Organisationsverwaltung

Die Organisationsverwaltung erlaubt es, die grundlegende Struktur eines Unternehmens abzubilden.
Durch sie wird der Mandant abgebildet, seine Einteilung in Organisationsstrukturen (also der hierarchische Aufbau) und deren Abbildung im Organigramm. Weiters wird hier auch die Vergabe und Verwaltung von Berechtigungen gesteuert, welche den Zugriff zu bestimmten Formularen und Auswertungsansichten regeln. ebenso wie die Gestaltung der Auskunftsfunktionen, der Auswertungslisten u.v.m.

Allgemeines zur Organisationsverwaltung

Vor der Einrichtung der Organisationsverwaltung sollte gründlich überlegt werden, wie das Unternehmen organisatorisch aufgeteilt ist, und wie sich diese Aufteilung auf den Webdesk auswirken kann.

In Fällen, wo es mehrere Subunterteilungen des Unternehmens gibt, wo Kunden bzw. Mandanten unabhängig voneinander funktionieren und operieren, wo es zu keinen Überschneidungen zwischen diesen organisatorischen Einheiten kommt , hat es sich bewährt, nur einen Mandanten abzubilden.

Kommt es hingegen zu Überschneidungen, beispielsweise in Prozessen, oder es sind konzernübergreifende Rollen vorgesehen, so ist es durchaus sinnvoll, mehrere Mandanten einzurichten bzw. abzubilden. Dies gewährleistet eine klare Trennung innerhalb der Gesamtstruktur.

Eine feiner Unterteilung des Unternehmens wird durch die Organisationsstrukturen vorgenommen. Hierbei kann es sich um eine hierarchische Aufbauorganisation handeln, welche dem allgemein bekanntem Organigramm entspricht und die Beziehungen der Gruppen (Abteilungen) zueinander abbildet (untergeordnete, übergeordnete Strukturen).
Basierend auf unseren Erfahrungen, hat sich auch die Einrichtung loser Gruppen Gruppen bewährt. Diese Gruppen  stehen zueinander in keiner hierarchischen Abhängigkeit, und können Mitarbeiter beinhalten, die nach bestimmten Kriterien hier zusammengefasst wurden. Die losen Gruppen sind im Webdesk auswertbar.

Ähnlich wie die losen Gruppen, funktionieren auch die Projektgruppen. Hier können Mitarbeiter zusammengefasst werden, welche zwar zu definierten hierarchischen Gruppen zugeordnet sind, jedoch an unterschiedlichen, gruppen-überschneidenden Projekten zusammenarbeiten.

Bei der Gruppierung der Mitarbeiter nach Kostenstellen wird u.a. definiert, wer welche Kosten für welche Ausgaben übernimmt. Sinnvoll ist die Einteilung nach Kostenstellen beispielsweise bei Dienstreiseabrechnungen oder bei der elektronischen Essensbestellung. Hier besteht die Möglichkeit, die Mitarbeiter entsprechend in definierten Kostenstellen zusammenzufassen (unabhängig von der hierarchischen Zuordnung). Die Kostenstellenstruktur funktioniert wie eine Hierarchie, ein Mitarbeiter kann nur einer Kostenstelle zugeteilt sein. Bei vielen unserer Kunden funktionieren die Kostenstellen wie Organisationseinheiten.

Damit der Webdesk funktionieren kann, werden mindestens ein  Mandant und eine Organisationsstruktur benötigt.