Einfach reisen, gesetzeskonform abrechnen
Reisekostenabrechnung in Deutschland – digital & schnell
Personalwolke Travel ist eine der führenden modularen Lösungen für moderne und gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung in Deutschland. Unsere Reisekostenabrechnungssoftware ist spezialisiert auf die aktuellen gesetzlichen Anforderungen und unterstützt Sie bei der schnellen, digitalen und effizienten Abrechnung aller Geschäftsreisen, Spesen, Fahrtkosten und Tagespauschalen – weltweit einsetzbar, für Unternehmen jeder Größe.
Personalwolke Travel ist eine der führenden modularen Lösungen für moderne und gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung in Deutschland. Unsere Reisekostenabrechnungssoftware ist spezialisiert auf die aktuellen gesetzlichen Anforderungen und unterstützt Sie bei der schnellen, digitalen und effizienten Abrechnung aller Geschäftsreisen, Spesen, Fahrtkosten und Tagespauschalen.
50.000+ Endnutzer ⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️
vertrauen auf Personalwolke
Modernes, automatisiertes Reisekostenmanagement nach deutschem Recht
Mit unserer Cloudlösung digitalisieren und automatisieren Sie Ihr gesamtes Reisekostenmanagement – von der Antragstellung über die digitale Belegerfassung bis zur automatischen Abrechnung gemäß deutschem Reisekostenrecht. Manuelle Fehler, aufwendige Prüfungen und Papierbelege gehören der Vergangenheit an. Sie profitieren von maximaler Sicherheit, nahtloser Integration in Ihre bestehenden Systeme und einer schnellen, transparenten Abrechnung.
- 100% digitale und gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung
- Integration und Abrechnung digitaler Belege in Echtzeit
- Outlook-Kalender Synchronisation für perfekte Organisation
- Mobile Reisekostenabrechnung – jederzeit und überall per App
Digitalisieren der Prozesse
Personalwolke bietet Ihnen sinnvoll vordefinierte Standardprozesse für Ihr Reisekostenmanagement. Auf Wunsch können diese exakt auf Ihre Reiserichtlinien oder spezielle Genehmigungsabläufe angepasst werden. 100% kompatibel mit Ihrem System durch anpassbare Schnittstellen.
DE und International
Personalwolke unterstützt auch internationale Unternehmensstrukturen mit vordefinierten Länderstandards: gesetzliche Vorgaben werden einfach und übersichtlich abgebildet. Unsere cloudbasierte Lösung verbindet Teams und transportiert Informationen an die richtige Stelle.
All-In-One Mitarbeiter-portal
Die Personalwolke bietet für alle Mitarbeitenden ein integriertes Portal. Aktuelle und geplante Abwesenheiten und Dienstreisen sind ersichtlich. Nutzen Sie Ihre Zeit für strategische Entscheidungen, nicht für Administration.
Höchste Sicherheits-standards
Sicherheit wird bei uns groß geschrieben. Unsere HR Lösung entspricht höchsten Datenschutzstandards und ist selbstverständlich DSGVO-konform. Viele Sicherheitsfeatures sorgen dafür, dass Ihre Daten sicher bleiben.
Nahtlose Integration: Reisekostenabrechnung und Buchhaltung verknüpfen
Personalwolke vereinfacht die Reisekostenabrechnung für Ihre Geschäftsreisen, indem alle Prozesse – von der Planung über die Abrechnung bis zur Auszahlung – in einer Lösung gebündelt werden. Dank moderner Schnittstellen integrieren Sie Personalwolke direkt in Ihre Lohn– und Gehaltsabrechnungsprogramme, Buchhaltungssoftware und HR-Systeme. Mobiler Zugriff und digitale Belegerfassung sorgen für eine effiziente, papierlose Abwicklung.
- Mobiler Zugriff und digitale Belegerfassung für alle Mitarbeitenden
- Nahtlose Integration in Lohn-, Gehalts- und Buchhaltungssysteme
- Transparente Abrechnung und zentrale Datenverwaltung
Transparente Prozesse und Echtzeit-Übersicht für Ihre Reisekostenabrechnung
Mit unserer HR-Software behalten Sie jederzeit den Überblick: Dienstreisen lassen sich auf allen Endgeräten einfach beantragen, verwalten und abrechnen. Mitarbeitende sehen in Echtzeit den Status im Genehmigungsprozess und die Auszahlung ihrer Reisekosten.
