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Person neu anlegen

In Folge wird Schritt für Schritt erläutert, wie eine neue Person in Personalwolke Time angelegt wird.

Voraussetzung für die Anlage einer neuen Person ist, dass jene hierarchische Gruppe (Organisationseinheit). der diese Person angehören soll, bzw. bei nachträglicher Anlage, bereits angehört, bereits im System existiert, da bei der Anlage eine Zuordnung zu dieser Gruppe als Pflichtfeld erfasst werden muss.

Schritt 1: Die Personen-Übersicht aufrufen

Personen_Übersicht
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Links oben in dieser Ansicht finden Sie den Button "+ Neue Person". Durch das Anklicken öffnet sich ein neues Personenstammblatt

Schritt 2: Kopfteil

Person_Basisdaten
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Hier sind folgende Daten einzugeben:

  • Vorname
  • Nachname
  • Gültig von: standardmäßig mit dem Tagesdatum belegt
  • Gültig bis: standardmäßig mti dem 01.01.3000 belegt

Durch die Eingabe eines bereits vergangenen "Gültig von"-Datums ist es auch möglich, nachträglich einen Mitarbeiter zu erfassen. Ebenso ist es möglich, die Gültigkeit seiner Daten in der Zukunft zu begrenzen.

Schritt 3: Eingabe weiterer Stammdaten

Person_Stammdaten
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  • Aktiver Benutzer: Checkbox, standardmäßig bereits angehakt ist.
    Ein aktiver Benutzer kann im Umfang seiner Berechtigungen auf das System zugreifen. Auch Mitarbeiter mit einem temporär inaktiven Beschäftigungsverhältnis (z.B. Mutterschutz), können weiterhin als aktive Benutzer geführt werden. Inaktive Benutzer können Mitarbeiter sein, die aufgrund ihrer Arbeitsgegebenheiten keinen Systemzugang haben, wobei deren Anträge etc. durch Dritte gestellt werden.
  • Mandant: Ihre Organisation
  • Gruppe: hier bitte die hierarchische Gruppe, der die neue Person angehören soll, eingeben
  • Benutzername: entsprechend der Nomenklatur Ihrer Organisation. Er muss einmalig sein und der neuen Person auch bekannt gemacht werden, da er für die Anmeldung des Benutzers im System notwendig ist
  • Personalnummer: bestehend aus dem Präfix und einem einmaligem Namenskürzel, entsprechend der Nomenklatur Ihrer Organisation
  • E-Mail: die dienstliche E-Mail-Adresse (notwendig für Passwort-Resets)
  • Sprache: derzeit sind Deutsch und Englisch verfügbar
  • Zeitzone: entsprechend Ihrem Unternehmensstandort, in der Regel MEZ (Mitteleuropäische Zeit/Wien, Berlin, Paris)
  • Aussehen: Wahmöglichkeit zwischen "classic" und "responsive"
  • Menü: Wahmöglichkeit zwischen "Desktop" und "Mobil"
  • Seite mit Menü koppeln: bietet die Möglichkeit, die Seite im Menübaum zu verankern /für schnelleren Zugriff)
  • Geburtsdatum
  • Akadem.Titel
  • Nachgestellter Titel
  • Geschlecht
  • Geschäftliche Kontakte
      •   Telefon
      •   Fax
      •   Mobil
      •   Straße
      •   PLZ
      •   Stadt
      •   Land
  • Foto/Avatar
  • Passwort-Management: dieser Bereich schaltet sich erst nach dem ersten Speichern der Person vollständig frei und wird unter Schritt 2 beschrieben.
  • Bankkonten:  dieser Bereich schaltet sich erst nach dem ersten Speichern der Person vollständig frei und wird unter Schritt 3 beschrieben.

Nach dem Anklicken von "Speichern"  bzw. "Speichern und Schließen" ist die Anlage der neuen Person abgeschlossen und der Person wurde eine ZEF  Stammsatznummer für die Zeiterfassung zugewiesen.

Schritt 4: Reiter "Stammdaten" - Passwortmanager

PW-Manager
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Das Setzen des Häkchens in der Checkbox "Passwort vergeben"  bewirkt, dass dieser Mitarbeiter über das Login via Benutzername und Passwort Zugriff auf seine Zeitdatenverwaltung etc. hat.

