Veränderungen des Inhalts
Klicken Sie für eine detaillierte Beschreibung auf die geänderten Stellen:
Benutzen sie die linke oder die rechte Maustaste, um zur jeweils vorherigen bzw. nachfolgenden Änderung zu gelangen.
Workflowschritte
Hier wird der Verlauf des Prozesses mit unterschiedlichen Rolleninhabern belegt. Der Prozessverlauf wird individuell an das Unternehmen angepasst.
-
Um neue Workflowschritte hinzuzufügen, oder bestehende zu ändern oder zu löschen, klickt man auf den Reiter Workflowschritte.
-
Um einen neuen Workflowschritt hinzuzufügen, klickt man auf die Schaltfläche "Hinzufügen".
Name Beim Namen trifft man die Auswahl der Rolle. Die an erster Stelle stehende Rolle ist auch die erste im Prozessverlauf.AktionBei der Aktion hat man die Auswahl zwischen Genehmigen (Ablehnen) oder Sichten.BearbeitbarJa / Nein: Dieser Parameter bestimmt, ob ein Formular bearbeitbar wird, oder nicht.Sofortiger Abbruch Prozess bei AblehnungJa > Prozess wird abgebrochen, wenn nicht zugestimmt wird; Nein > Prozess geht an den nächsten Entscheidungsträger, auch wenn abgelehnt wurde.Automatisch genehmigen / sichtenDieser Parameter ist vor allem relevant, wenn Prozesse mit mehreren Prozessstufen verwendet werden und es vorkommen kann, dass ein Rolleninhaber öfters im Prozessverlauf vorkommt. Wenn der Parameter aktiviert ist, wird die erste Entscheidung automatisch vom System jedes Mal eingetragen, wenn der Rolleninhaber nochmals im Prozessverlauf an der Reihe ist. Wenn der Parameter deaktiviert ist, muss der Rolleninhaber jedes Mal, wenn er an der Reihe ist im Prozessverlauf, eine Entscheidung treffen.Auswahl Rolleninhaber bei ProzessstartMit diesem Parameter kann man dem Prozessersteller die Möglichkeit geben, einen der möglichen Rolleninhaber (abhängig von gewählter Rolle unter Name) festzulegen. Ist hier Ja ausgewählt erscheint noch eine Check-Box mit der definiert werden kann ob die Auswahl zwingend erforderlich ist. Ist die Checkbox nicht angehakt, kann die Rolle vom Prozessersteller unbelegt gelassen werden u. dieser Prozessschritt wird dann automatisch übersprungen.automatische AktionAutomatisch genehmigen oder automatisch ablehnen > nach Ablauf einer gewissen Frist (parametrierbar) wird die selektierte Aktion automatisch ausgeführt (genehmigt oder abgelehnt). Diese Aktion benötigt einen periodisch laufenden Job namens WfCheckLimits. nach x Tagen Angabe der Tage, nach welchen die gewählte Aktion automatisch durchgeführt wird. Nicht in ToDo-Liste anzeigen Ist die CheckBox aktiviert, wird der Antrag in einem separaten Menüpunkt angezeigt (Stelle im Menübaum kann beliebig gewählt werden); ist die CheckBox nicht aktiviert, wird der Antrag in der ToDo Liste angezeigt (Menüpunkt zugewiesene Anträge) Mailbenachrichtigung unterdrücken Wird die CheckBox aktiviert, findet keine Mailbenachrichtigung stattReihung hinauf oder hinunterDie an erster Stelle stehende zentrale oder dezentrale Rolle, ist die erste Person im Prozessverlauf. Durch die Pfeiltasten kann man eine Rolle weiter nach vorne oder nach hinten im Prozessverlauf schieben.LöschenBestehende Workflowschritte können gelöscht werden, indem man die Check-Box, die sich ganz rechts in der entsprechenden Zeile befindet, durch anklicken aktiviert.EskalationDie Eskalation ermöglich eine zusätzliche Information für eine best. Rolle. Sie dient dazu, dass z.B. Zeitkorrekturanträge für Vormonate zusätzlich über eine Eskalationsrolle laufen. Dies macht Sinn, wenn für bereits abgerechnete und ausbezahlte Monate manuelle Tätigkeiten notwendig sind, wenn für die Vergangenheit Zeitkorrekturen vorgenommen werden. Die Eskalationsstufe wird nach der letzten Genehmigung durchgeführt.
-
Leer: Prozess verläuft ohne Eskalation
-
monatlich: wird ein Prozess für ein Datum vor einem definierten Tag des Vormonates gestellt u. nach dem definierten Datum genehmigt, läuft der Prozess über die Eskalationsstufe.
-
quartalsmäßig: ähnlich wie "monatlich" jedoch auf Quartale bezogen.
ACHTUNG ist bei dem Prozess kein Genehmiger vorgesehen (Antrag wird vom Autor automatisch genehmigt > siehe Punkt automatisch genehmigen / sichten) sollte keine Eskalation eingestellt werden, da der Prozess sonst nicht lauffähig ist
Workflow steps
Here the process flow is populated with different role holders. The process flow is individually adapted to the company.
-
To add new workflow steps, or to change or delete existing ones, click the Workflow steps tab.
-
To add a new workflow step, click the "Add" button.
-
Name
Under Name, the role is selected. The role in first place is also the first in the process flow.
-
Action
For the action, you can choose between Approve (Reject) or Review.
-
Editable
Yes / No: This parameter determines whether a form becomes editable or not.
-
Immediate process termination on rejection
Yes > the process is terminated if approval is not granted;
No > the process goes to the next decision maker, even if it was rejected.
-
Approve / review automatically
This parameter is particularly relevant when processes with several process stages are used and a role holder may occur several times in the process flow. If the parameter is enabled, the first decision is entered automatically by the system each time the role holder is up again in the process flow. If the parameter is disabled, the role holder must make a decision each time they are up in the process flow.
-
Selection of role holder at process start
With this parameter, the process creator can be given the option to specify one of the possible role holders (depending on the role selected under Name). If Yes is selected here, a checkbox also appears with which it can be defined whether the selection is mandatory. If the checkbox is not checked, the role can be left unassigned by the process creator and this process step is then skipped automatically.
-
Automatic action
Approve automatically or reject automatically > after a certain period (configurable) has expired, the selected action is executed automatically (approved or rejected). This action requires a periodically running job called WfCheckLimits.
-
after x days
Specification of the days after which the selected action is performed automatically.
-
Do not show in ToDo list
If the checkbox is enabled, the request is shown under a separate menu item (the location in the menu tree can be chosen freely); if the checkbox is not enabled, the request is shown in the ToDo list (menu item Assigned requests)
-
Suppress email notification
If the checkbox is enabled, no email notification takes place
-
Move up or down
The central or decentralized role in first place is the first person in the process flow. With the arrow keys, a role can be moved further forward or backward in the process flow.
-
Delete
Existing workflow steps can be deleted by enabling the checkbox located at the far right of the corresponding row by clicking it.
-
Escalation
Escalation enables additional information for a specific role. It serves, for example, so that time correction requests for previous months additionally run through an escalation role. This makes sense if manual activities are necessary for months that have already been settled and paid out, when time corrections are made for the past. The escalation level is carried out after the last approval.
-
Empty: process runs without escalation
-
monthly: if a process is submitted for a date before a defined day of the previous month and approved after the defined date, the process runs through the escalation level.
-
quarterly: similar to "monthly" but relating to quarters.
ATTENTION if no approver is provided in the process (request is approved automatically by the author > see item approve / review automatically), no escalation should be set, as otherwise the process is not executable.
erste