Über die Schnittstelle zur Buchhaltung sind schnelle, automatisierte Auszahlungen möglich.
Die HR Software, die mitwächst.
Personalwolke ist die moderne und modular erweiterbare HR Software. Wir wachsen mit Ihren Anforderungen mit. Fügen Sie unserer Software jederzeit neue Module hinzu, um Ihre HR-Prozesse zu optimieren und perfekt an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Wir informieren Sie gerne in einem unverbindlichen Beratungsgespräch.
Personalwolke Time
- Standortunabhängig und einfach
- Vorbereitende Lohnabrechnung
- Detaillierte Reports
- Digitaler Genehmigungsprozess
Personalwolke Travel
- Digitale Reisekostenabrechnung
- Belege direkt hochladen
- Automatische Spesenberechnung
- Lohnverrechnungsanbindung
Personalwolke Project Time
- Live Buchungen von Projektzeiten
- Gegenüberstellung von Projekt- & Arbeitszeiten
- Abrechnung von verrechenbaren Dienstleistungen
- Umfangreiche Reports
Personalwolke HR-Expert
- Digitale Personalakte
- Personalverwaltung
- Dashboard & Reports
- Digitaler Lohnzettel & Gehaltsreporting
FAQ´s
Brauche ich IT-Kenntnisse für die Einrichtung & Betreuung der Personalwolke?
Nein. Unsere erfahrenen Experten stehen Ihnen sowohl bei der Einrichtungsphase, als auch bei anfallenden Fragen mit Rat und Tat zur Seite.
Was muss ich für Personalwolke installieren?
Ist es möglich ausschließlich das Modul Reisekostenabrechnung zu verwenden?
Ist das System DSGVO konform?
Für wie viele Mitarbeitenden ist die Personalwolke geeignet?
Können meine Daten aus einem Fremdsystem in die Personalwolke importiert werden?
Gibt es die Möglichkeiten Dienstreisen mobil zu erfassen?
Faire Preise für jede Unternehmensgröße
Travel
ab
€ 4,64
pro User
/ Monat
- angepasst an Ihre Richtlinien
- jederzeit modular erweiterbar
- Attraktive Rabatte bei der Verwendung mehrer Module
- Inkl. Beratung & Implementierung von HR-Experten
- 36 Monate Bindung (flexibel auf Anfrage)
- Preis für Unternehmensgröße: 76-100
Preis jetzt anfragen
Bitte beantworten Sie folgende Fragen, sodass wir für Sie ein passendes Angebot erstellen können.
Das sagen unsere Kunden:
Personalwolke Travel Features
Travel
+ Time
+ Project Time
+ HR-Expert
Employee Self Service:
Reiseantrag
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Reiseabrechnung Inland
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Reiseabrechnung Ausland
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Belegerfassung per Smartphone
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Google Maps Integration KM-Geld
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Google Maps Integration Start / Ziel-Ort
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Kosten / Ressourcen-abhängige Workflows
optional
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Unterscheidung steuerfrei / steuerpflichtig
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Diätenberechnung nach Kollektiv-/ Tarifvertrag
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Berechnung von kundenspezifischen Pauschalen
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Vorschuß
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Taggeldabzüge Mahlzeiten
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Kundenspezifische Genehmigungs-workflows
optional
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Zuordnung Reise zu Kostenstelle & Auswertung
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Abwesenheit bei Reiseantrag in Zeiterfassung
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Erfassung Reisezeiten
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Zuordnung Projekt aus Projektzeit
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optional
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Workflow für A1 Bescheinigung
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optional
Manager Self Service:
Auswertung Reisekosten
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Freigabe Reiseanträge / Abrechnungen
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–
Kundenspezifische Reports
optional
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Excel-Reports
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PDF-Export
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–
automatischer Reportversand per Mail
optional
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–
Admin-Reports
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Administration:
Mitteilungssystem
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Mitarbeiter-stammdaten
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Berechtigungs-management
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Webservices(API)
optional
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Schnittstelle Lohn/Gehalt
optional
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–
Schnittstelle Buchhaltung
optional
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automatisierter Import von Stammdaten
optional
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–
Single Sign On
optional
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2 Faktor Authentifizierung (Google Authenticator)
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Outlook Kalender-Sync
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optional
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–
Out-Of-Office automatisch aktivieren
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optional
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–
Datawarehouse / Reporting Modul
optional
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Support per Chat
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–
Support per Email / Service Desk / Telefon
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–
kostenlose Webseminare für Bestandskunden
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Automatischer Export Belege in Personalakte
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optional
Automatischer Beleg Export für Fremdsysteme
optional
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Digitale Reisekostenabrechnung nach deutschem Steuerrecht
Mit Personalwolke setzen Sie auf eine digitale Reisekostenabrechnung, die speziell an die Anforderungen des deutschen Steuerrechts angepasst ist.
