Rollen- & Gruppensysteme

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Ein wichtiger und wesentlicher Bestandteil unserer HR-Software ist das rollenbasierte Berechtigungskonzept. Mit diesem können Benutzerrollen und Zugriffsrechte individuell festgelegt werden. Personalwolke bietet in diesem Zusammenhang (vordefinierte) Rollen = Standardberechtigungen als auch benutzerdefinierte Berechtigungsgruppen an.

Rollen

Eine Rolle beschreibt eine bestimmte Funktion, die eine Person innerhalb eines Unternehmens hat (z.B.: Vorgesetzter, Personal). Rollen werden bestimmten Personen zugeteilt, damit sie Anträge genehmigen oder ablehnen können.

Personalwolke bietet für diesen Bereich bereits vordefinierte Rollen:

  • Vorgesetzter
        • In vielen Unternehmen ist die direkte Führungskraft für die Genehmigung von Anträgen (zum Beispiel: Urlaub, Arzt, Zeitausgleich uvm.) verantwortlich. Diese Art von Rolle nennen wir Vorgesetzter.
        • Damit man nicht jedem Mitarbeiter einzeln seinen Vorgesetzten zuweisen muss, kann man dies auf Abteilungsebene definieren.
  • Personal
        • Bei manchen Anträgen (z.B. Sonderurlaube, Pflegefreistellungen) benötigt man zusätzlich zum Vorgesetzten auch die Genehmigung der Personalabteilung, dafür ist die Rolle “Personal” gedacht.
        • Meistens sind Mitarbeiter in der Personalabteilung entweder für das gesamte Unternehmen oder für größere Bereiche zuständig. Dies kann auch dementsprechend in der Personalwolke abgebildet werden.
        • Es können diverse Auswertungen/Statistiken (Kranktage, Urlaube, Anwesenheit, etc.) erstellt werden.
  • Reisekostenprüfung
        • Verwenden Sie unser Modul Personalwolke Travel, können Reisekostenabrechnung zusätzlich von der Rolle “Reisekostenprüfung” kontrolliert werden. Dies kann entweder ein interner Mitarbeiter, aber auch eine externer Beauftragter sein.
        • Prüft die vom Mitarbeiter eingereichten Reisekosten und kann diese genehmigen oder ablehnen

Rollen, die je nach Bedarf hinzugefügt werden können:

  • Geschäftsführung / Vorstand
  • 2.ter Vorgesetzter
  • Betriebsrat
  • Datenschutzbeauftragter
Die Funktionen der Rollen in der Personalwolke
  • Jeder Antrag in der Personalwolke hat einen vorkonfigurierten Genehmigungsprozess, der auf Rollen basiert (zum Beispiel geht der Urlaubsantrag immer an die Rolle “Vorgesetzter”).
  • Durch unser intelligentes Berechtigungskonzept können Sie selbst Ihre Mitarbeiter mit diversen Rollen verknüpfen (zum Beispiel: Herr Müller ist Vorgesetzter der Abteilung Einkauf und genehmigt damit alle Urlaubsanträge der Mitarbeiter im Einkauf).

Die Rollenverteilung erfolgt entweder über die Rolle selbst, über das Personenstammblatt oder über eine Gruppe.

Gruppen

In der Personalwolke wird zwischen zwei verschiedenen Gruppen unterschieden: Organigrammgruppen und Lose Gruppen.

Organigrammgruppen (Abteilungen)

Die Organigrammgruppen spiegeln die Struktur Ihres Unternehmens wieder und gibt Auskunft darüber in welcher Abteilung Ihre Mitarbeiter arbeiten. Jeder Mitarbeiter wird seiner Organigrammgruppe (zum Beispiel: Einkauf, Verkauf, Marketing uvm.) zugeordnet.

In der Personalwolke können Rollen direkt mit Gruppen verknüpft werden. Fängt ein neuer Mitarbeiter bei Ihnen an, müssen Sie ihn nur mehr der richtigen Gruppe zuweisen. Dadurch steht automatisch die Hierarchie und somit der Genehmigungsworkflow fest.

Das Organigramm wird im Zuge der Einrichtung von Ihrem Projektleiter angelegt.

Lose Gruppen

Lose Gruppen dienen in der Personalwolke dazu, Berechtigungen zu bestimmten Aktionen/Funktionen zu gewähren.

In unserem Standard gibt es in der Personalwolke pro Modul drei lose Gruppen:

  • User-Gruppe
  • Manager-Gruppe
  • Admin-Gruppe

An der Admin Gruppe selbst hängen vordefinierte Aktionen, zum Beispiel der Korrektur Client. Dieser wird verwendet, um Zeitbuchungen der Mitarbeiter zu bearbeiten.

Fügen Sie einen Mitarbeiter in die Admin Gruppe hinzu, erhält dieser damit Zugriff auf den Korrektur Client.

Reichen die im Standard angelegten losen Gruppen nicht aus, können neue lose Gruppen (zum Beispiel für Rufbereitschaften, Mailversand, uvm.) erstellt werden.

Vorteile von rollenbasierten Berechtigungskonzepten

  • In der Personalwolke können Sie die Zuweisungen der Rollen und Gruppen selbst verwalten, dies sorgt für mehr Flexibilität.
  • Komplexe Berechtigungskonzepte können in der Personalwolke abgebildet/verwaltet  werden.
  • Stellvertreterfunktion, im Falle von Urlaub oder anderen Abwesenheiten, können Sie einen Stellvertreter auswählen, der Ihren Genehmigungsworkflow vorübergehend übernimmt.
  • Eine Mehrfachzuweisung auf Gruppen- oder Mandantenebene ist möglich.
  • Rollen oder Gruppen können an Ihre Anforderungen angepasst/erweitert werden.

Wir helfen Ihnen, mit unserer Erfahrung, die Vorteile der Personalwolke optimal zu nutzen.