Personenbezogene Daten müssen in der EU gespeichert werden!

Die sichere Speicherung von personenbezogenen Daten ist für Unternehmen in Deutschland und Österreich kein Randthema, sondern eine gesetzliche Pflicht. Besonders im Bereich HR-Software – von Zeiterfassung über Reisekostenabrechnung bis hin zum Personalmanagement – entscheidet der Serverstandort in der EU über Rechtssicherheit, Vertrauen und Zukunftsfähigkeit.

Datenschutz als Muss: Was die DSGVO für Unternehmen in Deutschland und Österreich bedeutet

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt seit 2018 den Umgang mit personenbezogenen Daten in der gesamten EU. Sie schreibt Unternehmen vor, dass Daten nur dann erhoben und gespeichert werden dürfen, wenn dafür eine klare Rechtsgrundlage existiert und höchste Sicherheitsmaßnahmen gewährleistet sind.

Für Unternehmen in Deutschland und Österreich bedeutet das konkret:

• Datenminimierung: Es dürfen nur jene Daten erhoben werden, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.
• Transparenzpflicht: Mitarbeitende müssen jederzeit wissen, welche Daten erhoben und verarbeitet werden.
• Recht auf Löschung: Mitarbeitende können verlangen, dass ihre Daten gelöscht werden, sobald der Zweck erfüllt ist.
• Sicherheitsanforderungen: Daten müssen technisch und organisatorisch so geschützt werden, dass unbefugter Zugriff ausgeschlossen ist.

Verstöße werden nicht nur mit hohen Strafen belegt, sondern können auch den Ruf des Unternehmens dauerhaft schädigen.

Personenbezogene Daten im Fokus – warum gerade HR-Systeme höchste Sicherheit erfordern

Besonders kritisch sind HR-Systeme, weil sie eine große Bandbreite an personenbezogenen Daten bündeln. Während Kundendaten oft „nur“ Kontaktinformationen enthalten, umfassen Personaldaten:

• Lohn- und Gehaltsdaten
• Steuer- und Sozialversicherungsinformationen
• Krankmeldungen, Atteste und Gesundheitsdaten
• Reisedetails und Spesenabrechnungen
• Anwesenheits- und Arbeitszeitdaten

Diese Informationen fallen unter die Kategorie „besonders schützenswerte Daten“. Ein Verlust oder Missbrauch könnte nicht nur finanzielle Schäden nach sich ziehen, sondern auch zu massiven Vertrauensproblemen bei Mitarbeitenden führen.

Serverstandort Europa: Welche Vorteile Unternehmen davon haben

Ein Rechenzentrum EU bietet klare Vorteile:

1. Rechtssicherheit: Die Daten unterliegen den strengen Regelungen der DSGVO.
2. Verlässlichkeit: Europäische Anbieter unterliegen regelmäßigen Prüfungen und Zertifizierungen.
3. Transparenz: Sie können jederzeit nachvollziehen, wo und wie Ihre Daten gespeichert werden.
4. Technische Exzellenz: Viele EU-Rechenzentren sind nach ISO 27001 zertifiziert und bieten hochmoderne Sicherheitsmechanismen.
5. Kürzere Latenzen: Der physische Standort wirkt sich positiv auf die Geschwindigkeit von Zeiterfassung APPs und cloudbasierter Personalsoftware aus.

Was passieren kann, wenn Personen bezogene Daten außerhalb der EU gespeichert werden

Der Serverstandort außerhalb der EU kann gravierende Folgen haben. Besonders Anbieter mit Servern in den USA stehen im Fokus. Durch den Cloud Act können US-Behörden auf Daten zugreifen – selbst dann, wenn sie auf europäischen Servern gespeichert sind, sofern der Anbieter ein US-Unternehmen ist.

Weitere Risiken:

• Geringerer Rechtsschutz: Mitarbeitende können ihre Rechte nach der DSGVO nicht vollständig einfordern.
• Höheres Risiko für Datenlecks: Andere Rechtsräume haben weniger strenge Anforderungen an Verschlüsselung und Backups.
• Compliance-Probleme: Bei Audits können Unternehmen Schwierigkeiten bekommen, ihre Datenschutzmaßnahmen nachzuweisen.

Rechtliche Grundlagen: DSGVO konform arbeiten ohne Risiko

Die DSGVO erlaubt Datentransfers in Drittländer nur, wenn:

• ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt,
• geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln bestehen oder
• ausdrückliche Einwilligungen der betroffenen Personen vorliegen.

