Allgemeines zu Aktionen

Die Aktion stellt eine Definition des Dialoges dar, welchen der User mit dem Webdesk führen kann, d.h. fast alle Tätigkeiten, welche der Benutzer  im Webdesk durchführt, lassen sich auf Aktionen zurückführen.
Bei den Aktionen kann man folgende Unterscheidung treffen:

Aktionen

Stammaktionen, welche nicht abgewandelt (konfiguriert) werden können. Ist eine Aktion nicht konfigurierbar, so gibt es keine Möglichkeit, eine Konfiguration zu erstellen. Bei solchen Aktionen handelt es sich für gewöhnlich um Stammaktionen, bei welchen es keinen Sinn machen würde, diese abzuwandeln.

Konfigurationen

Hierbei handelt es sich um Aktionen, welche konfiguriert werden können. Sollte der Bedarf für eine neue Konfiguration eines bestehenden Formulars gegeben sein, so kann diese ohne größeren Aufwand erstellt werden. Dies wäre beispielsweise der Fall, wenn bei bestimmten Gruppen einige Fehlgründe zusätzlich angelegt werden müssen, oder bei anderen Gruppen die Ausgabe der Stamm/Konten-Maske zusätzliche Daten  enthalten soll. Hier kann eine neue Konfiguration des Formulars erstellt werden, die nur eine oder einige Gruppen betrifft.

• Von jeder konfigurierbaren Aktion können beliebig viele Konfigurationen (d.h. Aktionstyp = "Konfiguration")  abgeleitet werden.
• In einer konkreten Konfiguration kann bestimmt werden, welche und wie viele Felder dem Benutzer angezeigt werden. Dadurch wird ermöglicht, dass Formulare an die Bedürfnisse und Wünsche einzelner Benutzer bzw. Benutzergruppen angepasst werden.
• Ob eine Aktion konfigurierbar ist, oder nicht erkennt man in der Aktionsmaske: Wenn es den Button "Neue Konfiguration" gibt im Reiter "Einstellungen", so können neue Konfigurationen (Abwandlungen) hinzugefügt werden.

Prozessreferenzen

Nach Erstellung eines Prozesses muss dieser mit einer Aktion verknüpft werden, um in den Menübaum eingepflegt zu werden. Man erstellt eine neue Aktion, welche als Prozessreferenz für den jeweiligen Prozess gilt (beim Erstellen einer neuen Aktion wird automatisch "Prozessreferenz" als Aktionstyp angegeben).
So kann es beispielsweise für den Prozess Urlaubsantrag eine Prozessreferenz (Aktion) geben, welche ebenfalls Urlaubsantrag heißt. Diese Aktion wird mit dem Prozess verknüpft und gilt auch nur für diesen einen Prozess. Das bedeutet, dass man für jeden Prozess, der erstellt wird, auch eine entsprechende Prozessreferenz (Aktion) anlegen und mit diesem verknüpfen muss, da die Prozesse sonst nicht im Menübaum zugeordnet und angezeigt werden können. 

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In der Übersicht werden alle relevanten Aktions-Infos angezeigt, wie der Aktionstyp, Name, Überschrift, das dazugehörige Bild, die Einsichtserlaubnis sowie ob eine Konfiguration der Aktion möglich ist.

Neue Aktion anlegen

Bei neuen Aktionen kann es sich lediglich um Konfigurationen einer bereits bestehenden Aktion, oder um Prozessreferenzen handeln.

Soll eine neue Konfiguration erstellt werden, so sucht man zunächst die entsprechende Aktion aus, und klickt von dieser aus auf  "Neue Konfiguration".

Soll eine Prozessreferenz angelegt werden, welche die Integration einer Prozessdefinition im Menübaum erlaubt, so klickt man auf die Schaltfläche "Neue Aktion".

