Customizing – Individuelle HR-Software nach Maß

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Alles andere als Software von der Stange

Seit mehr als 20 Jahren beschäftigen wir uns mit den Themen rund um das Personalwesen. Aus diesem Grund wissen wir auch, dass Personalprozesse komplex sein können. Gehen nun Unternehmen den Weg der Digitalisierung und entscheiden sich diese für eine digitale HR-Software, ist es genau unsere Aufgabe diese bestehenden Prozesse digital und einfach darzustellen. 

Im folgenden Interview erklärt unser Produktexperte John Bauer wie Personalwolke an die Kundenbedürfnisse angepasst werden kann und welche Möglichkeiten es dafür gibt.

Personalwolke als Individuelle HR-Software nach Maß – was bedeutet das?

John Bauer: In der Personalwolke gibt es einen klar definierten Standard (Leistungsumfang). Darüber hinaus gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Personalwolke stärker an die Anforderungen des Kunden anzupassen. Da diese Anpassungen sehr stark variieren können und nicht standardisierbar sind, nennen wir sie Customizing.

Was sind die beliebtesten Customizing Funktionen? 

John Bauer:

Reports:

In unserer Cloud-Software stehen eine Vielzahl von Reports standardmäßig zur Verfügung. Nach individuellen Wünschen können bestehende Reports angepasst oder neue Reports eingerichtet werden. Darüber hinaus kann konfiguriert werden, dass Reports automatisiert per E-Mail an bestimmte Personen versendet werden.

Gehen wir in einem Beispiel (konkret: Mitarbeiter-Projektzeiten) näher darauf ein: mit einem Customizing kann eingestellt werden, dass Mitarbeiter Ihre Projektzeiten einmal pro Woche per E-Mail erhalten. Zudem kann auch der E-Mail Text frei definiert und zusätzliche Hinweise oder Fristen zur Abgabe von Projektzeiten hinzugefügt werden. Des Weiteren kann eingestellt werden, das Vorgesetzte einer Abteilung automatisiert Reports über die Projektzeiten der gesamten Abteilung erhalten. Dies bringt den Vorteil, dass Abweichungen und/oder Unregelmäßigkeiten schneller abgelesen werden können. 

 

Unregelmäßigkeiten in der Zeiterfassung:

Die Personalwolke prüft jeden Abend, ob Unregelmäßigkeiten in den Arbeitszeitbuchungen erkennbar sind. Beispiele hierfür sind: Fehlt unentschuldigt, Überschreiten der Höchstarbeitszeit, Arbeit außer Rahmen uvm.

Liegt eine Unregelmäßigkeit vor, kann eine E-Mail inkl. einem Antrag an den betroffenen Mitarbeiter versendet werden.
Beispiel: Ein Unternehmen hat eine definierte Höchstarbeitszeit von 10 h. Der Mitarbeiter Rudi Renner arbeitet auf Grund eines Serverausfalls 11 h. Am nächsten Morgen findet Rudi Renner in seinem Postfach eine neue E-Mail mit dem Hinweis, dass in der Personalwolke eine offene Aufgabe für ihn liegt. In den offenen Aufgaben sieht er nun die Mitteilung, dass er seine Höchstarbeitszeit verletzt hat und findet zusätzlich einen Antrag. Öffnet Rudi den Antrag, sieht er, dass der gestrige Tag bereits ausgewählt ist und er nur mehr den Grund für die Überschreitung eingeben muss. Nachdem der Antrag abgeschickt wurde, gelangt dieser zu seinem Vorgesetzten, der ihn nun genehmigen kann.

 

Anträge & Genehmigungs- und Freigabeworkflows:

Standardgemäß gibt es in der Personalwolke zwei Arten von Genehmigungsworkflows: seriell und parallel.

Eine serieller Genehmigungsworkflow beinhaltet mehrere Rollen/Instanzen die nacheinander in diesem Fall einen Antrag (Zeitausgleich) genehmigen müssen.

 

Bei einem parallelen Genehmigungsworkflow wird ein Antrag (Sonderurlaubsantrag) gleichzeitig an zwei Rolleninhaber einer Rolle (z.B.: Vorgesetzter) gesendet. Ganz nach dem Prinzip „first come – first serve“ gilt der Antrag als genehmigt/abgelehnt, wenn einer der beiden Rolleninhaber diesen freigibt oder ablehnt.

Wie in der nachstehenden Grafik ersichtlich, können im Rahmen eines Customizings neue Rollen/Instanzen hinzugefügt oder die Reihenfolge geändert werden. Zusätzlich kann auch der Informationsworkflow angepasst werden. In einem Informationsworkflow wird festgelegt, welche Person über eine Genehmigung/Ablehnung eines Antrags informiert wird. Werden wie in Grafik “PARALLEL customized” zwei Personalverantwortliche definiert, wird der Antrag gleichzeitig und automatisiert zur Sichtung an beide Rollen versendet, verschwindet aber aus den offenen Aufgaben sobald eine der beiden Rollen den Antrag gesichtet hat.

Weitere Felder die Sie bei Anträgen nach Ihren Wünschen anpassen können:

1. In diesem Feld kann definiert werden, dass Mitarbeiter auch für Kollegen eine Krankmeldung einreichen dürfen
       z.B.: Rudi Renner darf eine Krankmeldung für Cloudia Rosso stellen
2. Hier kann die Validierungsdauer festgelegt werden z.B.: Anträge dürfen nur 1 Monat im Nachhinein gestellt werden
3. Customizing ob Bemerkungsfeld ein Pflichtfeld sein soll
4. Customizing ob Anhänge ein Pflichtfeld sein sollen
5. Customizing von individuellen Hilfetexten

Abschließend, wie kann ein Customizing in Anspruch genommen werden?

John Bauer:

Bestandskunden haben die Möglichkeit, sich direkt bei ihrem Personalwolke Ansprechpartner zu melden.

 

Interessenten haben die Möglichkeit, vorab Ihre Anforderungen im Rahmen eines Beratungsgesprächs mit uns abzustimmen. Auf Basis dieses Gesprächs können wir den Customizing Aufwand abschätzen und anbieten.

Wir helfen Ihnen, mit unserer Erfahrung, die Vorteile der Personalwolke optimal zu nutzen.