Beim erste Anmelden sind vom Mitarbeiter folgende Daten einzugeben:
Username = Benutzername (Groß/Kleinschreibung beachten!)
Passwort = Standard-Passwort = ebenfalls Benutzername (Groß/Kleinschreibung beachten!)

Sobald sich der Mitarbeiter mit diesen Daten eingeloggt hat, wird er vom System zur Wahl eigener Login-Daten aufgefordert.

Achtung! Das bei diesem Schritt selbst gewählte Passwort ist nur dem Mitarbeiter bekannt. Es ist nicht im System abfragbar!

Die erste Anmeldung MUSS über den Browser erfolgen!
Eine Eingabe via App ist nicht möglich!

Sobald ein Passwort erstmals eingegeben wird, wird das Häkchen gesetzt und das Datum dieser Passwort-Installation  unter "Zeitpunkt der letzten Passwort-Vergabe" verzeichnet.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter Passwort vergeben und ändern durch den Admin bzw. Passwort ändern (durch den User)

Schritt 5: Reiter "Stammdaten" - Bankkonten

Unter dem Passwortmanager und dem Foto befindet sich der Bereich "Bankkonten".

Durch das Anklicken des Plus-Zeichens öffnet sich das darunter befindliche Feld.
Klicken Sie bitte auf "Hinzufügen" um zur Eingabemaske zu gelangen.

Bankkonten
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          • Konto für: Auswahlmöglichkeiten sind "Alle Bezüge", "Gehalt", "Reisen" und "Spesen"
          • Name des Kontoinhabers
          • Bankname
          • BIC
          • IBAN
          • Gültig von/Gültig bis

Die Anlage mehrerer Konten für unterschiedliche Bezugsbestandteile ist möglich.

Schritt 6:  Reiter "Gruppen"

Bevor Sie mit der Zuweisung von Gruppen beginnen, sollten Sie sich folgende Fragen beantworten:

                • Auf welche Einstellungen und Aktionsberechtigungen soll der Mitarbeiter Zugriff haben?
                • Ist der Mitarbeiter ein Manager / Führungskraft?
                • Ist der Mitarbeiter Administrator der Personalwolke?
                • Gibt es in Ihrer Personalwolke zusätzliche Funktionen (z.B. Outlook-Sync, Rufbereitschaften) oder unterschiedliche Ansichten (z.B. verschiedene Journale oder Fehlgründe) die über lose Gruppen gesteuert werden?     

Öffnen Sie den Reiter Gruppen.

Sie sehen, dass die zuvor, bei der Anlage der Stammdaten dieser neuen Person, gewählte Gruppe bereits als Organisationseinheit zugewiesen wurde.

Person_Gruppe
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Schritt 6a: Lose Gruppe zuordnen

Klicken Sie nun den Dropdown-Button links oben im Reiter an, es öffnet sich ein Auswahlmenü.

Wählen Sie bitte "Lose Gruppen".

Person_Lose Gruppe
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Sie sehen, dass diese neue Person bereits einer Losen Gruppe zugeordnet wurde, nämlich der Losen Gruppe  XXX-ALLE (Alle Mitarbeiter) [XXX = Präfix Ihres Unternehmens). Damit hat dieser neue Mitarbeiter autmotisch einen User-Zugang zur Personalwolke mit den entsprechenden Aktionsberechtigungen.

(Nutzen Sie auch andere Personalwolke-Programme wie Project-Time oder Travel ist dieser neue Mitarbeiter auch hier automatisch den jeweiligen Losen User-Gruppen zugeordnet)

Schließen Sie bitte anschließend die Auswahl mit "Speichern" ab.

Hinweis: jedes Hinzufügen einer Gruppe muss mit "Speichern" abgeschlossen werden, damit noch weitere Gruppen hinzugefügt werden können.

Schritt 6b: Weitere Gruppe(n) hinzufügen

Die Zuordnung von (neuen) Mitarbeitern zu Losen Gruppen sollte sich am Personalwolke Time-Berechtigungskonzept orientieren.