Sämtliche Pauschalen, steuerlichen Vorgaben und gesetzlichen Nachweispflichten werden automatisch berücksichtigt, sodass Ihre Dienstreisen und Spesenabrechnungen jederzeit korrekt, prüfsicher und gesetzeskonform abgewickelt werden. Das sorgt für maximale Sicherheit und Entlastung im Arbeitsalltag.
Automatisierte Spesen- und Diätenabrechnung für Dienstreisen
Vergessen Sie manuelle Berechnungen: Die automatisierte Spesenabrechnung und Diätenabrechnung von Personalwolke übernimmt sämtliche Kalkulationen rund um Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und sonstige Spesen.
Alle Beträge werden nach aktuellem deutschen Reisekostenrecht tagesgenau berechnet und digital dokumentiert – für eine lückenlose, schnelle und fehlerfreie Abwicklung Ihrer Dienstreisen.
Mobile Reisekostenabrechnung – Belege unterwegs erfassen
Ob im Zug, am Flughafen oder beim Kundentermin: Mit der mobilen Reisekostenabrechnung per App erfassen Sie alle Belege, Spesen und Fahrtkosten direkt unterwegs.
Digitale Beleg-Uploads, automatische Zuordnung zu Ihren Reisen und eine intuitive Benutzeroberfläche machen die Verwaltung Ihrer Reisekosten flexibel, transparent und papierlos – jederzeit und überall.
Sichere und GoBD-konforme Verwaltung Ihrer Reisedaten
Datensicherheit und gesetzeskonforme Archivierung stehen bei der elektronischen Reisekostenabrechnung mit Personalwolke im Fokus.
Ihre Reisedaten werden verschlüsselt gespeichert, alle Prozesse sind GoBD-konform und erfüllen höchste Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und Integrität. So behalten Sie die Kontrolle und erfüllen alle rechtlichen Vorgaben – vom ersten Beleg bis zur digitalen Archivierung.
Nahtlose Integration mit Ihrer Buchhaltungs- und HR-Software
Mit Personalwolke profitieren Sie von einer nahtlosen Integration der Reisekostenabrechnung in Ihre bestehende Buchhaltungs- und HR-Software. Alle relevanten Reisedaten, Spesen und Abrechnungen werden automatisiert übertragen und stehen für Lohnbuchhaltung, Gehaltsabrechnung und Reporting ohne Medienbruch zur Verfügung. Das beschleunigt die Prozesse, vermeidet Fehler und schafft einen durchgängigen, digitalen Workflow für Ihr Unternehmen.
Vorteile der papierlosen Reisekostenabrechnung für Unternehmen
Die papierlose Reisekostenabrechnung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile: Sie minimieren Verwaltungsaufwand, reduzieren Kosten und ermöglichen eine schnelle, fehlerfreie Abwicklung aller Dienstreisen.
Digitale Belege und automatisierte Workflows sorgen für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit, während Sie gleichzeitig umweltfreundlich und ressourcenschonend arbeiten – ein klarer Gewinn für moderne Unternehmen jeder Größe.
Transparente Auswertungen und Echtzeit-Reports zu Reisekosten
Mit Personalwolke erhalten Sie transparente Auswertungen und Echtzeit-Reports über alle Ihre Reisekosten, Spesen und Diäten.
Interaktive Dashboards und individuell konfigurierbare Berichte bieten wertvolle Einblicke in Ausgaben, Abrechnungsstatus und Budgetnutzung – sowohl für Mitarbeitende als auch für das Management. So behalten Sie jederzeit den Überblick und können fundierte Entscheidungen treffen.
Reisekostenabrechnung Software kostenlos testen – 30 Tage unverbindlich
Testen Sie Personalwolke 30 Tage lang kostenlos und überzeugen Sie sich von den Vorteilen der digitalen Reisekostenabrechnung für Ihr Unternehmen.
