden, automatisch die aktuelle Gruppe als übergeordnete Gruppe zugewiesen bekommen. Im Normalfall ist dieser Reiter leer und es wird nur unter Übergeordnete Gruppe eine übergeordnete Gruppe angelegt und dadurch ergibt sich automatisch welche Gruppen in der Hierarchie weiter unten stehen.

Roles

By clicking on Role Assignment, a role can be assigned to the group (Supervisor, Personnel). If, for example, the role Personnel is assigned, all members of this group are automatically assigned the role Personnel and are thus responsible for personnel matters for the company.

Click on the 3 horizontal dots to select the desired role (e.g. Personnel). Under competence target you have the possibility to select a person or a group for which the current group is to perform the selected role.

Example: If one selects Personnel as the role and Person as the competence target, then the current group is responsible in personnel matters for the selected person XYZ. This means that all members of this group are responsible for personnel matters concerning person XYZ.

With Valid from and Valid to, a validity period for the role assignment can be defined. Clicking on Save saves the settings.

Roles can be edited or deleted by clicking on the corresponding icons.

Personen

Wie Sie Personen einer Gruppe zuordnen können, erfahren Sie unter folgendem Link: Einer Gruppe Mitarbeiter hinzufügen

Eine neue Lose Gruppe einrichten

Hinweis: die Anlage von neuen Kostenstellen oder Standorten erfolgt auf dieselbe Weise, wie die Anlage von Losen Gruppen.

Klicken Sie im Menübaum unter Administration auf den Menüpunkt Gruppen.

In der folgenden Liste sehen Sie eine Übersicht aller Losen / hierarchischen (Organigramm) Gruppen im Unternehmen. Klicken Sie auf Neue Gruppe.

In der Eingabemaske müssen die Felder wie folgt ausgefüllt werden:

• Mandant: <Ihre Firma>
• Organisationsstruktur (erst nach Auswahl des Mandanten verfügbar): Organigramm
• Kurzname (vorbelegt mit dem Präfix =Mandantenkürzel): z.B.: SuW-PBWien
• Name (Langname der Gruppe): z.B.: Planungsbüro Wien
• Beschreibung (optional): z.B.:Anlagenplanung Standort Wien
• Gültig von/Gültig bis: Begrenzung möglich, automatisch mit dem Tagesdatum bzw. mit dem 01.01.3000 vorbelegt
• Neue Person automatisch hinzufügen: Checkbox für Automatisationen

Es ist sinnvoll, bei der Gruppe XXX-ALLE (für alle Mitarbeiter) die Checkbox "Neue Person automatisch hinzufügen" zu aktivieren, denn jeder neue Mitarbeiter MUSS Mitglied der Gruppe XXX-ALLE sein, um überhaupt das System nutzen zu können.

Sollten Sie auch andere Personalwolke-Module wie z.B. Project Time oder Travel verwenden, ist auch hier das Aktivieren des automatischen Hinzufügens zur jeweiligen Basisuser-Gruppe sinnvoll.

Mit einem Klick auf Speichern wird die Gruppe angelegt und es erscheinen zusätzliche Reiter:

Übergeordnete und untergeordnete Gruppen gibt es bei Losen Gruppen nicht, da diese ja nicht in ein Organigramm eingebettet sind.

Für den täglichen Gebrauch relevant sind hier vor allem die beiden Reiter Rollen und Personen.

Rollen

Durch einen Klick auf Neuer Rolleninhaber kann der Gruppe als Ganzes eine Rolle zugeordnet werden (Vorgesetzter, Personal). Wird zum Beispiel die Rolle Personal zugeordnet, bekommen automatisch alle Mitglieder dieser Gruppe die Rolle Personal zugewiesen und sind damit in Personalangelegenheiten für die Firma zuständig. Dies gilt auch automatisch für jeden dieser Gruppe neu zugeordneten Mitarbeiter.

Personen

Wie Sie Personen einer Gruppe zuordnen können, erfahren Sie unter folgendem Link: Einer Gruppe Mitarbeiter hinzufügen

Hinweis: Sollten in der Struktur Ihrer Organisation auch Kostenstellen und Standorte vorgesehen sein, ist deren Anlegen auf die gleiche Weise, durch entsprechende Auswahl in der Dropdown-Liste im Feld "Organisationsstruktur", möglich.