Soll der Mitarbeiter über Anträge bearbeiten bzw. Workflow-Aufgaben erledigen, ist er der Losen Gruppe XXX-Manager zuzordnen

Soll der Mitarbeiter auch weitere Datenänderungen vornehmen, Berechtigungen installieren u.Ä. vornehmen können, ist er der Losen Gruppe XXX-Admin zuzuordnen

Die Zuordnung erfolgt durch Anklicken der entsprechenden Zeile in der Auswahlliste und Eingabe des Gültig von/Gültig bis-Daten. Erfolgt keine Datumeingabe, wird das Gültig von-Feld mit dem Tagesdatum befüllt, das Gültig bis-Feld mit dem 1.1.3000.

Standardmäßig gibt es, so Sie auch andere Module nutzen, ebenfalls  pro Modul drei lose Gruppen:

                • User (XXX-Modulname-User)
                • Manager (XXX-Modulname-Manager)
                • Admin (XXX-Modulname Admin)

Z.B. kann eine Mitarbeiter mit entsprechender Funktion zusätzlich zu der Losen Gruppe XXX-ALLE auch der Losen Gruppe XXX-PTM-Admin angehören, d.h. er hat für Personalwolke Protect Time eine Admin-Funktion

Haben Sie eine Gruppe ausgewählt, klicken Sie oben links auf den blauen Button "Speichern.

Möchten Sie den Mitarbeitern zu weiteren losen Gruppen hinzufügen, wiederholen Sie den Vorgang.

In der unteren Tabelle finden Sie die bereits zugewiesenen Gruppen. Durch Setzen des Hackens in der Spalte Löschen und Klicken auf den blauen Button "Speichern", können Sie die Zuweisungen wieder entfernen.

Beispiele

  • Ihr Mitarbeiter soll in der Personalwolke die Module Zeiterfassung und Reisekostenabrechnung verwenden können.
    => Fügen Sie Ihn in die Gruppe XXX-Alle und XXX-TM-User hinzu.
  • Ihr Mitarbeiter ist eine neue Führungskraft, erfasst selbst Projektzeiten und soll die Projektzeiten seiner Mitarbeiter auswerten können.
    => Fügen Sie Ihn in die Gruppe XXX-PTM-User und XXX-PTM-Manager hinzu
  • Ihr Mitarbeiter arbeitet im Bereich HR und soll Einblick in den digitalen Personalakt HR-Expert haben
    =>Fügen Sie Ihn in die Gruppe XXX-HRX-User hinzu

Hinweis: ein Hinzufügen einer Person zu einer Gruppe (Organigramm-Gruppe, Lose Gruppe etc) ist auch über Gruppe bearbeiten / Mitarbeiter hinzufügen möglich.

Weitere Informationen zum Thema Gruppen finden Sie im Handbuch im Kapitel "Gruppen".

Schritt 7: Rollen

Bevor Sie mit der Zuweisung von Rollen beginnen, sollten Sie sich folgende Fragen beantworten:

                • Fällt in den zukünftigen Verantwortungsbereich des Mitarbeiters das Genehmigen von Anträgen z.B. Urlaubsantrag, Reisekostenabrechnungen, etc in der Personalwolke?
                • Welche Rollen hat der neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen z.B. Vorgesetzter, Personal, Reisekostenprüfung?

Ist die Antwort auf die erste Frage "nein", können Sie diesen Schritt überspringen.

Standardmäßig werden in der Personalwolke folgende Rollen verwendet:

                • Vorgesetzter 
                  • Genehmigung von Abwesenheiten, Zeitkorrekturen, Urlauben, etc.
                • Personal 
                  • Genehmigung von Anträgen, in denen oftmals arbeitsrechtliches Know-How benötigt wird, z.B. Sonderurlaube, Krankmeldung, Sonderbetreungszeit
                • Reisekostenprüfung
                  • Prüfung der Reisekostenabrechnung

Klicken Sie bitte auf den Button "Neuer Rolleninhaber",

wodurch sich die Eingabemaske öffnet:

Person_Rollen02
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Folgende Eingabefelder sind vorhanden und müssen befüllt werden:

