Vergleichsreport

Allgemeines

Mit diesem Job ist es möglich, eine Aufgabe automatisch einem anderen Bearbeiter zuzuordnen, wenn diese zu lange nicht bearbeitet wurde.

Anwendungsgebiete

Das klassiche Anwendungsgebiet ist, wenn der aktuell zugewiesene der Aufgabe, momentan auf Urlaub ist und somit die Aufgabe nicht bearbeiten kann.

Abwesenheitsstrategie

Ob ein Mitarbeiter momentan abwesend ist oder nicht, wird durch die gewählte Abwesenheitsstrategie evaluiert, wobei es hier 2 verschiedene Varianten gibt:

• TaPersonAbsenceResolver
• WfPersonAbsenceResolver

Grundsätzliche lesen beide Strategien die erfolgten Zeitbuchungen des aktuellen Bearbeiters im Zeitraum von X Tagen in die Vergangenheit. Die Interpretation, ob der User dabei als abwesend gilt oder nicht, obliegt der Strategie.

TaPersonAbsenceResolver

Diese Strategie geht davon aus, dass eine Person nur dann als abwesend gilt, wenn diese im Beobachtungszeitraum (X Tage in die Vergangenheit), weder im Büro noch im Home-Office oder in Form einer Dienstreise oder mobile Working eingebucht war. Das entsprechende Kriterium stellt hierbei dar, ob eine Buchung mit einem "produktiven" Fehlgrund oder eine reine Anwesenheitsbuchung im Beobachtungszeitraum existiert. Nur wenn keine solche existiert, gilt die Person als abwesend.

WfPersonAbsenceResolver

Diese Strategie verändert die Strategie um festzustellen, ob eine Person als abwesend zu klassifizieren ist. Bei dieser Strategie wird ausschliesslich der aktuelle Tag geprüft auf diesem muss die Person muss zumindest eine Abwesenheitsbuchung (ganztägig, oder untertägig) aufweisen, welche einen Fehlgrund  verwendet, der Vertreter "aktiviert". Diese Fehlgründe können am Mandanten oder im Systemparameter WfOptions.absenceCodesActivatingDeputy definiert werden. Zusätzlich darf an diesem Tag kein Anwesenheits- oder produktive Fehlgrundbuchung vorhanden sein.

Es reicht nicht, dass keine Buchungen existieren. Damit sollen Negativzeiterfasser, welche nur Abwesenheiten aufzeichnen, ebenso erfasst werden können.

Um zu verhindern, dass eine Aktivität - auf Grund zu langer Inaktivität - mehrmals neu zugewiesen wird, wird in der Prozessinstanz eine boolsche Workflow-Variable gepflegt, die beim erstmaligen neu zuweisen auf true gesetzt wird. Bei späteren versuchten Neuzuweisungen, wird dann immer zuerst das Flag geprüft, ob schon eine Neuzuweisung erfolgt ist, oder nicht.

Für jede in der Prozessdefinition verwendete Rolle, werden folgende Workflow-Variablen vom Typ Boolean erwartet:

1. reassignedTo<roleName>
2. reassignedToSpecificRole_<roleName>

Im ersten Fall geht es darum, die automatische Weiterleitung an den zuständigen Rolleninhaber des aktuellen (nicht verfügbaren) Rolleninhabers zu finden (z.b. den Vorgesetzten des Vorgesetzten) und dann diese Neu-Zuweisung in der Variable zu dokumentieren.Im zweiten Fall geht es darum, die automatische Weiterleitung an einen zuständigen Rolleninhaber für eine andere Rolle zu dokumentieren.

Die mehrfache Neuzuweisung einer unbearbeiteten Aktivität durch diesen Job bedarf der Existenz der oben definierten Workflow-Variablen im Prozess. Ab Version 4.13.0 werden diese beim Speichern von simplen Prozess-Definitionen automatisch angelegt. Früher angelegt Prozessdefinitionen müssen neue abgespeichert werden, damit diese angelegt werden. Prozessinstanzen von in der Vergangenheit angelegten Prozessdefinitionen haben diese Flags nicht.

