Mandantenverwaltung

Allgemeines

Ein Mandant stellt in der Regel ein Unternehmen oder eine Unternehmensgruppe (z.b. Konzern) dar.

Der Mandant bildet sozusagen die Basis, anhand welcher die Oranisationsstruktur bestimmt wird, Gruppen und Personen zugeordnet oder Berechtigungen vergeben werden können.
Der Mandantenname darf nur einmalig vergeben werden, damit auch die Zuordnung bei den Gruppen o.a. eindeutig ist, da eine Gruppe oder eine Person nur einem Mandanten zugeordnet werden kann.

Ein Mandant vs. mehrere Mandanten

Der klassische Anwendungsfall für die Verwendung von mehreren Mandanten ist der Betrieb der Webdesk-Plattform zur Servicierung von unterschiedlichen Unternehmen innerhalb eines Rechenzentrums, wobei diese Unternehmen nichts oder sehr wenig miteinander zu tun haben. Es muss daher unbedingt gewährleistet sein, dass ein Mitarbeiter eines Unternehmens keinen Zugriff auf Mitarbeiter eines anderen Unternehmens erhält.

Für solche Fälle (auch Application Service Providing bzw. ASP genannt) eignet es sich pro Kunden einen Mandanten zu definieren. Dies hat den Vorteil, dass gegenüber einer kompletten Trennung der Webdesk-Instanzen (d.h. pro Kunde eine Webdesk Instanz) Synergien in der Parametrierung möglich sind. So können z.b. Konfigurationen von Aktionen für mehrere Mandanten genutzt werden, ohne dass dies Auswirkungen auf die Berechtigungsstrukturen der Anwendung hat.

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In Fällen, wo es mehrere Unterteilungen des Unternehmens gibt, wo Kunden bzw. Mandanten unabhängig voneinander funktionieren und operieren, und wo es zu keinen Überschneidungen zwischen diesen Subunternehmen kommt , hat es sich bewährt, nur einen Mandanten abzubilden.

Kommt es hingegen zu Überschneidungen, beispielsweise in Prozessen, oder es sind konzernübergreifende Rollen vorgesehen, so ist es durchaus sinnvoll, mehrere Mandanten einzurichten bzw. abzubilden. Dies gewährleistet eine klare Trennung innerhalb der Gesamtstruktur.

Verwendung des Mandanten zur Berechtigungssteuerung

Dem Mandanten können Berechtigungen zugeteilt werden, welche dann für alle Mitarbeiter des Unternehmens gelten. Dies erleichtert die Handhabung von allgemeinen Funktionalitäten und Aktionen, wie z.B. Buchen, Gruppenkalender, Monatsjournal, Einsicht in die diversen Formulare, wie z.B. Fehlzeitantrag, Krankmeldung etc.

Mandantenwechsel

Derzeit wird der Wechsel einer Person innerhalb des Webdesks zwischen den Mandanten über die Oberfläche nicht vollständig unterstützt. Grundsätzlich ist diese Option möglich, jedoch müssen zusätzlich technische Beziehung in der Datenbank angepasst werden, sollte dieser Fall jemals auftreten.

Im Umkehrschluss sieht man auch an Hand dieses Beispiels wofür Mandanten im Webdesk gedacht sind. Es handelt sich also um rechtlich und organisatorisch völlig getrennte Einheiten, welche nur zum Zwecke von Parametrierungs- und Betriebssynergien innerhalb einer Webdesk-Instanz abgebildet werden.