1. Rolle

Sie können die Rolle auswählen:

  • durch Eingabe der vollständigen Rollenbezeichnung
  • durch Eingabe der Anfangsbuchstaben und Nutzung der Autovervollständigung
  • durch Klicken auf die drei Punkte neben dem Eingabefeld, wodurch sich die Rollen-Übersicht öffnet und Auswählen aus der Liste
2. Kompetenzziel

=  welchen Verantwortungsbereich hat der neue Rolleninhaber?
Auswahlmöglichkeiten:

  • Personen
  • Gruppe
  • Mandant

Sobald Sie die Art des Kompetenzziels ausgewählt haben, können Sie im darunter liegenden Feld eine genaue Auswahl treffen: entweder durch Eingabe des ganzen Namens oder der ersten Buchstaben des Namens und Benutzung durch die Autovervollständigung, oder Sie wählen jemanden bzw. eine Gruppe aus der Liste, die durch das Anklicken der drei Punkte neben dem Eingabefeld aufgeht.

3. Gültig von/Gültig bis

zur Eingrenzung möglicher Zuweisungen. Erfolgt keine aktive Eingabe, werden die Felder mit dem Tagesdatum bzw. dem 01.01.3000 belegt.

4. Reihung

Hier ist die einzugeben, welchen Rang der zukünftige Rolleninhaber in Bezug auf die Rolle hat.
Durch die Eintragung einer Nummer wird bestimmt, in welcher Reihenfolge Aufgaben und Anträge, die an die Rolle selbst gerichtet sind, den Rolleninhabern vom System vorgelegt wird.

Dem Ersten in der Reihung (bestimmt durch die Eingabe von "1" in diesem Feld) werden alle die Rolle betreffenden Anträge als erstes vorgelegt.
Dem Zweiten werden Anträge etc. zugewiesen, wenn der erste Rolleninhaber verhindert ist.  Nach dem Zweiten sind Nummer 3, Nummer 4 usw. dran.
Es ist möglich, in der Reihung einer Rollen-Zuweisung auch Personen und Gruppen zu mischen!

Die Eingabe der Reihung erfolgt in Form vorm von Zahlen. (1, 2, 3, 4, 5....)

Mit dem Button  "+"  (Plus) können weitere Rolleninhaber zu der Rolle angelegt werden.

Eine Zusammenfassung zum Thema Reihung finden Sie unter FAQ: Reihung/Reihenfolge von Rolleninhabern.

Mit "Speichern" bzw. "Speichern und Schließen" wird der Vorgang abgeschlossen. Die Zuweisung ist ab dem gewählten "Gültig ab"-Datum wirksam. Haben Sie den Tag, an dem die Eingabe erfolgt, gewählt, ist sie in der Rollen-Übersicht sofort zu sehen.

Beispiele

                • Herr Mustermann ist neuer Abteilungsleiter des Verkaufs und ist in seiner Abteilung für die Genehmigung von Urlaub, Fehlzeiten, Zeitkorrekturen, etc verantwortlich.
                  • Wählen Sie als Neuer Rolleninhaber Vorgesetzer und als Kompetenzziel die Gruppe Verkauf aus.
                • Frau Schuster arbeitet im HR-Bereich und ist für das gesamte Unternehmen für die Überprüfung und Genehmigung von Sonderurlaube, Krankmeldungen, Betreungszeiten, etc. zuständig.
                  • Wählen Sie als Neuer Rolleninhaber Personal und als Kompetenzziel Ihren Mandanten aus

Hinweis: ein Hinzufügen einer Person zu einer Rolle  ist auch über Rollen-Zuweisungen anlegen und bearbeiten ("Über die Person, die die Rolle erhalten soll") möglich.

Schritt 8: Einstellungen

Anmerkung: die Reiter

                • Aktionsberechtigungen
                • Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber
                • Speicher
                • Login Versuche
                • NFC-Tags

sind für die Anlage einer neuen Person nicht relevant oder haben reinen Informationscharakter.

