Mandantenverwaltung

Allgemeines

Ein Mandant stellt in der Regel ein Unternehmen oder eine Unternehmensgruppe (z.B. einen Konzern) dar.

Der Mandant ist das oberste bzw. am weitesten umspannende organisatorische Element im Webdesk. Der Mandant bildet sozusagen die Basis, anhand welcher die Organisationsstruktur bestimmt wird, Gruppen und Personen zugeordnet oder Berechtigungen vergeben werden.  

Üblicherweise wird für ein Unternehmen (oder eine Unternehmensgruppe) ein Mandant angelegt. Eine Verwendung der Mandantenteilung zur Abschottung von Teilbereichen des Unternehmens zueinander ist normalerweise nicht sinnvoll.

In Fällen, wo es mehrere unabhängige Subunternehmern eines Konzerns gibt, wo Kunden bzw. Mandanten unabhängig voneinander funktionieren und operieren und es zu keinen Überschneidungen zwischen diesen Subunternehmen kommt, kann es sinnvoll sein, diese als eigene Mandanten abzubilden. Jedoch nur dann, wenn es eine strikte Anforderung ist, dass NIEMALS übergreifende Auswertungen und Prozesse erfolgen sollen.

Kommt es hingegen zu Überschneidungen, beispielsweise in Prozessen oder sind konzernübergreifende Rollen vorgesehen, so ist es meistens sinnvoll, die Subunternehmen des Konzerns unterhalb einer obersten Organisationseinheit (Holding, Konzernmutter, etc.) als Organisationsteilbereiche innerhalb EINES Mandanten abzubilden. Dies gewährleistet alle Vorteile der übergreifenden Auswertbarkeit und der Prozesse inkl. einer Flexibilität hinsichtlich späterer struktureller Veränderungen in der Firmengruppe.

Ein Mandant vs. mehrere Mandanten

Der klassische Anwendungsfall für die Verwendung von mehreren Mandanten ist der Betrieb der Webdesk-Plattform zur Servicierung von unterschiedlichen Unternehmen innerhalb eines Rechenzentrums, wobei diese Unternehmen nichts oder sehr wenig miteinander zu tun haben. Es muss daher unbedingt gewährleistet sein, dass ein Mitarbeiter eines Unternehmens keinen Zugriff auf Mitarbeiter eines anderen Unternehmens erhält.

Für solche Fälle (auch Application Service Providing bzw. ASP genannt) eignet es sich, pro Kunden einen Mandanten zu definieren. Dies hat den Vorteil, dass gegenüber einer kompletten Trennung der Webdesk-Instanzen (d.h. pro Kunde eine Webdesk-Instanz) Synergien in der Parametrierung möglich sind. So können z.B. Konfigurationen von Aktionen für mehrere Mandanten genutzt werden, ohne dass dies Auswirkungen auf die Berechtigungsstrukturen der Anwendung hat.

Des weiteren ist es auch in einer Mehrmandanten-Umgebung möglich, mandantenübergreifende Auswertungen und Prozesse zu definieren. Z.B. könnte ein Beschaffungsprozess, der über alle Mandanten gleich funktionieren soll, zu einer zentralen, mandantenübergreifenden Rolle gelangen, die dann den Einkauf vornimmt.

Diese Parametrierungsvarianten sind allerdings wesentlich weniger flexibel, als die Definition der verschiedenen Bereiche als Organisationseinheiten. Sobald also eine kundenübergreifende Auswertung oder ein kundenübergreifender Prozess gewünscht ist, ist es in den meisten Fällen ratsamer, nur EINEN Mandanten zu verwenden und die Einschränkung der Rechte über Teilbäume des Organigramms durchzuführen.

Verwendung des Mandanten zur Berechtigungssteuerung

Dem Mandanten können Berechtigungen zugeteilt werden, welche dann für alle Mitarbeiter des Unternehmens gelten. Dies erleichtert die Handhabung von allgemeinen Funktionalitäten und Aktionen, wie z.B. Buchen, Gruppenkalender, Monatsjournal, Einsicht in die diversen Formulare (Fehlzeitantrag, Krankmeldung,...) etc.

Mandantenwechsel

Derzeit wird der Wechsel einer Person innerhalb des Webdesk zwischen den Mandanten über die Oberfläche nicht vollständig unterstützt. Grundsätzlich ist diese Option möglich, jedoch müssen zusätzlich technische Beziehungen in der Datenbank angepasst werden, sollte dieser Fall jemals auftreten.

Im Umkehrschluss sieht man auch anhand dieses Beispiels, wofür Mandanten im Webdesk gedacht sind. Es handelt sich also um rechtlich und organisatorisch völlig getrennte Einheiten, welche nur zum Zwecke von Parametrierungs- und Betriebssynergien innerhalb einer Webdesk-Instanz abgebildet werden.