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• Abhängig von der oben beschriebenen Vorgangsweise wird als Aktionstyp automatisch Konfiguration bzw. Prozessreferenz vorgegeben
• Name
  Name der neuen Aktion/Konfiguration
• Überschrift
  Überschrift für die neue Aktion/Konfiguration

Nach erfolgter Speicherung erhält man eine Bestätigung des Servers, und erhält eine Übersicht über mögliche Einstellungen, Berechtigungen, Dateien, Textmodule.

Reiter Einstellungen

• Beschreibung
  Liefert eine Beschreibung zur neuen Aktion. Diese erscheint beim Mouse-over über dem Menüpunkt im Menübaum
• Aktionsordner
  Wird automatisch vom System vergeben. Richtet sich nach dem entsprechenden Modul:
• ta - Personenfelder aus der Zeitwirtschaft
• po - Personenfelder aus dem Webdesk (Personenstammdaten )
• wf - Workflow
• Bildsammlung
  Icons für Aktionen sind in Ordnern mit bestimmten Themenbereichen gegliedert (CrystalIcons, Nuvola)
• Bild
  Hier kann das Icon für die Aktion ausgewählt werden. Dieses erscheint dann im Menübaum und in der Kopfzeile der Konfiguration (Useransicht) 
• ProcessDef-ID
  Falls es sich bei der Aktion um einen Prozess handelt, wird hier eine Definitions-ID angezeigt. Die Prozess-Definitions-ID kann nur einmalig zugeordnet werden
  z.B.   Fehlzeit$Fehlzeit
• Berechtigung an folgende Aktion weitervererben
  Berechtigung für diese Aktion kann an andere Aktionen weitervererbt werden. Wird hier eine Aktion oder Konfiguration, bzw. Prozessreferenz selektiert, erhält diese die gleichen Berechtigungen wie die Aktion, die man gerade anlegt. Dies hat nur Sinn bei Aktionen, welche zusammenhängen (z.B. showActions > Berechtigung weitervererben an editActions oder an diverse Filter).
• Neue Konfiguration
  Mit Anklicken der Schaltfläche wird eine neue Konfiguration für die Aktion erstellt.
• HQL Berechtigungsabfrage
  Dieser Parameter dient Workflow als interne Entwicklungshilfe, kann bei der Anlage ignoriert werden.
• Immer im neuen Fenster öffnen
  Aktion/Konfiguration wird immer in einem neuen Fenster geöffnet.
• Ausführung für geswitchte User verhindern
  Ist diese Option aktiviert, so wird die Aktion von einem geswitchen User im Menü zwar gesehen, kann jedoch nicht ausgeführt werden, auch wenn der User selbst (im nicht geswitchten Zustand) eigentlich darauf Zugriff hätte.
• Folgende Vorlage benutzen
  Dieser Parameter dient Workflow als interne Entwicklungshilfe, kann bei der Anlage ignoriert werden.
• Kontroller
  Dieser Parameter dient Workflow als interne Entwicklungshilfe, kann bei der Anlage ignoriert werden.
• Kontroller Pattern
  Dieser Parameter dient Workflow als interne Entwicklungshilfe, kann bei der Anlage ignoriert werden.

Reiter Berechtigungen

Die Aktion kann über Berechtigungen zugeordnet werden. Um individuelle Zuordnungen zu ermöglichen, kann die Granularität über verschiedene Berechtigungstypen bestimmt werden. 