8a - Reisen

Person_Einstellungen_Reisen
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Hat die neue Person Zugriff auf einen Dienstwagen, ist die Erfassung desselben hier möglich.
Durch das Anklicken von "Fahrzeug hinzufügen" kommen Sie zur Eingabemaske.
Hier sind folgende Felder zu befüllen

  • Kennzeichen
  • Typ
  • Marke
  • Modell
  • Anzahl Sitze
  • Kraftstoff
  • Gültig von/Gültig bis

Es können mehrere Fahrzeuge pro Person angelegt werden. Bestehende Eintragungen können mittels der ButtonEditieren  undLöschen   editiert bzw. gelöscht werden.

Steuerpflichtige Entfernung von Zuhause zur Arbeitsstelle: hier ist die Distanz vom Zuhause des Mitarbeteiters aus [in ganzen Kilometern!] anzuführen. Dieser Wert dient als Basis für die Berechnung des steuerpflichtigen Anteils von Reisekosten. Sind Wohn- und Dienstort ident, also die Eingabe "0", ist der gesamte Dienstweg steuerpflichtig.

8b - Workflow-Einstellungen

Person_Einstellungen_WFEinstellungen
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Folgende Checkboxen  sind hier aktivierbar:

Im Falle neuer Aufgaben möchte ich eine Mailbenachrichtigung erhalten

Auswahlmöglichkeiten

  • Keine: Der Mitarbeiter bekommt keine Benachrichtungen per E-Mail
  • Bei jeder neuen Aufgabe: Der Mitarbeiter bekommt bei jeder neuen Aufgabe eine E-Mail von Personalwolke zugeschickt.
  • Zusammenfassung mit offenen Aufgaben einmal pro Tag: Der Mitarbeiter bekommt jeden Tag eine Aufflistung aller offenen Aufgaben. - Testen

Mein Stellvertreter darf für mich genehmigen

Achtung: hier bezieht sich die Bezeichnung "Stellvertreter" auf die Rolleneinstellung, nicht auf eine Abwesenheitsvetretung!

  • Ja: Mein Stellvertreter darf für mich genehmigen
  • Nein: Mein Stellvertreter darf nicht genehmigen und bekommt auch keinen Workflow

Dieser Parameter beeinflusst alle ab dem Zeitpunkt der Aktivierung gestellten Anträge. Es werden zusätzlich zum Rolleninhaber alle nachgelagerten Rolleninhaber (insofern sie gemäß der Stellvertretungsregelung Stellvertreter sind) als Stellvertreter in die Anträge geschrieben. In diesem Zusammenhang muss derzeit auch die Vererbungsrichtung innerhalb der Rolle beachtet werden. Wenn die Vererbungsrichtung auf "auf" steht, wird das Organigramm aufwärts nach Stellvertretern durchsucht, bei "ab" abwärts und "keine" gar nicht.

Im Falle offener Aufgaben möchte ich beim Einstieg benachrichtigt werden

  • Ja: Beim Einstieg in die Personalwolke wird ein Pop-Up mit der Anzahl der offenen Aufgaben angezeigt.
  • Nein: Kein Pop-Up erscheint

Desweiteren beinhaltet der Abschnitt folgende Funktionen, die durch Anklicken der jeweiligen Buttons angeregt werden.

  • "Neuzuweisung aller offenen Aktivitäten, welche der Person zugeordnet sind"
    Durch Rollenänderungen, Versetzungen von Mitarbeitern u.Ä. kann eine Aktualisierung von zugeordneten Aktiväten notwendig werden.Durch Anklicken dieses Buttons starten Sie die Neuzuordnung. Diese wird sofort umgesetzt.
  •  "Neuzuweisung aller offenen Aktivitäten von laufenden Prozessen, welche von dieser Person gestartet wurden"
    Dies betrifft die umgekehrte Richtung: haben sich durch Rollen- und Gruppenzugehörigkeitsänderungen die Starter solcher Aktivitäten geändert, so kann durch Anklicken des Buttons hierzu eine Aktualisierung durchgeführt werden.

8c - Zeiterfassung

Anlage von Personen in Zukunft & Vergangenheit

Oftmals werden neue Mitarbeiter nicht genau am Tag des Eintritts im System angelegt. Personalwolke Time unterstützt aus diesem Grund unterschiedliche Szenarien um eine neue Person 

im System zu erfassen.

