Personen neu anlegen

In Folge wird Schritt für Schritt erläutert, wie eine neue Person in Personalwolke Time angelegt wird.

Voraussetzung für die Anlage einer neuen Person ist, dass jene hierarchische Gruppe (Organisationseinheit). der diese Person angehören soll, bzw. bei nachträglicher Anlage, bereits angehört, bereits im System existiert, da bei der Anlage eine Zuordnung zu dieser Gruppe als Pflichtfeld erfasst werden muss.

Schritt 1: Die Personen-Übersicht aufrufen
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Links oben in dieser Ansicht finden Sie den Button "+ Neue Person". Durch das Anklicken öffnet sich ein neues Personenstammblatt

Schritt 2: Kopfteil
Hier sind folgende Daten einzugeben:

• Vorname
• Nachname
• Gültig von: standardmäßig mit dem Tagesdatum belegt
• Gültig bis: standardmäßig mti dem 01.01.3000 belegt

Durch die Eingabe eines bereits vergangenen "Gültig von"-Datums ist es auch möglich, nachträglich einen Mitarbeiter zu erfassen. Ebenso ist es möglich, die Gültigkeit seiner Daten in der Zukunft zu begrenzen.

Schritt 3: Eingabe weiterer Basisdaten
Aktiver Benutzer: Checkbox, standardmäßig bereits angehakt ist.

Ein aktiver Benutzer kann im Umfang seiner Berechtigungen auf das System zugreifen. Auch Mitarbeiter mit einem temporär inaktiven Beschäftigungsverhältnis (z.B. Mutterschutz), können weiterhin als aktive Benutzer geführt werden. Inaktive Benutzer können Mitarbeiter sein, die aufgrund ihrer Arbeitsgegebenheiten keinen Systemzugang haben, wobei deren Anträge etc. durch Dritte gestellt werden.

 Mandant

Gruppe

Benutzername

Personalnummer

E-Mail

Sprache

Zeitzone

Aussehen

Menü

Seite mit Menü koppeln

Geburtsdatum

Akadem.Titel

Nachgestellter Titel

Geschlächt

Geschäftliche Kontakte

Telefon

Fax

Mobil

Straße

PLZ

Stadt

Land

Foto/Avatar

Passwort vergeben

Zeitpunkt der letzten Passwortvergabe

Reset 2nd Factor Authentication

Bankkonten

Nach dem Anklicken von "Speichern"  bzw. "Speichern und Schließen" ist die Anlage der neuen Person abgeschlossen.

In weiterer Folge können Sie dieser

Schritt 2:  Gruppen

Bevor Sie mit der Zuweisung von Gruppen beginnen, sollten Sie sich folgende Fragen beantworten:

• Auf welche Einstellungen und Aktionsberechtigungen soll der Mitarbeiter Zugriff haben?
• Ist der Mitarbeiter ein Manager / Führungskraft?
• Ist der Mitarbeiter Administrator der Personalwolke?
• Gibt es in Ihrer Personalwolke zusätzliche Funktionen (z.B. Outlook-Sync, Rufbereitschaften) oder unterschiedliche Ansichten (z.B. verschiedene Journale oder Fehlgründe) die über lose Gruppen gesteuert werden?     

Öffnen Sie den Reiter Gruppen.

Sie sehen, dass die zuvor, bei der Anlage der Stammdaten dieser neuen Person, gewählte Gruppe bereits als Organisationseinheit zugewiesen wurde.

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Schritt 2a: Lose Gruppe zuordnen

Klicken Sie nun den Dropdown-Button links oben im Reiter an, es öffnet sich ein Auswahlmenü.

Wählen Sie bitte Lose Gruppen.

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Sie sehen, dass diese neue Person bereits einer Losen Gruppe zugeordnet wurde, nämlich der Losen Gruppe  XXX-ALLE (Alle Mitarbeiter) [XXX = Präfix Ihres Unternehmens). Damit hat dieser neue Mitarbeiter autmotisch einen User-Zugang zur Personalwolke mit den entsprechenden Aktionsberechtigungen.

(Nutzen Sie auch andere Personalwolke-Programme wie Project-Time oder Travel ist dieser neue Mitarbeiter auch hier automatisch den jeweiligen Losen User-Gruppen zugeordnet)

Schritt 2b: Weitere Gruppe(n) hinzufügen

Soll der Mitarbeiter über Anträge bearbeiten bzw. Workflow-Aufgaben erledigen, ist er der Losen Gruppe XXX-Manager zuzordnen

Soll der Mitarbeiter auch weitere Datenänderungen vornehmen, Berechtigungen installieren u.Ä. vornehmen können, ist er der Losen Gruppe XXX-Admin zuzuordnen

Die Zuordnung erfolgt durch Anklicken der entsprechenden Zeile in der Auswahlliste und Eingabe des Gültig von/Gültig bis-Daten (z.B. Tagesdatum und der 1.1.3000 bei einer sofortigen und unbefristeten Zuordnung).

