Job WfFinishOrApproveActivities

Allgemeines

Der Job WfFinishOrApproveActivities verarbeitet offene Workflow-Aktivitäten für ausgewählte Prozessdefinitionen und Personen. Er kann passende Genehmigungs- oder Sichtungsaktivitäten automatisch bearbeiten und andere offene Aktivitäten abschließen. Im mitgelieferten Job-Descriptor ist der Job aktivierbar, konfigurierbar und standardmäßig nicht aktiv.

Verarbeitung

• Es werden die ausgewählten Prozessdefinitionen und auch ausgeblendete Workflow-Einträge abgefragt.
• Der Zeitraum wird entweder absolut über Start- und Enddatum oder relativ von heute zurück über die konfigurierte Anzahl Tage bestimmt.
• Die Bearbeitung kann auf Personen, Gruppen und Mandanten eingeschränkt werden. Sind diese Filter leer und ist der Job einem Mandanten zugeordnet, werden die Personen dieses Mandanten verwendet.
• Der Job verarbeitet die gefundenen Aktivitäten wiederholt, bis keine weitere Aktivität bearbeitet werden kann.
• Eine Aktivität wird nur verarbeitet, wenn die konfigurierte Rolle nicht bereits als Teilnehmer zugeordnet ist und eine Abschluss-Person ermittelt werden kann.

Jobkonfiguration

Prozessdefinitionen und Rolle

• Prozessdefinitionen: Auswahl der Prozessdefinitionen, auf die der Job angewendet wird.
• Rolle: Der Job bearbeitet Aktivitäten nur, wenn diese Rolle derzeit nicht als Teilnehmer eingetragen ist.

Person, Gruppe und Mandant

Die optionalen Filter Personen, Gruppen und Mandanten bestimmen, für welche Bearbeiter offene Aktivitäten gesucht werden. Mehrere Auswahlen werden zusammengeführt.

Abschluss-Person

Über den Modus wird festgelegt, in wessen Namen die Aktivität verarbeitet wird:

• Autor: Autor des Prozesses.
• Full System Administrator: Systemadministrator.
• Letzter Bearbeiter: der letzte Bearbeiter aus dem Abschlussprotokoll; falls keiner vorhanden ist, der Autor.
• Benutzerdefiniert: eine konkret ausgewählte Person.

Genehmigen und sichten

• Aktivität genehmigen: Wenn aktiviert, werden Aktivitäten mit erforderlicher Genehmigung über die Abschluss-Person genehmigt. Ist die Option deaktiviert, bleiben solche Aktivitäten unverändert.
• Aktivität sichten: Wenn aktiviert, werden Aktivitäten mit erforderlicher Sichtung über die Abschluss-Person gesichtet. Ist die Option deaktiviert, bleiben solche Aktivitäten unverändert.
• Aktivitäten ohne erforderliche Genehmigung oder Sichtung werden abgeschlossen. Falls erforderlich, akzeptiert der Job die Aktivität zuvor.

Zeitraum

• Absolut: optionales Start- und Enddatum.
• Relativ: von heute minus Tage in die Vergangenheit bis heute.
• Leere absolute Grenzen bleiben offen und werden nicht künstlich gesetzt.

JavaScript-Hook

Optional kann vor der Aktivitätsverarbeitung eine JavaScript-Hook-Funktion ausgeführt werden. Sie kann Workflow-Variablen über varMap ändern. Verfügbar sind außerdem appCtx, listItem, procId, actId, finishingPersonWorkflowId und processDefinition. Die geänderten Variablen werden anschließend gespeichert.

E-Mail

Wenn Mail an den nächsten Workflow-Bearbeiter aktiviert ist, sammelt der Job die E-Mail-Adressen der Hauptbearbeiter der betroffenen Prozesse und versendet nach der Verarbeitung eine Nachricht mit dem konfigurierten Mail-Betreff und Mail-Inhalt.