Förderabrechnung

Bei den meisten Förderprojekten sind die Personalkosten der größte Posten, und gleichzeitig prüfen Förderstellen sie am genauesten. Wer seine Personalkosten berechnen und belegen will, braucht deshalb zweierlei: einen korrekt ermittelten Stundensatz und eine Stundenaufzeichnung, die einer Prüfung standhält. Dieser Beitrag zeigt Ihnen die Formel samt Rechenbeispiel, die Anforderungen an die Nachweise und die Fehler, die am häufigsten zu Kürzungen führen.

Warum gerade die Personalkosten über Ihre Förderabrechnung entscheiden

Bei einer F&E-Förderung entfallen oft 60 bis 80 Prozent der eingereichten Kosten auf Personal. Anders als bei einer Maschine oder einer Lizenz gibt es dafür allerdings keine Rechnung, die alles belegt. Die Förderstelle muss daher nachvollziehen können, wer wie viele Stunden am Projekt gearbeitet hat und was eine solche Stunde tatsächlich kostet.

Genau hier entstehen die meisten Probleme in der Förderabrechnung. Ein zu hoch angesetzter Stundensatz, fehlende Gesamtstunden oder ein nachträglich ausgefüllter Stundenzettel reichen bereits, damit Kosten gekürzt werden. Im schlimmsten Fall müssen Sie eine bereits ausbezahlte Förderung zurückzahlen, und das unter Umständen noch Jahre nach Projektende.

Welche Förderungen in Österreich Stundennachweise verlangen

Nicht jede Förderung funktioniert gleich. Wie aufwendig Ihre Förderabrechnung in Österreich wird, hängt vor allem davon ab, ob Personal- oder Sachkosten gefördert werden. Die folgende Übersicht hilft bei der Einordnung:

Förderart	Beispiele	Typische Nachweise
Förderung Forschung und Entwicklung	FFG-Programme, Horizon Europe	Stundenaufzeichnung je Projekt und Arbeitspaket, Lohnkonten, Stundensatzberechnung
Gründungs- und Innovationsförderung	aws-Programme, Förderung Start-up Österreich	Personalkosten mit Stundennachweis und Tätigkeitsbeschreibung, dazu Rechnungen für Sachkosten
Förderung Digitalisierung Österreich	Digitalisierungsförderungen von Bund und Ländern	vor allem Rechnungen externer Beratung und Umsetzung
Umwelt- und Klimaförderung	Förderungen über die KPC	überwiegend Rechnungen und technische Nachweise

Bei Digitalisierungsförderungen oder einer KPC-Förderabrechnung stehen also meist Rechnungen im Mittelpunkt. Die bekannte KMU-Digital-Förderung ist allerdings ausgelaufen: Das Budget von KMU.DIGITAL 4.0 ist ausgeschöpft, und ab 2027 wird das Programm nicht fortgeführt. Sobald hingegen eigenes Personal gefördert wird, wie bei einer aws-Förderabrechnung oder einem FFG-Projekt, brauchen Sie belastbare Stundennachweise. Die genauen Vorgaben stehen jeweils im Kostenleitfaden des Förderprogramms, und dieser hat stets Vorrang vor allgemeinen Faustregeln.

Personalkosten berechnen: die Formel für den Stundensatz

Die Grundlogik ist bei fast allen Förderstellen gleich. Sie ermitteln die tatsächlichen Jahrespersonalkosten einer Person und teilen sie durch die produktiven Jahresstunden. Das Ergebnis multiplizieren Sie anschließend mit den nachgewiesenen Projektstunden:

Stundensatz = (Jahresbruttogehalt inkl. Sonderzahlungen + Dienstgeberanteile) ÷ produktive Jahresstunden

Förderfähige Personalkosten = Stundensatz × nachgewiesene Projektstunden

In Österreich gehören zum Jahresbruttogehalt auch das 13. und 14. Gehalt. Hinzu kommen die Dienstgeberanteile, also Sozialversicherung, DB, DZ, Kommunalsteuer und Mitarbeitervorsorge, die zusammen rund 30 Prozent ausmachen. Bei den produktiven Stunden setzen viele Programme, etwa FFG und Horizon Europe, einen Standardwert von 1.720 Jahresstunden für Vollzeit an. Bei Teilzeit wird dieser Wert anteilig reduziert.