Personenstammsätze haben in unserem System ein "Gültig von" und ein "Gültig bis" Datum. Wenn eine neue Person anlegt wird, dann werden diese Daten automatisch befüllt und können nicht manuell geändert werden. Im Zuge der Neuanlage ist auch die Aktivierung der Zeiterfassung möglich.

Um für nachträglich angelegte Personen die Zeiterfassung in die Vergangenheit zu ermöglichen, muss das Feld  „Beginn der Zeiterfassung“ auf ein Datum in der Vergangenheit gesetzt werden, siehe Nachträgliches Aktivieren der Zeiterfassung.

Relevante Parameter

Die Eingabe der folgenden Werte muss im Reiter "Einstellungen/Zeiterfassung" im Personenstammsatz (Personenmaske) durchgeführt werden.

Beginn der Zeiterfassung

Wenn man im Reiter "Einstellungen/Zeiterfassung"  die Checkbox "Zeiterfassung aktivieren" anhakt, muss man unbedingt das Beginndatum der Zeiterfassung richtig angeben. Das Beginndatum der Zeiterfassung ist auf einen Tag VOR den Tag zu setzen, ab dem Zeiten im System erfasst werden sollen!

Das Datum "Beginn der Zeiterfassung" muss in der Vergangenheit liegen, also zumindest der Vortag des Tages der Eingabe sein. 
Bei Eingabe des Tagesdatums wird das Datum automatisch auf das des Vortags korrigiert.

Die Verwendung eines vergangenen Datums ermöglicht die Eingabe von Urlaubsansprüchen und sonstigen Werten, sodass die neu ins Unternehmen eintretende Person mit dem Eintrittsdatum alle notwendigen Zeiterfassungswerte im System verfügbar hat. 

Beispiel:

  • Eintrittsdatum: per 01.01.
  • Person wird am 08.01. in der Personalwolke angelegt
  • Startdatum der Zeitwirtschaft ist auf 31.12. zu setzen, damit ab 01.01. Zeiten erfasst werden können

Eintrittsdatum

Beim Anlegen einer Person muss das Eintrittsdatum angegeben werden. Es kann dann in diversen Auswertungen angezeigt werden.

Fiktives Eintrittsdatum

Das fiktive Eintrittsdatum ist für die Anrechnung von Vordienstzeiten und für die Berücksichtigung von Urlaubsjahren aus diesen Vordienstzeiten notwendig. Sieht der Kollektivvertrag einen gestaffelten Urlaubsanspruch nach (Vor)Dienstjahren vor, so kann dieser Anspruch durch die Eingabe des fiktiven Eintrittsdatums berücksichtigt werden.

Beispiel:

  • Eintrittsdatum: per 01.07.
  • anrechenbare Vordienstzeiten: 6 Monate
  • Fiktives Eintrittsdatum: 01.01.

Beispiele zur Personenanlage

Beispiel 1: Der Mitarbeiter ist bereits im Unternehmen und wird nachträglich in der Zeiterfassung angelegt:

  1. Die Zeiterfassung wird per Eintrittsdatum in der Vergangenheit aktiviert. Danach müssen die Buchungen nachträglich eingetragen werden, siehe Nachträgliches Aktivieren der Zeiterfassung.
  2. Die Zeiterfassung wird mit dem aktuellen Zeitpunkt aktiviert. Danach muss man über den Korrektur-Client (zu finden unter Administration / Zeitwirtschaft / Korrektur-Client) die Saldowerte und Urlaubsdaten (weiter unten beschrieben) manuell nachgezogen werden.
    Siehe Aktivieren der Zeiterfassung

Beispiel 2: Mitarbeiter tritt neu in das Unternehmen ein:

  1. Der Mitarbeiter kann schon vorab in der Personalwolke angelegt werden und erst am Eintrittsdatum für die Zeiterfassung aktiviert werden.
    Beispiel: Eintrittsdatum: 01.04.
    Der Mitarbeiter wird per 25.03. angelegt, damit die Informationen bereits existieren und die Personalwolke mit Eintrittsdatum vollwertig verwendet werden kann. 
    Dann muss am 01.04. noch per 31.03. die Zeiterfassung aktiviert werden.
  2. Der Mitarbeiter kann am Eintrittstag angelegt werden und die Zeiterfassung per Vortag aktiviert werden.
    Beispiel: Eintrittsdatum: 01.04.
    Der Mitarbeiter wird am 01.04. im System angelegt und das Startdatum der Zeitwirtschaft wird auf 31.03. gesetzt. Somit kann der Mitarbeiter ab 01.04. seine Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfassen.

