Was ist die Sollzeit?
Die Sollzeit bezeichnet jene Arbeitszeit, die Arbeitnehmende laut Arbeitsvertrag, Kollektivvertrag oder Dienstplan innerhalb eines bestimmten Zeitraums leisten muss.
Sie bildet die Grundlage für die Arbeitszeitplanung und den Vergleich zwischen geplanter Arbeitszeit und tatsächlich geleisteten Stunden.
In der Praxis wird die Sollzeit häufig monatlich oder wöchentlich berechnet und dient als Referenzwert für:
- Überstunden
- Mehrarbeit
- Zeitausgleich
- Arbeitszeitkonten
Ohne definierte Sollzeit ist eine transparente Arbeitszeitkontrolle kaum möglich.
Wie wird die Sollzeit berechnet?
Die Sollzeit ergibt sich aus der vertraglich vereinbarten Wochenarbeitszeit und den tatsächlichen Arbeitstagen im jeweiligen Zeitraum.
Typische Faktoren bei der Berechnung sind:
Die vertragliche Wochenarbeitszeit
→ beispielsweise 38,5 oder 40 Stunden pro Woche.
Die Anzahl der Arbeitstage im Monat
→ abhängig von Kalendertagen, Wochenenden und Feiertagen.
Feiertage oder geplante Abwesenheiten
→ diese können die Sollzeit reduzieren.
Beispiel:
Bei einer 40-Stunden-Woche mit fünf Arbeitstagen ergibt sich eine tägliche Sollzeit von 8 Stunden.
Hat ein Monat 20 Arbeitstage, beträgt die Sollzeit:
20 Tage × 8 Stunden = 160 Stunden
Diese 160 Stunden stellen die Sollarbeitszeit für diesen Monat dar.
Was ist der Unterschied zwischen Sollzeit und Istzeit?
In der Arbeitszeitverwaltung wird zwischen Sollzeit und Istzeit unterschieden.
Sollzeit
→ die geplante oder vertraglich festgelegte Arbeitszeit.
Istzeit
→ die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden.
Aus dem Vergleich ergibt sich:
- Überstunden (Istzeit > Sollzeit)
- Minusstunden (Istzeit < Sollzeit)
- Zeitausgleich bei Arbeitszeitkonten
Dieser Vergleich ist besonders wichtig für Gleitzeitmodelle und flexible Arbeitszeiten.
Wie sieht ein Praxisbeispiel für Sollzeit aus?
Ein:e Mitarbeitende:r arbeitet laut Vertrag 38,5 Stunden pro Woche bei einer 5-Tage-Woche.
Die tägliche Sollzeit beträgt daher:
38,5 Stunden ÷ 5 = 7,7 Stunden pro Tag
Ein Monat hat 21 Arbeitstage.
Die monatliche Sollzeit beträgt daher:
21 × 7,7 Stunden = 161,7 Stunden
Arbeitszeiterfassung zeigt:
→ tatsächlich gearbeitet: 168 Stunden
Ergebnis:
Die Mitarbeitende hat 6,3 Überstunden aufgebaut.
Welche Rolle spielt die Sollzeit in der Zeiterfassung?
Die Sollzeit ist ein zentraler Bestandteil moderner Arbeitszeit- und Zeiterfassungssysteme.
Sie dient dazu:
- Arbeitszeiten korrekt zu planen
- Überstunden automatisch zu berechnen
- Zeitsalden zu verwalten
- Transparenz für Mitarbeitende und HR zu schaffen
Digitale Systeme vergleichen automatisch Sollzeit und Istzeit und zeigen Abweichungen in Echtzeit an.
Worauf sollten Arbeitnehmende achten?
Eigene Arbeitszeiten regelmäßig kontrollieren – besonders bei Gleitzeitmodellen
Überstunden dokumentieren – sie ergeben sich immer im Vergleich zur Sollzeit
Dienstpläne prüfen – diese beeinflussen die tatsächliche Sollarbeitszeit
Worauf sollten Unternehmen & HR-Abteilungen achten?
Klare Definition der Sollarbeitszeit im Arbeitsvertrag oder Dienstplan
Transparente Arbeitszeitmodelle – besonders bei Teilzeit und Gleitzeit
Digitale Zeiterfassung einsetzen – sie reduziert Fehler und erleichtert die Verwaltung von Zeitsalden
Warum ist die Sollzeit wichtig?
Für Arbeitnehmende:
→ Transparenz über Arbeitsleistung, Überstunden und Zeitausgleich.Für Unternehmen:
→ Strukturierte Arbeitszeitplanung, korrekte Abrechnung und rechtssichere Dokumentation von Arbeitszeiten.
