Vergleichsreport

Allgemeines

Die Organisationsverwaltung dient dazu, alle wesentlichen organisatorischen Elemente eines Unternehmens im Kontext des Mitarbeiterportals abzubilden. In weiterer Folge werden diesen organisatorischen Elementen Funktionen des Mitarbeiterportals zugeordnet und andererseits werden diese als Basis für die Selektion von mitarbeiterbezogenen Daten verwendet, um die dahinterliegenden Daten üblicherweise gruppiert nach Abteilung, Team oder Kostenstelle auszuwerten.

Folgende organisatorischen Elemente können definiert werden

• Mandant
• Organisationsstruktur
• Gruppe
• Person
• Rolle

Organisatorische Elemente

Mandanten

Der Mandant ist das oberste bzw. weit umspannenste organisatorische Element im Webdesk. Es muss auf jeden Fall zumindest ein Mandant existierten, damit Organisationsstrukturen, Gruppen und Personen erst angelegt werden können. Ein Mandant stellt im Normalfall das Unternehmen bzw. die Firma dar, könnte aber auch für einen grösseren organisatorischen Rahmen (z.b. Konzern) stehen. Das Wesen des Mandants ist es, eine relativ strikte Trennung zu Funktionen, Informationen und Prozessen ANDERER Mandanten zu erreichen.

Organisationsstruktur

Die Organisationstrukturen eines Mandaten erlauben es, die Gruppen unterschiedlich zu kategorisieren. Um Organisationseinheiten zu einem Mandanten überhaupt anlegen zu können, ist es zwingend notwendig zumindest eine hierarchische (Aufbau-)Organisationsstruktur für den Mandaten zu definieren. Organisationsstrukturen können dabei folgende grundsätzliche Typen  abbilden:  hierarchische Aufbauorganisation, Kostenstellen, Projektgruppen und lose Gruppen. Da eine Person zwingend einer hierarchischen Organisationseinheit zugeordnet sein muss und diese wiederum zwingend einer hierarchischen Organisationsstruktur, muss also zumindest ein Mandaten und eine hierarchische Organisationsstruktur existieren.

Gruppen

Die Gruppen eines Unternehmens erlauben es die Mitarbeiter in unterschiedliche Einheiten zusammenzufassen. Diese Gruppen werden verwendet um organisatorische und kostenrechnerische Aspekte abzubilden, z.b. also

• Organisationseinheiten
• Kostenstellen
• Projektgruppen.

Die Zugehörigkeit einer Person zu einer Gruppe wird grundsätzlich historisiert abgelegt. Das bedeutet, dass eine Person zu einem bestimmten Datum einer solchen Gruppe beitreten bzw. diese auch wieder "verlassen" kann. Historisch kann diese Zugehörigkeit dann in Auswertungen korrekt berücksichtigt werden. Gruppen können des weiteren Aktionsberechtigungen erhalten und Inhaber von Rollen werden.

Gruppen, die zu einer hierarchischen Organisationsstruktur gehören haben folgende zusätzliche Eigenschaften:

• Die Gruppe hat eine übergeordnete Gruppe (Organisationseinheit ist einer anderern Organisationseinheit "unterstellt").
• Die Gruppe kann untergeordnete Gruppen haben (Organisationseinheit hat unterstelle Organisationseinheiten)
• Ein Mitarbeiter kann zu einem Zeitpunkt NUR EINER Organisationseinheit zugeordnet sind.

Gruppen, welche eine Kostenstellenstruktur abbilden, haben üblicherweise keine Beziehungen zueinander (d.h. keine Vater/Kind Beziehungen wie bei hierarchischen Organisationseinheiten). Es kann hierbei eingestellt werden, ob ein Mitarbeiter zu einem Zeitpunkt nur einer Kostenstelle angehören kann.

Personen

Die Person stellt das eigentliche zentrale organisatorische Element in der Stammdatenverwaltung des Moduls Portal & Organisation dar. Benutzer des Webdesks sind immer Personen und oft werden auch Informationen über Personen mit den Funktionen des Webdesks ausgewertet. Offen bleibt dabei, ob die Person tatsächlich auch Mitarbeiter des Unternehmens ist oder nur eine externer User, der das Mitarbeiterportal nutzt.

Damit eine Person innerhalb des Mandanten mit ihren personenbezogenen Daten auswertbar wird (unabhängig von den verwendeten Modulen), muss ein Stammsatz als Person im Webdesk existieren, dabei müssen zumindest folgende Daten eingegeben werden:

• Name (Vor- und Nachname)
• Personalnummer
• Zugehörigkeit zu Mandant und hierarchischer Organisationseinheit

Falls die Person auch aktiver User des Webdesk Portals wird, sind noch Username (für Einstieg) und Mailadresse (zum Empfang von elektronischen Nachrichten) notwendig.