Jobkonfiguration

• TaPersonAbsenceResolver
• WfPersonAbsenceResolver

Zweck

Der Job reassignPerformerAfterXDaysOfInactivity weist offene Workflow-Aktivitäten nach einer konfigurierten Inaktivitätsdauer einem neuen Bearbeiter zu. Der Job ist im mitgelieferten Descriptor aktiv und konfigurierbar.

Auswahl inaktiver Aktivitäten

Verarbeitet werden offene, laufende Prozessinstanzen der ausgewählten Prozessdefinitionen. Berücksichtigt werden offene Aktivitäten mit der ausgewählten Rollen-Teilnehmer-ID, deren letzter Zustandszeitpunkt mindestens die konfigurierte Anzahl von Tagen zurückliegt.

Ist keine relevante Rolle konfiguriert, beendet der Job den Lauf ohne Neuzuweisungen. Kann kein neuer Bearbeiter gefunden werden, wird die Aktivität protokolliert und nicht geändert.

Abwesenheitsprüfung

Mit Auf Abwesenheit des Ausführenden prüfen wird die Neuzuweisung zusätzlich vom gewählten Abwesenheitsauflöser abhängig gemacht. Bei genau einem möglichen Bearbeiter wird nur neu zugewiesen, wenn dieser seit der konfigurierten Dauer abwesend ist. Bei mehreren möglichen Bearbeitern führt die aktivierte Abwesenheitsprüfung nicht zu einer Neuzuweisung.

• TaPersonAbsenceResolver: Prüft den konfigurierten Zeitraum anhand der TA-Buchungen. Eine produktive Buchung oder ein produktiver Abwesenheitsgrund gilt als Anwesenheit.
• WfPersonAbsenceResolver: Prüft nur den aktuellen Tag. Als abwesend gilt die Person, wenn ein konfigurierter Abwesenheitsgrund aus der Workflow-Mandantenoption absenceCodesActivatingDeputy vorliegt und keine produktive Buchung vorhanden ist.

Ist die Abwesenheitsprüfung deaktiviert, wird eine geeignete inaktive Aktivität ohne zusätzliche Abwesenheitsbedingung neu zugewiesen.

Neuer Bearbeiter

• Bei der Neuzuweisung an eine bestimmte Rolle werden die zuständigen Rollenträger für den Prozessautor oder den aktuellen Bearbeiter ermittelt, abhängig vom Rollenkompetenzziel.
• Ohne bestimmte Eskalationsrolle wird ein zuständiger Rollenträger der ursprünglich ausgewählten Rolle anhand des aktuellen Bearbeiters gesucht.
• Eine Aktivität wird nicht mehrfach durch denselben Job eskaliert. Dafür setzt der Job pro Prozess- beziehungsweise Aktivitätsinstanz eine Workflow-Variable mit dem Präfix reassignedTo oder reassignedToSpecificRole_ und der Rollen-Teilnehmer-ID.

Konfiguration

• Prozessdefinitionen: Prozessdefinitionen, deren Instanzen geprüft werden.
• Rolle: Rolle, deren offene Aktivitäten geprüft werden.
• Anzahl der inaktiven Tage: Schwelle für den letzten Aktivitätszustand.
• Abwesenheitsauflöser und Auf Abwesenheit des Ausführenden prüfen: Regeln für die optionale Abwesenheitsprüfung.
• Neuzuweisung an Inhaber einer bestimmten Rolle, Neuzuweisungsrolle und Rollenkompetenzziel: Regeln zur Suche des neuen Bearbeiters.
• Schicke Neuzuweisungs-Mail, Mail Betreff und Mail Inhalt: Optionale Benachrichtigung an den neuen Bearbeiter.

Die allgemeinen Job-Parameter wie Trigger und Mailbenachrichtigung gelten entsprechend der zentralen Jobverwaltung.