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Standardmäßig gibt es, so Sie auch andere Module nutzen, ebenfalls  pro Modul drei lose Gruppen:

• User (XXX-Modulname-User)
• Manager (XXX-Modulname-Manager)
• Admin (XXX-Modulname Admin)

Z.B. kann eine Mitarbeiter mit entsprechender Funktion zusätzlich zu der Losen Gruppe XXX-ALLE auch der Losen Gruppe XXX-PTM-Admin angehören, d.h. er hat für Personalwolke Protect Time eine Admin-Funktion

Haben Sie eine Gruppe ausgewählt, klicken Sie oben links auf den blauen Button "Speichern.Falls Sie die Berechtigung nur für eine bestimmten Zeitraum vergeben möchten, können Sie zusätzlich ein Gültig bis Datum eintragen.

Möchten Sie den Mitarbeitern zu weiteren losen Gruppen hinzufügen, wiederholen Sie den Vorgang.

In der unteren Tabelle finden Sie die bereits zugewiesenen Gruppen. Durch setzen des Hackens in der Spalte Löschen und klick auf den blauen Button "Speichern, können Sie die Zuweisungen wieder entfernen.

Beispiele

• Ihr Mitarbeiter soll in der Personalwolke die Module Zeiterfassung und Reisekostenabrechnung verwenden können.
• Fügen Sie Ihn in die Gruppe XXX-Alle und XXX-TM-User hinzu.
• Ihr Mitarbeiter ist eine neue Führungskraft, erfasst selbst Projektzeiten und soll die Projektzeiten seiner Mitarbeiter auswerten können.
• Fügen Sie Ihn in die Gruppe XXX-PTM-User und XXX-PTM-Manager hinzu
• Ihr Mitarbeiter arbeitet im Bereich HR und soll Einblick in den digitalen Personalakt HR-Expert haben
• Fügen Sie Ihn in die Gruppe XXX-HRX-User hinzu

Schritt 3: Rollen

Bevor Sie mit der Zweisung von Rollen beginnen, sollten Sie sich folgende Fragen beantworten:

• Fällt in den zukünftigen Verantwortungsbereich des Mitarbeiters das Genehmigen von Anträgen z.B. Urlaubsantrag, Reisekostenabrechnungen, etc in der Personalwolke?
• Welche Rollen hat der neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen z.B. Vorgesetzter, Personal, Reisekostenprüfung?

Ist die Antwort auf die erste Frage "nein", können Sie diesen Schritt überspringen.

Ansonsten öffnen Sie den Reiter Rollen.

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Klicken Sie auf den Button "Neuer Rolleninaber"
In der Spalte "Neuer Rolleninhaber" wählen Sie die Rolle aus, die Sie Ihrem Mitarbeiter geben möchten. Standardmäßig werden in der Personalwolke folgende Rollen verwendet.

• Vorgesetzter 
• Genehmigung von Abwesenheiten, Zeitkorrekturen, Urlauben, etc.
• Personal 
• Genehmigung von Anträgen, in denen oftmals arbeitsrechtliches Know-How benötigt wird, z.B. Sonderurlaube, Krankmeldung, Sonderbetreungszeit
• Reisekostenprüfung
• Prüfung der Reisekostenabrechnung

In der Spalte Kompetenzziel können Sie den Bereich festlegen, für den die Rollenzuweisung gilt.

Beispiele

• Herr Mustermann ist neuer Abteilungsleiter des Verkaufs und ist in seiner Abteilung für die Genehmigung von Urlaub, Fehlzeiten, Zeitkorrekturen, etc verantwortlich.
• Wählen Sie als Neuer Rolleninhaber Vorgesetzer und als Kompetenzziel die Gruppe Verkauf aus.
• Frau Schuster arbeitet im HR-Bereich und ist für das gesamte Unternehmen für die Überprüfung und Genehmigung von Sonderurlaube, Krankmeldungen, Betreungszeiten, etc. zuständig.
• Wählen Sie als Neuer Rolleninhaber Personal und als Kompetenzziel Ihren Mandanten aus

TIPP: Liegt der Eintritt des neuen Mitarbeiter in der Zukunft, geben Sie in der Spalte "Gültig von" das Eintrittsdatum der Person ein. Damit ist die Rollenzuweisung erst ab diesen Tag gültig.

Hat Ihr Mitarbeiter mehrere Rollen, können Sie mit dem Button "+" unterhalb der Spalte "Neuer Rolleninhaber" weitere Rollen zuweisen.Mit Klick auf den blauen Button "Speichern" wird der Eintrag ins System übernehmen.

5. Schritt Einstellungen

Einbetten

Eintritt eines Mitarbeiters - Zeiterfassung

Nachträglichlicher Eintritt eines Mitarbeiters - Zeiterfassung

Eintritt eines Mitarbeiters - Reisekostenabrechnung

Eintritt eines Mitarbeiters - Projekttime