Erleben Sie, wie einfach und effizient das Erfassen, Verwalten und Abrechnen von Dienstreisen sein kann – von der mobilen Belegerfassung bis zur automatischen Schnittstelle in Ihr Buchhaltungssystem. Starten Sie jetzt unverbindlich in die papierlose Zukunft Ihrer Reisekostenverwaltung!
Sie möchten mehr zum Reisekostenmanagement mit Personalwolke erfahren?
Häufig gestellte Fragen zur Reisekostenabrechnung
Was gehört alles zu einer Reisekostenabrechnung in Deutschland?
Eine vollständige Reisekostenabrechnung in Deutschland umfasst Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen (Tagesdiäten), Nebenkosten und Spesen, die während einer Dienstreise entstehen und steuerlich geltend gemacht werden können.
Wie lange dauert die Bearbeitung einer digitalen Reisekostenabrechnung?
Eine digitale Reisekostenabrechnung mit Personalwolke wird in Echtzeit bearbeitet und ermöglicht somit deutlich kürzere Bearbeitungszeiten. Je nach internen Genehmigungsprozessen sind Auszahlungen und Erstattungen oft schon innerhalb weniger Tage möglich.
Welche gesetzlichen Anforderungen gibt es für die Reisekostenabrechnung in Deutschland?
In Deutschland gibt es klare gesetzliche Vorgaben, die eine Reisekostenabrechnung erfüllen muss – darunter exakte Dokumentation der Reisedaten, Einhaltung der Tagespauschalen (Diäten), korrekte Belegführung sowie Prüfung und Freigabe durch den Arbeitgeber.
Was versteht man unter aktiver und passiver Reisezeit?
Die aktive Reisezeit bezeichnet die Dienstzeit, in der Mitarbeitende tatsächlich arbeiten, etwa Meetings, Kundenbesuche oder Fahrzeiten. Die passive Reisezeit umfasst Zeiten ohne aktive Tätigkeit, beispielsweise Wartezeiten am Flughafen oder im Zug. Beide müssen je nach Unternehmen und Tarifvertrag unterschiedlich vergütet werden.
Wie unterscheidet sich die digitale von der elektronischen Reisekostenabrechnung?
Während eine digitale Reisekostenabrechnung allgemein alle papierlosen und online durchgeführten Prozesse bezeichnet, meint die elektronische Reisekostenabrechnung speziell den automatisierten und softwaregestützten Ablauf, bei dem Belege digitalisiert und automatisch verarbeitet werden.
Müssen Originalbelege bei digitaler Reisekostenabrechnung aufbewahrt werden?
Nein, bei einer digitalen und papierlosen Reisekostenabrechnung mit Personalwolke entfällt das Aufbewahren der Originalbelege in Papierform. Digitale Belege reichen als Nachweis, sofern die Abläufe den Anforderungen der Finanzverwaltung (GoBD-konform) entsprechen.
Können Mitarbeitende ihre Reisekosten auch unterwegs abrechnen?
Ja, mit der mobilen Reisekostenabrechnung App von Personalwolke können Mitarbeitende ihre Reisekosten, Belege und Spesen jederzeit und überall erfassen, hochladen und digital zur Abrechnung einreichen – bequem per Smartphone oder Tablet.
Was passiert bei falschen oder fehlerhaften Reisekostenabrechnungen?
Personalwolke minimiert Fehler durch automatische Prüfmechanismen. Sollte dennoch ein Fehler auftreten, informiert das System automatisch den zuständigen Mitarbeitenden oder Vorgesetzten, sodass Korrekturen schnell und unkompliziert durchgeführt werden können.
Gibt es Besonderheiten bei Reisekostenabrechnungen für Auslandsreisen?
Ja, bei Auslandsreisen gelten je nach Zielland unterschiedliche Tagesdiäten (Auslandsdiäten). Personalwolke berücksichtigt automatisch die jeweiligen länderspezifischen Pauschalen, sodass die korrekte Abrechnung und Erstattung gewährleistet ist.
Wie lange dauert die Einführung einer digitalen Reisekostenabrechnung?
Die Einführung einer digitalen Reisekostenabrechnung wie Personalwolke dauert in der Regel nur wenige Tage bis Wochen – je nach Unternehmensgröße und Umfang der Integration in bestehende HR- und Buchhaltungssysteme. Eine schnelle und reibungslose Implementierung ist dabei gewährleistet.
