Gruppenverwaltung

Ein Gruppe (Abteilung, Team, ...) erlaubt die Zusammenfassung von mehreren Personen.
Diese Gruppen können in einer hierarchischen Ordnung zueinander stehen (hierarchische Aufbauorganisation). Ihre Beziehungen zueinander werden beispielsweise durch die Bestimmung einer "obersten Gruppe in Struktur" bzw. einer übergeordneten oder untergeordneten Gruppe geregelt.
Wird eine übergeordnete Gruppe selektiert, so erscheinen alle anderen Gruppen im Organigramm dieser Gruppe untergeordnet. Eine übergeordnete Gruppe kann mehrere Untergruppen unter sich haben.
Die Gruppen können jedoch auch absolut unabhängig zueinander sein, wenn man als Organisationsstruktur eine lose Gruppe / Projektgruppe selektiert. So können Mitarbeiter, welche an bestimmten Projekten zusammenarbeiten sollen, in einer solchen Gruppe zusammengefasst werden.

Die Zuordnung von Mitarbeitern zu einer Gruppe kann im voraus geplant werden, indem man das Datum der Gültigkeit des jeweiligen Mitarbeiters in einer Gruppe bestimmt. So kann beispielsweise geplant werden, dass ein Mitarbeiter, welcher der Gruppe A zugeteilt ist, ab einem bestimmten Datum (gültig von - bis) zu einer anderen Gruppe (Gruppe B) zugeteilt werden soll.

Die Mitarbeiter können jeweils nur einer hierarchischen Gruppe zugeteilt werden, jedoch mehreren losen Gruppen oder Projektgruppen, Kostenstellen.

Den jeweiligen Gruppen können Aktionsberechtigungen zugeordnet werden, oder aber auch bestimmte Rollen. Alle Mitarbeiter dieser Gruppe verfügen dann über diese Aktionsberechtigung, bzw. sind Inhaber der zugeordneten Rolle(n).

Wird im Unternehmen ein Zeitwirtschaftssystem verwendet, werden die Gruppendaten meist aus diesem importiert. Hierzu bedient man sich der Hilfe von Konnektoren, die eine Synchronisation bzw. einen Abgleich  zwischen dem Zeitwirtschaftssystem und Webdesk durchführen. Die Synchronisation der Daten erfolgt automatisch mit Hilfe eines eigenen Jobs. Bei etwaigen Änderungen der Gruppendaten im Zeitwirtschaftssystem, werden diese (abhängig von der Job-Parametrierung) mit den vorhandenen Gruppendaten im Webdesk abgeglichen und gegebenfalls angepasst.
Nähere Informationen zu diesem Thema finden sich unter Systemeinstellungen - siehe Konnektoren oder Jobs.