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• Berechtigung für alle Mandanten
  Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird die Berechtigungsüberprüfung beim Aufruf nicht durchgeführt. D.h. jeder Benutzer jedes Mandanten ist berechtigt die Aktion auszuführen.
• Einsichtserlaubnis (default)
  Bezieht sich auf den oberen Parameter "Berechtigung für alle Mandanten" und definiert die standardmäßige Einsichtserlaubnis (siehe Beschreibung der Einsichtserlaubnis weiter unten)
• Typ
  Mit einer Aktionsberechtigung wird grundsätzlich bestimmt, wer eine Aktion aufrufen kann. Folgende Berechtigungstypen können selektiert werden: 
• Mandantenberechtigung
  Mit der Mandantenberechtigung wird die Ausführung div. Aktionen für alle Mitarbeiter des Mandanten ermöglicht. Das ist besonders sinnvoll bei Aktionen, wie Buchen, Monatsjournal, Einstellungen oder Passwort ändern.
• Gruppenberechtigung
  Mit der Gruppenberechtigung wird die Ausführung von diversen Aktionen für eine bestimmte Gruppe (Abteilung) ermöglicht. Alle Personen, welche sich in der gewählten Gruppe befinden, sind berechtigt, die Aktion auszuführen.
• Berechtigung an Untergruppen vererben? Wird der Parameter auf JA gestellt, so können auch die untergeordneten Einheiten eingesehen werden. Ist der Parameter auf NEIN gestellt, so kann lediglich die eigene Orgeinheit eingesehen werden
• Personenberechtigung
  Die Personenberechtigung ermöglicht, dass nur eine bestimmte Person die Einsichtserlaubnis für bestimmte Aktionen bekommt.
• Rollenberechtigung
  Die Rollenberechtigung erlaubt die Ausführung div. Aktionen nur für bestimmte Rollen (Teamleiter, Vorgesetzter, ...). Mit dieser Berechtigung wird den Rolleninhabern ermöglicht, z.B. Einsicht in Management-Listen zu bekommen.
• Ausführender
  Je nach Berechtigungstyp wird hier der Mandant, eine Gruppe oder eine Person selektiert.
• Negativ
  Dieser Parameter dient zum Ausschluss von einer Berechtigung. Ist er auf JA gestellt, so darf die gewählte Gruppe/Rolle/Person bzw. der Mandant die Aktion nicht einsehen
• Berechtigungen an Untergruppen vererben?
  Dieser Parameter wird nur bei der Auswahl einer "Gruppenberechtigung" angeboten; wird der Parameter auf JA gestellt, so können alle Untergruppen auf diese Aktion zugreifen
• Einsichtserlaubnis
  Mit der Einsichtserlaubnis wird das Kompetenzziel definiert, d.h. es wird bestimmt, wer bei der Ausführung einer Aktion eingesehen werden darf.
  Selektion der Einsichtserlaubnis für:
• eigene Person
  Die Einsichtserlaubnis gilt nur für die eigene Person, d.h. bei Auswertungen oder Listen werden nur die eigenen Daten angezeigt, bzw. man darf Anträge nur für sich selbst stellen
• Orgeinheit
  Es darf nur die eigene Abteilung (Team, Gruppe,...) eingesehen werden.
• Orgeinheit + untergeordnete
  Die Einsichtserlaubnis gilt für die eigene Abteilung und ihr untergeordnete Abteilungen (Gruppen, ...), d.h. alle Gruppen, die hierarchisch darunter liegen.
• eigener Mandant
  Die Einsichtserlaubnis erstreckt sich auf alle Personen des eigenen Mandanten, d.h. es werden auch alle Mitarbeiter angezeigt
• alle Mandanten
  Die Einsichtserlaubnis erstreckt sich auf alle Personen aller Mandanten.
• Rollenkompetenz
  Hier wird die Einsichtserlaubnis gemäß der Rollenkompetenz vergeben, welche bei der Rolle bereits definiert wurde (Kompetenzziel Person > es darf nur eine bestimmte Person eingesehen werden, Kompetenzziel Gruppe > Einsichtserlaubnis für eine bestimmte Gruppe, Kompetenzziel Alle > Einsicht auf alle Mitarbeiter im Unternehmen).
• Einsichtserlaubnis speziell
  hier kann als Kompetenzziel eine oder mehrere Gruppe(n) bzw. eine (mehrere) Person(en) selektiert werden. Dies erlaubt eine Abfrage von mehreren Personen, auch aus unterschiedlichen Abteilungen, bzw. eine Abfrage von einzelnen Gruppen, ohne eine komplette Einsicht erlauben zu müssen.
• Einsicht auf Untergruppen
  Bei JA wird die Einsicht auf Untergruppen erlaubt.
• Gültig von-bis 
  Aktionsberechtigungen können auch für einen begrenzten Zeitraum vergeben werden. Werden diese beiden Felder bei der Zuweisung nicht explizit gesetzt, wird "Gültig von" auf das heutige Datum und "Gültig bis" auf unendlich (bzw. 1.1.3000) gesetzt.