Für die USA gibt es seit 2023 zwar das Trans-Atlantic Data Privacy Framework, doch dieses ist umstritten und bietet keine absolute Rechtssicherheit. Unternehmen, die auf Nummer sicher gehen wollen, setzen daher bewusst auf Anbieter mit Serverstandort EU.

Technische Sicherheit: Rechenzentrum in der EU als Garant für Personenbezogene Daten

Neben den gesetzlichen Grundlagen müssen auch technische Maßnahmen berücksichtigt werden. Ein professionelles Rechenzentrum EU bietet:

• redundante Systeme für hohe Ausfallsicherheit,
• regelmäßige Backups,
• Zugriffskontrollen mit Mehr-Faktor-Authentifizierung,
• verschlüsselte Datenübertragungen,
• gesicherte Notfallpläne.

Diese Standards sind für Anbieter in Deutschland und Österreich leichter umzusetzen und nachzuweisen.

Cloud-Anbieter im Vergleich: Warum der Serverstandort ein Ausschlusskriterium sein kann

Viele Unternehmen wählen Softwarelösungen zunächst nach Funktion und Preis. Doch der Serverstandort sollte mindestens ebenso wichtig sein wie die Features. Besonders bei Zeiterfassung, Software Personalverwaltung und Reisekostenabrechnung sind Anbieter mit Servern in Österreich oder Deutschland klar im Vorteil.

Ein Cloud-Anbieter, der seine Daten in der EU speichert, erspart Ihnen aufwendige rechtliche Prüfungen, minimiert Risiken und steigert das Vertrauen der Mitarbeitenden.

Praktische Tipps: So erkennen Sie datenschutzkonforme Software für HR-Prozesse

Um die richtige Entscheidung zu treffen, sollten Sie folgende Fragen stellen:

• Wo befindet sich das Rechenzentrum?
• Ist der Anbieter nach ISO 27001 zertifiziert?
• Gibt es einen ADV-Vertrag nach DSGVO?
• Werden Daten verschlüsselt gespeichert und übertragen?
• Unterstützt die Lösung moderne Tools wie eine Zeiterfassung APP oder cloudbasierte Zeiterfassung?

Checkliste für die Softwareauswahl:

Sicher, effizient und zukunftsorientiert

Die Speicherung von personenbezogene Daten in der EU ist kein Detail, sondern eine Grundvoraussetzung für sicheres und modernes Personalmanagement. Unternehmen in Deutschland und Österreich, die auf Serverstandort EU setzen, sichern sich nicht nur rechtlich ab, sondern stärken auch das Vertrauen ihrer Mitarbeitenden.

Mit einer datenschutzkonformen Zeiterfassung, einer sicheren Reisekostenabrechnung und einer flexiblen Software Personalverwaltung sparen Sie nicht nur Zeit, sondern schützen gleichzeitig Ihre wertvollsten Daten.

FAQ – Häufige Fragen rund um Datenschutz und Serverstandort

Warum ist der Serverstandort für HR-Software so entscheidend?

Weil nur bei einem Rechenzentrum EU die DSGVO uneingeschränkt gilt und höchste Sicherheitsstandards eingehalten werden müssen.

Welche Risiken entstehen, wenn Personenbezogene Daten außerhalb der EU gespeichert werden?

Mögliche Zugriffe durch Behörden, geringerer Rechtsschutz, Probleme bei Audits und erhöhte Risiken für Datenlecks.

Ist es für Unternehmen in Deutschland und Österreich Pflicht, Personenbezogene Daten in der EU zu speichern?

Ja, praktisch gesehen schon. Rein rechtlich erlaubt die DSGVO Datentransfers in Drittländer nur unter sehr strengen Voraussetzungen. Für die meisten Unternehmen ist ein Anbieter mit EU-Servern daher die einzig sichere Wahl.

Welche Daten gelten im HR-Bereich als besonders sensibel?

Gehaltsinformationen, Krankmeldungen, Arbeitszeitnachweise, Abwesenheitsdaten und personenbezogene Stammdaten.

Wie erkenne ich eine datenschutzkonforme Software?

Achten Sie auf den Serverstandort EU, Zertifizierungen (z. B. ISO 27001), transparente Kommunikation und die Möglichkeit, einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag abzuschließen.