Die Person kann nun Aktionsberechtigungen erhalten indem diese direkt, über eine zugehörige Gruppe, eine zugehörige Rolle, den zugeordneten Mandanten oder allgemein vergeben wurden.  Aus der Summe der Aktionsberechtigungen einer Person wird dann das Menü im Webdesk zusammengebaut.

Des weiteren kann die Person auch Inhaber und Kompetenzziel einer Rolle sein. Das bedeutet z.b. dass eine Person Inhaber der Rolle "Vorgesetzter" sein kann aber auch im Kompetenzbereich der Rolle Vorgesetzter für einen bestimmten Rolleninhaber. Damit können komplexe Kompetenz-Zugehörigkeiten abgebildet werden, welche sowohl für Auswertungen als auch für Workflow-Rollen genutzt werden können.

Rolle

Die Rollen im Webdesk stellen systemrelevante Funktionen, welche einem Mitarbeiter oder auch einer Gruppe zugeordnet werden können. Im Unterschied zu einer losen Gruppe kann hierbei auch immer ein Kompetenzbereich mitangegeben werden, welcher definiert, "für wen man diese Rolle inne hat". Der klassische Anwendungsfall hierfür stellt die "Vorgesetzten-Mitarbeiter" Beziehung in der organisatorischen Aufbauorganisation eines Unternehmens dar. Darüberhinaus können aber auch Zugehörigkeiten z.b. von Sachbearbeitern definiert werden, welche wieder für bestimmte Teile des Unternehmens zuständig sind (z.b. HR Sachbearbeiter, welche für einen bestimmten Teilbereich des Unternehmens Fragen zur Gehaltsabrechnung beantworten).

Organnigramm

Das Organigramm bzw. die hierarchische Aufbauorganisation stellt ein wesentliches Strukturierungselement im Webdesk Mitarbeiterportal dar, da in vielen Bereichen die Vergabe von Rechten und Kompetenzen an diesem orientiert ist.

Technisch gesehen wird das Organigramm des Unternehmens mittels folgender Beziehungen der organisatorischen Elemente umgesetzt:

• Zugehörigkeit des Mitarbeiters zur hierarchischen Organisationseinheit
• Beziehungen der hierarchischen Organisationseinheiten zueinander (Vater/Kind)
• Vergabe der Rolle Vorgesetzter an bestimmte Mitarbeiter für einen bestimmten Kompetenzbereich, d.h. für ein eine oder mehrere hierarchische Organisationseinheiten (Abteilung, Team, Bereich, Stabstelle, etc...)

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Allgemeines zur Organisationsverwaltung

Vor der Einrichtung der Organisationsverwaltung sollte gründlich überlegt werden, wie das Unternehmen organisatorisch aufgeteilt ist, und wie sich diese Aufteilung auf den Webdesk auswirken kann.

In Fällen, wo es mehrere Subunterteilungen des Unternehmens gibt, wo Kunden bzw. Mandanten unabhängig voneinander funktionieren und operieren, wo es zu keinen Überschneidungen zwischen diesen organisatorischen Einheiten kommt , hat es sich bewährt, nur einen Mandanten abzubilden.

Kommt es hingegen zu Überschneidungen, beispielsweise in Prozessen, oder es sind konzernübergreifende Rollen vorgesehen, so ist es durchaus sinnvoll, mehrere Mandanten einzurichten bzw. abzubilden. Dies gewährleistet eine klare Trennung innerhalb der Gesamtstruktur.

Ähnlich wie die losen Gruppen, funktionieren auch die Projektgruppen. Hier können Mitarbeiter zusammengefasst werden, welche zwar zu definierten hierarchischen Gruppen zugeordnet sind, jedoch an unterschiedlichen, gruppen-überschneidenden Projekten zusammenarbeiten.

Bei der Gruppierung der Mitarbeiter nach Kostenstellen wird u.a. definiert, wer welche Kosten für welche Ausgaben übernimmt. Sinnvoll ist die Einteilung nach Kostenstellen beispielsweise bei Dienstreiseabrechnungen oder bei der elektronischen Essensbestellung. Hier besteht die Möglichkeit, die Mitarbeiter entsprechend in definierten Kostenstellen zusammenzufassen (unabhängig von der hierarchischen Zuordnung). Die Kostenstellenstruktur funktioniert wie eine Hierarchie, ein Mitarbeiter kann nur einer Kostenstelle zugeteilt sein. Bei vielen unserer Kunden funktionieren die Kostenstellen wie Organisationseinheiten.

Damit der Webdesk funktionieren kann, werden mindestens ein  Mandant und eine Organisationsstruktur benötigt.