Bei mehreren Einsichtserlaubnissen werden diese summiert > z.B. bei Einsichtserlaubnis Orgeinheit UND zusätzlich Einsichtserlaubnis gem. Rollenkompetenz (bspw. für Gruppe A1) haben die Rolleninhaber Einsicht auf beides: Orgeinheit UND GruppeA1.

Sind mehrere Berechtigungen vorhanden, so werden diese nach Datum sortiert angezeigt.

Berechtigungszugriff

Wird eine Aktion mit mehreren Konfigurationen in den Menübaum implementiert, so erfolgt der Zugriff auf diese Aktion, bzw. ihre Konfigurationen in einer bestimmten Reihenfolge: das System überprüft zuerst, ob die Berechtigung einer Person zugeordnet ist, falls nicht wird nach einer Gruppenberechtigung gesucht. Besteht keine Gruppenberechtigung, so wird nach einer Rollenberechtigung gesucht, und anschließend nach der Mandantenberechtigung.

Das wirkt sich so aus, dass eine persönliche Berechtigung (für eine Person) stärker zieht als eine Gruppen / Rollen oder Mandantenberechtigung.
Ist eine Personenberechtigung vergeben, so wird auf die Aktion, bzw. Konfiguration zugegriffen, auf welche die Berechtigung besteht.

Genauere Informationen zum Thema Berechtigungen finden Sie im Menüpunkt Anwendungsbeispiele Admin > Berechtigungsarten bzw. in den Praktischen Beispielen.

Reiter Parameter

Diese Parameter sind für die Entwicklung vonWebdesk relevant, können bei der täglichen Arbeit mit Webdesk EWP jedoch ignoriert werden.

Reiter Dateien

Ist beispielsweise die zu bearbeitende Aktion vom Typ "Konfiguration", so können der Aktion mehrere Dateien zugeordnet sein. Bei jedem Speichern wird die Datei in einer neuen Version in der Datenbank persistiert. Beim Anlegen einer neuen Aktion ist dieser Reiter leer.

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Reiter Textmodule

Zeigt alle vorhandenen Textmodule an. Hier erfolgt die Anlage neuer Textmodule (Textbausteine), bzw. von Übersetzungen; bei Bedarf kann man von hier aus direkt ein Textmodul bearbeiten, indem man auf die Schaltfläche "Bearbeiten" klickt.
Bei den Übersetzungen empfiehlt es sich, den Textbaustein durch einen technischen Key austauschen: z.B. Datum > wird zu "Kontenauswertung_Datum01". Anschließend wird bei der entsprechenden Sprache die gewünschte Übersetzung eingegeben. So verfährt man mit jedem Textbaustein einer jeder Aktion/Konfiguration, bis alle übersetzt sind. Auch hierbei ist es wichtig, den Flag "Änderung bei Versionswechsel" nicht angehakt zu lassen, da die Textbausteine sonst wieder auf den Standardwert gesetzt werden.

Reiter Hilfetexte

In diesem Reiter können Sie zu der Aktion passende Hilfetexte eintragen. Dieser Hilfetext erscheint dann beim User in der Kopfleiste.
Sie können hier auch URL Adressen zu externen Systemen angeben (Dokumente hinterlegen).
Für jede angelegte Sprache wird ein eigenes Hilfetextfeld angelegt.

Aktion suchen

Um eine bestimmte Aktion zu finden kann man in der Übersicht blättern, bis die gesuchte Aktion aufscheint, oder eine bestimmte Aktion mit Hilfe der Suchfunktion finden.