Urlaubsanspruch

Bei neu eingetretenen Mitarbeitern muss der Urlaubsanspruch angegeben werden, und auch den „Stichtag der Hinzuzählung“, damit am Hinzuzählungsdatum der neue Urlaubsanspruch hinzugerechnet wird. Wird der neue Jahresurlaub per Kalenderjahr gut geschrieben, muss man als Stichtag der Hinzuzählung den 01.01 eintragen. Sollte das Eintrittsdatum relevant sein, dann muss hier das Eintrittsdatum angegeben werden.

Wird ein Mitarbeiter in der Personalwolke angelegt, der bereits im Unternehmen ist, müssen zusätzlich auch noch die Tage seit der letzten Hinzuzählung und evtl. der Anspruch aus dem Vorjahr bzw. Vor-Vorjahr eingetragen werden. Diese werden im Korrektur-Client unter Administration / Zeitwirtschaft / Korrektur-Client eingetragen. Dort muss die Ansicht auf die tägliche Ansicht umgeschaltet werden und am ersten Tag in der Zeiterfassung die korrekten Werte eingegeben werden.

Beispiel:

Wenn Max Mustermann am 01.01.2019 eingetreten ist und dann per 01.04.2020 in der Zeiterfassung angelegt wird, müssen die Urlaubswerte wie folgt hinterlegt werden:

  • Urlaubsanspruch: 25
  • Hinzuzählungsdatum: 01.01.2019
  • Tage seit letzter Hinzuzählung: 31 (Januar) + 29 (Februar 2020 Schaltjahr)+ 30 (März) + 1 (aktueller Tag) = 91 Tage  
  • Verbrauchter Urlaub in 2019: 8 Tage
  • Verbrauchter Urlaub in 2020: 7 Tage
  • Resturlaub Vorjahr: 10 Tage
  • Resturlaub Gesamt: 35 Tage (10 Resttage aus 2019 + 25 Tage vom 01.01.2020, Urlaubstage werden immer vom ältesten Resturlaub zuerst abgezogen, bis diese aufgebraucht sind)

Aliquotierung des Eintrittsjahrs

Der Parameter "Aliquotierung des Eintrittsjahrs" steuert, ob der Urlaubsanspruch in den ersten sechs Monaten aliquot hinzugezählt werden soll, und muss dazu auf "gesetzeskonform" gesetzt werden.

Achtung: Sollte der Mitarbeiter nachträglich in der Zeiterfassung angelegt werden und das Eintrittsdatum ist nicht im aktuellen Jahr, dann diesen Parameter auf "Nein" setzen.

Beispiel:

  • Herr Mustermann ist per 06.03.2019 eingetreten. 
  • Das Unternehmen von Herrn Mustermann ist seit dem 01.01.2020 in der Personalwolke angelegt. 
  • Die Zeiterfassung ist für Herrn Mustermann daher per 31.12.2019 aktiviert. 
  • Wenn die Aliquotierung des Eintrittsjahres aktiviert ist, wird ihm der Urlaubsanspruch im Jahr 2020 aliquotiert hinzugerechnet. 
  • Dadurch würde er am 06.03.2020 nicht die festgelegten 25 Urlaubstage erhalten.
  • In diesem Fall muss der Parameter "Aliquotierung des Eintrittsjahrs" auf "Nein" gesetzt werden.

Weitere Informationen zum Thema Zeiterfassung erhalten Sie hier.

Einbetten

Eintritt eines Mitarbeiters - Zeiterfassung

Nachträglichlicher Eintritt eines Mitarbeiters - Zeiterfassung

Eintritt eines Mitarbeiters - Reisekostenabrechnung

Eintritt eines Mitarbeiters - Projekttime

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