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Job informAboutEvents

Der Job InformAboutEvents hat folgende Funktionsweise:

Es wird ein Mail für definierte Rolleninhaber (z.B. Vorgesetzter) erzeugt, welches eine Liste mit allen Mitarbeitern gemäß des Kompetenzzieles enthält, auf die ein bestimmtes Filterkriterium zutrifft (z.B.: Resturlaub größer 70 Tage). Das Mail kann einmalig oder periodisch erzeugt werden.

Anwendungsbeispiel für diesen Job ist folgende Anforderung:

  • Vorgesetzte wollen täglich oder wöchentlich per Mail informiert werden, welche Mitarbeiter mehr als x Tage Resturlaub haben
  • Welcher Mitarbeiter hat am Vortag mehr als 10 Stunden gearbeitet
  • Welche Mitarbeiter haben einen Saldo größer als X
  • Welche Mitarbeiter haben am Vortag eine Arztbuchung getätigt > zwecks einer Arztbestätigung
  • usw.

Der Vorteil dieses Jobs ist, dass im Webdesk keine Liste (Filter/Statistik) aufgerufen werden muss, sondern der Rolleninhaber aktiv per Mail informiert wird.

Jobkonfiguration

Job_InformaboutEvents_Konfig1

Zu informierende Personen:

  • Rolleninhaber / Mitarbeiter
    Je nach Auswahl können entweder Rolleninhaber oder Mitarbeiter über Events informiert werden. Wird der Rolleninhaber als zu Informierender ausgewählt, so bekommt man die Möglichkeit "Alle Rolleninhaber informieren" auszuwählen. Wird dieser Parameter aktiviert, so werden auch Stellvertreter der Vorgesetzten über diesen Job informiert.
  • Stichtag
    Hier erfolgt die Bestimmung des Zeitpunktes, zu dem der Job die zu informierenden Bedingungen prüft
    • gestern: Der Job prüft die abzufragenden Konten mit dem Stand von gestern. 
    • letzter Monatsultimo: Der Job prüft die abzufragenden Konten mit dem Stand des letzten Monatsultimos. 
    • letzter Quartalsultimo: Der Job prüft die abzufragenden Konten mit dem Stand des letzten Quartals
    • Script: Hier können bestimmte Prüfkriterien ergänzt werden. Dieser Punkt dient zur Abdeckung von sehr speziellen Anforderungen

Job_InformaboutEvents_Konfig2

Job auf Personen der folgenden Gruppen einschränken

  • Gruppe
    Selektion der gewünschten Gruppe, welche informiert werden soll
  • inklusive Subgruppen
    Bein Anhaken des Parameters werden auch Untergruppen informiert
  • Mit Hinzufügen können weitere Gruppen ausgewählt werden, mit Löschen können gruppen wieder gelöscht werden.

Personen der folgenden Gruppen ausschließen

  • Mit diesem Parameter können Personen aus bestimmten Gruppen wieder ausgeschlossen werden.

Filter

Job_InformaboutEvents_Konfig3
Vergrößern

Mit der Filterfunktion könne Journal-Filter erstellt werden. Jeder Tag, welcher die eingegebene Einschränkung (Filter-Kriterium) erfüllt, wird zum Journalergebnis hinzugefügt. Die Filterkriterien können mit logisch UND und logisch ODER verknüpft werden.

  • Formular / Ausdruck
  • Filter
    Table
    • Konto oder Personenfelder aus der Zeitwirtschaftname
    • Spalte - Selektion des Kontos oder eines Personalfeldes
    • Operator - Wert "<" oder ">"; z.B.: vkkonto4 > 20 oder vkkonto27 <= 20
    • Klammerung - mit Hilfe von logischen Operatoren und Klammern können Bedingungen verknüpft werden (AND, OR)
    • eine genauere Beschreibung der Filterfunktion finden sie hier

Konfiguration:

Job_InformaboutEvents_Konfig4

  • Industrieminuten
    Ist der Parameter angehakt, werden die Kontowerte in Industrieminuten umgewandelt (betr. ausschl. Werte, welche in Normalminuten konfiguriert sind)
  • Dezimaltrenner
    gibt das Sonderzeichen an, dass den Kommaseperator darstellt
  • Zahlenformat
    Hier kann angeben werden, mit wievielen Kommastellen die Ausgabezahlen dargestellt werden sollen. (0.00 = Es werden immer 2 Kommastellen angegeben, 0.## = es werden nur dann 2 Kommastellen angezeigt, wenn hier auch ein Wert vorhanden ist)
  • Konto
    Konto, welches im Mail angezeigt wird (muß nicht dem Filterkonto entsprechen)
  • Überschrift
    Hier kann die Überschrift gewählt werden, die dann im Mailtext enthalten werden soll
  • Text
    Text, der im Mail enthalten sein soll, wie z.B.:
    • $list > mit diesem Input wird eine Liste mit Namen all jener Mitarbeiter ausgegeben, welche die Filterkriterien erfüllen
    • $date > hier wird im Mail das Datum ausgegeben, an welchem der Job ausgeführt wurde
  • Betreff
    Betreff des Mails, das verschickt wird (z.B. Liste aller Mitarbeiter mit Resturlaub > 100)
  • Filter im Mail anzeigen
    Bei Anhaken der CheckBox wird im Mail angezeigt, welches Konto gefiltert wurde (z.B. Filter vksaldo)
  • URL des Servers
    Angabe der Webdesk-Server-URL, z.B. http://w3s4:8080/webdesk3/ . Dies ermöglicht, dass die in dem versendeten Mail enthaltenen Links direkt im Kontext des Webdesk aufgerufen werden können.
  • Eingebundene Aktion
    Aktion, die für die betroffenen Mitarbeiter aufgerufen werden kann
    Hier kann eine beliebige Aktion aus der Liste selektiert werden, wie z.B. Monatsjournal, Kalender, Gruppenkalender, ein bestimmer Antrag usw.
    Dadurch kann der Rolleninhaber direkt aus dem Mail in das Journal oder den Kalender verlinkt werden
  • Parameter für die Aktion
    Definiert die Parameter welche zusätzlich übergeben werden (z.B. Journal mit bestimmtem Jahr u. Monat ausführen).
    Hier können per Velocity dynamische Parameter abhängig von der Systemunregelmäßigkeit eingebaut werden. z.B. "year=${year}&month=${month}".
    Bei den Prozessen aus dem Simpleprocessdesigner heißen die Datumsfelder from_date bzw. to_date und können per URL-Parameter vorgelegt werden (z.B. Zeitkorrektur url-Parameter: from_date=${day}.${month}.${year} )

    Mögliche Velocity-Parameter (Platzhalter für tatsächliche Werte):

    Parameter

    Beschreibung

    Typ

    fromdate
    from_date
    fromDate

    Datum der Systemunregelmäßigkeit

    String

    year 

    Jahr der Systemunregelmäßigkeit

    String

    month

    Monat der Systemunregelmässigkeit

    String

    day

    Tag im Monat der Systemunregelmäßigkeit

    String

    appCtx

    Spring ApplicationContext (ermöglicht Zugriff auf Services)

    Object

    eventDate

    Datum der Unregelmäßigkeit als Datumsobjekt

    Date

    ta_id

    Ta-ID der Person, für welche die Unregelmäßigkeit eingetreten ist

    String

    person

    PoPerson object der betroffnen Person

    PoPerson
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Weitere  Einstellungen

Um den Mailversand durchführen zu können, müssen in den Systemparametern , im Modul PO folgende Einstellungen vorgenommen werden:

  • Angabe der SMTP Server Adresse

job_informaboutevents_smtp_server

  • Angabe eines Default Senders:

job_informaboutevents_default_sender

Weiters muß in den Personenstammdaten (Menüpunkt Stammdaten > Personen > Reiter Einstellungen) die E-Mailbenachrichtigung auf JA gestellt sein, damit der Mailversand stattfinden kann:

stammdaten_mailbenachrichtigung

Dadurch wird zum Beispiel ein Mail mit folgendem Inhalt erzeugt:

informaboutevents_Mail

informaboutevents_Mail2

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