Rechenbeispiel: Entwicklerin mit 4.000 Euro brutto

Position	Betrag
Bruttogehalt 4.000 Euro × 14	56.000 Euro
Dienstgeberanteile (rund 30 %)	16.800 Euro
Jahrespersonalkosten	72.800 Euro
Stundensatz (÷ 1.720 Stunden)	42,33 Euro
400 Projektstunden × 42,33 Euro	16.932 Euro förderfähige Personalkosten

Die Rechnung selbst ist also schnell erledigt. Entscheidend ist vielmehr, dass jede der 400 Stunden lückenlos belegt ist, denn nur nachgewiesene Stunden fließen in die Abrechnung ein.

Sonderfälle: Teilzeit, Eintritt und Gehaltserhöhung

In der Praxis bleibt allerdings kaum ein Jahr so sauber wie im Beispiel. Arbeitet jemand 30 statt 40 Stunden pro Woche, sinken die produktiven Jahresstunden entsprechend auf 1.290. Tritt eine Person erst im Juli ein, rechnen Sie ebenso nur mit den tatsächlichen Monaten und den anteiligen Stunden. Gibt es während der Projektlaufzeit eine Gehaltserhöhung, sollten Sie die Personalkosten wiederum für jedes Abrechnungsjahr neu berechnen, statt einen alten Stundensatz weiterzuführen.

Wichtig ist außerdem, welche Gehaltsbestandteile überhaupt förderfähig sind. Freiwillige Prämien, Abfertigungen oder Sachbezüge werden je nach Programm unterschiedlich behandelt. Halten Sie deshalb für jede Person fest, aus welchen Lohnkonten Ihre Zahlen stammen. Wenn die Förderstelle nachfragt, können Sie Ihren Stundensatz dann in wenigen Minuten belegen.

Was eine prüfungssichere Stundenaufzeichnung enthalten muss

Viele Unternehmen starten mit einer Stundenaufzeichnung-Vorlage oder einer Arbeitszeitaufzeichnung-Vorlage aus dem Internet. Das ist grundsätzlich möglich, allerdings sind die meisten Vorlagen für die Lohnverrechnung gedacht und nicht für Förderprojekte. Für die Förderstelle muss Ihr Nachweis nämlich folgende Angaben enthalten:

• Gesamtarbeitszeit pro Tag, nicht nur die Projektstunden, damit die Plausibilität geprüft werden kann
• Zuordnung zu Projekt und Arbeitspaket laut Förderantrag
• kurze Tätigkeitsbeschreibung, die den Bezug zum Projekt erkennbar macht
• Abwesenheiten wie Urlaub, Krankenstand und Feiertage
• Bestätigung durch Mitarbeitende und Vorgesetzte, zeitnah und nicht erst am Projektende

Eine klassische Tätigkeitsnachweis-Vorlage beschreibt zwar die Tätigkeiten, enthält aber selten die Gesamtarbeitszeit. Eine einfache Stundenzettel-Vorlage kennt dagegen meist keine Arbeitspakete. Wer mehrere Förderprojekte parallel betreut, landet deshalb schnell bei einem Dutzend Excel-Dateien, die am Monatsende niemand mehr zusammenführen will.

Die fünf häufigsten Fehler, die zu Kürzungen führen

1. Nachträglich erstellte Aufzeichnungen: Stunden, die erst bei der Abrechnung aus dem Gedächtnis rekonstruiert werden, erkennen Prüferinnen und Prüfer schnell.
2. Mehr als 100 Prozent: Summieren sich Projektstunden über alle Förderprojekte hinweg auf mehr als die tatsächliche Arbeitszeit, wird gekürzt.
3. Stunden an Abwesenheitstagen: Projektstunden an einem Urlaubstag sind ein klassisches Warnsignal.
4. Falscher Stundensatz: Prämien, die nicht im Lohnkonto stehen, oder geschätzte Dienstgeberanteile halten keiner Prüfung stand.
5. Fehlender Bezug zum Arbeitspaket: Allgemeine Einträge wie „Entwicklung“ lassen sich im Förderbericht nicht dem geplanten Projektfortschritt zuordnen.