Mit Hilfe der Suchfunktion kann man mit Hilfe verschiedener Parameter nach einer Aktion suchen.

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Suche nach Aktionstyp
Die Suche nach einem Aktionstyp kann unter folgenden Kriterien durchgeführt werden: Aktion, Konfiguration, Prozessreferenz.

Suche nach Namen
Suche einer bestimmten Aktion nach ihrem Namen (Bsp. Wf_getMyToDos).

Suche nach Beschreibung
Suchkriterium ist eine Beschreibung der Aktion (Bsp. Formular um Feiertage zu verwalten).

Suche nach Aktionsordner
Bei der Suche nach Aktionsordner stehen die installierten Module des Webdesk zur Verfügung.

Aktion / Konfiguration bearbeiten

Möchte man eine bestimmte Aktion bearbeiten, so  sucht man die betreffende Aktion heraus, und klickt auf das Editiericon, um zur Detailansicht zu gelangen.
In der Detailansicht können dann die gewünschten Änderungen vorgenommen werden (Änderung des Bildes, der Berechtigung etc.).

Die Aktionen können auch direkt über den Menübaum bearbeitet werden. Im Menübaum die gewünschte Aktion anklicken, dann rechter Mausklick > Aktion anzeigen bearbeiten oder direkt Konfiguration bearbeiten auswählen. So gelangt man direkt in die Aktion/Konfiguration und kann die gewünschten Änderungen vornehmen.

Reiter Einstellungen

Reiter Einstellungen anklicken, um beispielsweise die Beschreibung oder das Icon zu ändern, die Einsichtserlaubnis, Berechtigung an folgende Aktionen weitervererben, ...

• Änderung bei Versionswechsel
  Ist dieser Parameter auf JA gestellt, wird die Aktion bei einem Versionswechsel auf den Standardwert zurückgesetzt.
• Berechtigung an folgende Aktion weitervererben
  Berechtigung für diese Aktion kann an andere Aktionen weitervererbt werden. Wird hier eine Aktion oder Konfiguration, bzw. Prozessreferenz selektiert, erhält diese die gleichen Berechtigungen wie die Aktion, die man gerade anlegt. Dies hat nur Sinn bei Aktionen, welche zusammenhängen (z.B. showActions > Berechtigung weitervererben an editActions oder an diverse Filter).
• Konfigurationsdetails bearbeiten
  Dieser Parameter ist nur bei Konfigurationen zu finden; durch anklicken können die Konfigurationsdetails selbst verändert werden; bei Aktionen findet sich hier der Parameter "Neue Konfiguration", mit welchem eine neue Konfiguration angelegt werden kann
• Immer im neuen Fenster öffnen
  Durch anhaken der Check-Box wird die Aktion immer in einem neuen Fenster geöffnet
• Ausführung für geswitchte User verhindern
  Ist diese Option aktiviert, so wird die Aktion von einem geswitchen User im Menü zwar gesehen, kann jedoch nicht ausgeführt werden, auch wenn der User selbst (im nicht geswitchten Zustand) eigentlich darauf Zugriff hätte
• Folgende Vorlage benutzen
  Dieser Parameter dient Workflow als interne Entwicklungshilfe, kann bei der Anlage ignoriert werden.
• Kontroller
  Dieser Parameter dient Workflow als interne Entwicklungshilfe, kann bei der Anlage ignoriert werden. 
• Kontroller Pattern
  Dieser Parameter dient Workflow als interne Entwicklungshilfe, kann bei der Anlage ignoriert werden. 

Reiter Berechtigungen

In diesem Reiter können die bestehenden Berechtigungen, Einsichtserlaubnis etc. geändert, bzw. gelöscht, neue Aktionsberechtigungen hinzugefügt werden

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Reiter Dateien

Handelt es sich bei der Aktion um eine "Konfiguration" werden im Reiter "Dateien" die verschiedenen Versionen der Konfiguration aufgelistet. Wird eine Konfiguration verändert wird auch eine neue Datei angelegt und hier aufgelistet.

