Nicht erstattungsfähige Reisekosten

Wer dienstlich unterwegs ist, verursacht Reisekosten – doch nicht jede Ausgabe, die unterwegs anfällt, darf auch über die Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden. Gerade im Jahr 2025, in dem digitale Prozesse und rechtliche Prüfungen zunehmen, ist es umso wichtiger zu wissen, welche Posten erstattungsfähig sind – und welche nicht nicht erstattungsfähige Reisekosten es gibt. Denn falsche Angaben führen nicht nur zu Nachzahlungen, sondern können auch arbeits- und steuerrechtliche Konsequenzen haben.

Gesetzliche Grundlage: Was das Einkommensteuergesetz sagt

Die Basis für jede Abrechnung von Reisekosten bildet in Österreich das Einkommensteuergesetz (EStG) in Verbindung mit den Lohnsteuerrichtlinien. Laut §26 EStG sind nur jene Kosten steuerfrei, die eindeutig betrieblich veranlasst sind und nicht die private Lebensführung berühren.

Grundregel: Nur beruflich veranlasste Kosten sind erstattungsfähig

Einfach ausgedrückt: Alles, was nicht dem Zweck der Dienstreise dient, fällt nicht unter abzugsfähige Reisekosten. Maßgeblich ist dabei, ob die Ausgabe objektiv und ausschließlich durch die dienstliche Tätigkeit notwendig war. Sobald ein privater Anteil vorliegt – sei es bei der Hotelwahl, beim Reiseziel oder bei Zusatzleistungen – entfällt die steuerliche Abzugsfähigkeit.

Übersicht: Diese Kosten werden nicht ersetzt

Verpflegung: Wo Pauschalen enden und Privatausgaben beginnen

Für Mahlzeiten gibt es in Österreich klar definierte Verpflegungspauschalen bzw. Taggelder. Werden allerdings zusätzliche Snacks, alkoholische Getränke oder Essen für Begleitpersonen abgerechnet, handelt es sich nicht um erstattungsfähige Reisekosten. Ebenso muss das Tagesgeld um 15 Euro gekürzt werden, wenn eine Mahlzeit kostenlos bereitgestellt wird.

Übernachtung: Luxushotels, Minibar & Co – was nicht geht

Grundsätzlich dürfen Sie entweder ein pauschales Nächtigungsgeld (derzeit 17 Euro) oder die tatsächlichen Hotelkosten geltend machen. Luxushotels über dem üblichen Preisniveau sind nur dann anerkennbar, wenn sie sachlich gerechtfertigt sind (z. B. Messepreise). Extras wie Minibar, Filme oder Spa-Nutzung gelten steuerlich als nicht erstattungsfähig.

Fahrtkosten: Was bei privaten Umwegen oder Komfortbuchungen gilt

Die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel oder die Abrechnung per Kilometergeld ist nur zulässig, wenn der gewählte Weg und das Transportmittel zweckmäßig sind. Wer Business-Class bucht, ohne dienstliche Notwendigkeit nachzuweisen, oder absichtlich Umwege fährt, riskiert den Verlust der steuerlichen Anerkennung.

Sonderfälle: Trinkgelder, Reisesouvenirs und private Verlängerung

Trinkgelder sind grundsätzlich nur dann abrechnungsfähig, wenn sie üblich und in direktem Zusammenhang mit der Dienstleistung stehen. Reisesouvenirs oder private Urlaubsverlängerungen während einer Dienstreise dürfen hingegen keinesfalls über die digitale Spesenabrechnung oder manuell eingereicht werden.

Was passiert bei falscher Abrechnung? Rechtliche Folgen und Risiken

Unrichtige oder bewusst falsche Reisekostenabrechnungen gelten als Verstoß gegen arbeitsvertragliche und steuerliche Pflichten. Mögliche Konsequenzen:

• Rückforderungen durch das Finanzamt
• Schadenersatzforderungen des Arbeitgebers
• Disziplinarmaßnahmen oder sogar Kündigung

Deshalb lohnt sich ein verantwortungsbewusster Umgang mit allen Einträgen in der dienstreise software.

So hilft digitale Reisekostenabrechnung bei der Abgrenzung

Moderne Tools wie eine automatisierte Reisekostenabrechnung, eine mobile Reiseabrechnung oder eine integrierte Reisekosten App helfen dabei, unzulässige Kosten automatisch auszuschließen. Durch vordefinierte Regeln und Workflows werden nur zulässige Einträge zugelassen – ein Pluspunkt für Rechtssicherheit und Effizienz im cloud Reisekostenmanagement.

Was man lernen sollte, um korrekt und fair abzurechnen

Nicht jede Reiseausgabe lässt sich steuerlich oder betrieblich abrechnen. Wer sich an die gesetzlichen Vorgaben hält, mit gesundem Menschenverstand beurteilt und digitale Hilfsmittel einsetzt, bleibt auf der sicheren Seite. Eine transparente, regelkonforme Reisekostenabrechnung ist nicht nur Pflicht, sondern auch ein Zeichen professioneller Unternehmensführung.

FAQ – Häufige Fragen zu nicht erstattungsfähigen Reisekosten

Welche nicht erstattungsfähige Reisekosten gibt es in Österreich?

Nicht erstattungsfähig sind Ausgaben ohne beruflichen Bezug, z. B. Minibar, Souvenirs, private Umwege, Bußgelder oder alkoholische Getränke.

Darf ich private Ausgaben einreichen?

Nein. Private Anteile dürfen nicht in der Reisekostenabrechnung enthalten sein. Sie müssen separat bezahlt werden.

Was passiert bei falscher Abrechnung von Reisekosten?

Falsche Abrechnungen können zu Rückforderungen, steuerlichen Sanktionen und arbeitsrechtlichen Konsequenzen wie Abmahnung oder Kündigung führen.

Wie kann Software bei der Abrechnung helfen?

Eine digitale Reisekostenabrechnung erkennt unzulässige Posten automatisch, berücksichtigt gesetzliche Vorgaben und reduziert Fehlerquellen deutlich.

Buchen Sie Ihren unverbindlichen Kennenlerntermin

Vereinbaren Sie ganz einfach einen kurzen, unverbindlichen Termin mit uns. In wenigen Minuten zeigen wir Ihnen die Vorteile der Personalwolke Reisekostenabrechnungssoftware und App – und wie Ihr Unternehmen von einer modernen, digitalen Lösung profitieren kann. Wählen Sie unten einen passenden Zeitpunkt aus.