Alle fünf Fehler haben dieselbe Ursache: Die Stunden werden nicht dort erfasst, wo die Arbeit passiert, sondern später zusammengetragen.

Von Excel zur Förderabrechnung-Software

Eine digitale Projektzeiterfassung löst genau dieses Problem. Mitarbeitende buchen ihre Zeiten direkt auf Projekt und Arbeitspaket, per App, am PC oder am Terminal. Gesamtarbeitszeit, Abwesenheiten und Projektstunden stammen dabei aus derselben Quelle, sodass Überbuchungen und Stunden an Urlaubstagen gar nicht erst entstehen. Zusätzlich bestätigen Mitarbeitende und Vorgesetzte jeden Monat per Klick, und jede Änderung wird protokolliert.

Damit wird die Förderabrechnung mit Zeiterfassung zum Export statt zum Projekt. Sie ziehen die Stunden je Person und Arbeitspaket, kombinieren sie mit den Jahrespersonalkosten aus der Personalverwaltung und übertragen das Ergebnis in das Formular für die Förderabrechnung der jeweiligen Förderstelle. Wie dieser Ablauf im Alltag aussieht und welche Vorteile er bringt, lesen Sie in unserem Beitrag Förderabrechnung mit Projektzeiterfassung.

Für Unternehmen mit mehreren laufenden Förderungen ist das zugleich der Kern eines professionellen Fördermittelmanagements: Sie sehen jederzeit, wie viele Stunden pro Projekt bereits geleistet wurden und ob das Budget laut Antrag noch passt. Das ist deutlich angenehmer, als es erst beim Zwischenbericht zu bemerken.

Sauber erfasst, sicher gefördert

Personalkosten im Förderprojekt zu berechnen ist rechnerisch einfach, weil Jahrespersonalkosten, produktive Stunden und Projektstunden reichen. Die eigentliche Herausforderung liegt in den Nachweisen dahinter. Wer seine Stunden von Anfang an projektbezogen, vollständig und bestätigt erfasst, reicht die Förderabrechnung in wenigen Stunden ein und muss eine Prüfung nicht fürchten. Mit der Zeiterfassung und Projektzeiterfassung von Personalwolke haben Sie genau diese Grundlage, und zwar für alle Förderprojekte in einem System.

Hinweis: Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Förder- oder Steuerberatung.

Häufige Fragen zu Personalkosten im Förderprojekt

Wie berechne ich die Personalkosten für ein Förderprojekt?

Sie teilen die Jahrespersonalkosten inklusive Sonderzahlungen und Dienstgeberanteilen durch die produktiven Jahresstunden. Den so ermittelten Stundensatz multiplizieren Sie mit den nachgewiesenen Projektstunden.

Mit wie vielen Jahresstunden wird gerechnet?

Viele Programme, etwa FFG und Horizon Europe, setzen 1.720 Stunden für Vollzeit an, bei Teilzeit anteilig weniger. Maßgeblich ist immer der Kostenleitfaden Ihres Förderprogramms.

Darf ich eine Excel-Vorlage für die Stundenaufzeichnung verwenden?

Ja, sofern sie Gesamtarbeitszeit, Projekt, Arbeitspaket, Tätigkeit und Abwesenheiten enthält und zeitnah bestätigt wird.

Zählen auch die Stunden der Geschäftsführung?

Häufig ja. Für Gesellschafter-Geschäftsführende ohne Anstellungsverhältnis gelten jedoch oft Sonderregeln.

Wie lange muss ich die Nachweise aufbewahren?

So lange, wie es der Fördervertrag vorsieht, üblich sind fünf bis zehn Jahre nach Projektende.

Gibt es die KMU-Digital-Förderung noch?

Nein. Das Budget von KMU.DIGITAL 4.0 ist ausgeschöpft, und ab 2027 wird das Programm nicht fortgeführt.