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Reiter Textmodule

Dieser Reiter ermöglicht den Wechsel zwischen den Sprachen (de, en). Unterhalb erscheinen alle Textbausteine, die dieser Aktion (in dieser Sprache) zugeordnet sind.

Reiter Hilfetexte

In diesem Reiter können Sie zu der Aktion passende Hilfetexte eintragen. Dieser Hilfetext erscheint dann beim User in der Kopfleiste:

Sie können hier auch URL Adressen zu externen Systemen angeben (Dokumente hinterlegen).
Für jede angelegte Sprache wird ein eigenes Hilfetextfeld angelegt.

Überprüfung von zugeordneten Berechtigungen bei bestimmten Aktionen

Möchte man überprüfen, wer bei einer bestimmten Aktion/Konfiguration/Prozessreferenz eine Berechtigung hat, so geht dies entweder über die Aktion selbst, oder über den Menübaum.

Berechtigungs-Überprüfung über den Menübaum

Dies ist der schnellste Weg, um zu überprüfen, wer eine Berechtigung für eine bestimmte Aktion / Konfiguration oder Prozessreferenz hat.
Hier wird der Menüpunkt "Menü & Aktionen" angeklickt > Menüwartung

• Anschließend im Menübaum die gewünschte Aktion anklicken
• Auf der rechten Seite erscheint eine Übersicht über die Berechtigungen:

Berechtigungs-Überprüfung über die Aktion

Die Überprüfung der Berechtigungen kann auch direkt über die Aktion oder Konfiguration (oder Prozessreferenz erfolgen).
Hierzu klickt man im menüpunkt Menü & Aktionen > Aktionen

• Suche nach der gewünschten Aktion  > Anklicken
• Reiter Berechtigungen

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Integration der Aktion im Menübaum

Um eine neue Aktion / Konfiguration im Menübaum einpflegen zu können kann entweder ein neuer Ordner (z.B. Auswertungen, Info, etc.) angelegt werden, in welchen die Aktion oder Konfiguration reinkommt, oder man wählt einen bereits bestehenden Ordner.

Um die Aktion / Konfiguration zu integrieren, wählt man den entsprechenden Ordner im Menübaum aus, klickt mit der rechten Maustaste, und wählt > Aktionslink hinzufügen.

• In der Auswahl-Maske wird nach der gewünschten Aktion / Konfiguration gesucht
  Es können beliebig viele Aktionen / Konfigurationen durch Anklicken gewählt werden.
  In den Suchfeldern "Aktionstyp", "Name", "Überschrift" oder "Beschreibung" können Sie nach den gewünschten Einträgen suchen.
• Durch einmaliges Anklicken wird die Aktion / Konfiguration in den Menübaum integriert.

Klicken Sie mehrmals auf dieselbe Aktion, so wird diese auch mehrmals in den Menübaum übernommen.

Anschließend muss die Auswahlliste geschlossen werden (anklicken des Schließen-Buttons in der rechten oberen Ecke) und der Menü-Cache geleert werden.

Externe Links im Webdesk

Mit der Aktion "po_openExternalWebPage" kann eine externe Webpage (Link) im Webdesk hinzugefügt werden, welche dann beim anklicken in einem neuen Fenster aufgemacht werden kann. Dies erfolgt über einen IFrame. Innerhalb der Aktion können unterschiedliche Konfigurationen für unterschiedliche Links angelegt werden.

Aktion löschen

Um eine Aktion zu löschen sucht man die betreffende Aktion aus der Detailansicht aus (anklicken). In der Titelleiste befindet sich die Schaltfläche "Löschen" -diese anklicken.

Als Sicherheitscheck erscheint ein Popup, mit der Frage, ob man die Aktion tatsächlich löschen möchte. Durch Anklicken des OK-Buttons wird die Aktion aus dem Verzeichnis gelöscht.