Mitarbeiter versetzen (Abteilung, Gruppe, Standort, Kostenstelle)

Es gibt grundsätzlich drei Möglichkeiten, einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin in eine andere Abteilung zu verschieben.

1. Über den Eintrag im Reiter "Gruppen" in den Stammdaten einer Person. Dies ist sowohl für Organisationseinheiten (Abteilungen im Organigramm), als auch für Berechtigungsgruppen bzw. für Standorte und Kostenstellen möglich. Diese Variante wird nachfolgend beschrieben.

2. Über den Eintrag "Personen"  in den Stammdaten einer Gruppe. Auch diese Variante ist sowohl für Organisationseinheiten (Abteilungen im Organigramm), als auch für Berechtigungsgruppen bzw. für Standorte und Kostenstellen möglich. Informationen zu dieser Variante finden Sie unter "FAQ - Einer Gruppe Mitarbeiter hinzufügen"

3. Über die Bearbeitung im Organigramm. Dies ist nur für Organisationseinheiten möglich, da nur diese im Organigramm abgebildet sind. Informationen dazu erhalten Sie im Kapitel  "Organigramm - Mitarbeiter in eine andere Abteilung (Gruppe) verschieben"

Bei Variante 1 beginnt man wie folgt:

Im Menübaum unter Administration den Punkt Personen anwählen.

Dieser Menüpunkt liefert eine Liste aller angelegten Personen (Mitarbeiter) des Mandanten (Unternehmens).

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Mithilfe der Eingabefelder unter Nachname, Vorname, Mandant, Gruppe, Benutzername, Personalnummer, E-Mail, TA-ID, Aktiver Benutzer und Gültig von kann die Liste entsprechend eingeschränkt werden.

Beispielsweise kann die Liste durch Eingabe von "M" im Feld Nachname eingeschränkt werden auf Personen, deren Nachname zumindest ein "M" enthält.

Um die gewünschte Person zu editieren, einfach in die Zeile oder auf das Editieren-Symbol klicken.

In der nun gezeigten Personenmaske wird der Reiter Gruppen angeklickt.

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[Anm.: die Screenshot beinhalten noch die vor Juli 2024 für Organisationseinheiten und Berechtigungsgruppen üblichen Namen "Organigramm Gruppe" bzw. "Lose Gruppen".]

Nach der Auswahl des Reiters Gruppen zeigt sich die obenstehende Eingabemaske.

Zuerst muss entschieden werden, ob der Mitarbeiter einer Gruppe im Organigramm (Organisationseinheit) oder einer Berechtigungsgruppe (manuelle Gruppierung einzelner Mitarbeiter nach frei wählbaren Kriterien) zugeordnet werden soll. Nähere Informationen zu Organisationseinheiten und Berechtigungsgruppen finden Sie unter Administration - Gruppen im Handbuch.

ACHTUNG: Eine Person kann zu einem Zeitpunkt immer nur Mitglied EINER Organisationseinheit sein (die neue Zuordnung überschreibt also die bestehende)! Bei Berechtigungsgruppen verhält es sich anders - hier kann der Mitarbeiter zu jedem beliebigen Zeitpunkt Mitglied beliebig vieler Berechtigungsgruppen sein.

Nach Auswahl von Organisationseinheit oder Berechtigungsgruppe (bzw. Standort oder Kostenstelle, wenn die Unternehmensstruktur diese vorsieht) 

[Anm.: die Screenshot beinhalten noch die vor Juli 2024 für Organisationseinheiten und Berechtigungsgruppen üblichen Namen "Organigramm Gruppe" bzw. "Lose Gruppen".]

kann die neue Organisationseinheit bzw. die zusätzliche Berechtigungsgruppe  bzw. der Standort oder die Kostenstelle, der der Mitarbeiter beitreten soll über eine Dropdown-Liste im unteren Abschnitt des Reiters ausgewählt werden.

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[Anm.: die Screenshot beinhalten noch die vor Juli 2024 für Organisationseinheiten und Berechtigungsgruppen üblichen Namen "Organigramm Gruppe" bzw. "Lose Gruppen".]

Nach der Auswahl der entsprechenden Gruppe können noch optional ein Gültig von und / oder ein Gültig bis Datum ausgefüllt werden.

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Folgende Konstellationen sind bei der Eingabe des Datums möglich:

• Gültig von leer, Gültig bis leer: Zuweisung gilt ab sofort bis 01.01.3000 (unsere Definition von "bis auf Weiteres"...)
• Gültig von leer, Gültig bis ausgefüllt: Zuweisung gilt ab sofort, bis zu dem unter Gültig bis angegeben Datum - danach muss die Zuweisung erneut durchgeführt werden
• Gültig von ausgefüllt, Gültig bis leer: Zuweisung gilt ab dem unter Gültig von eingetragenen Datum bis 01.01.3000
• Gültig von ausgefüllt, Gültig bis ausgefüllt: die Zuweisung zur ausgewählten Gruppe gilt nur innerhalb des definierten Zeitraums und muss danach erneut durchgeführt werden

Mit einem Klick auf Speichern werden die Änderungen übernommen.

Löschung einer Abteilungszuordnung

In derselben Maske ist auch die Löschung einer bestehenden, fehlerhaften Zuordnung möglich.

Aus Gründen der Historisierung und damit der Dokumentation von Abteilungs/Kostenstellen/Standortzuordnungen empfiehlt sich die Löschung nur dann, wenn es sich tatsächlich um eine irrtümlich vorgenommene Zuordnung handelt! 

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