Schnittstellen zur Lohnverrechnung

Der Datenaustausch zwischen Webdesk und dem Abrechnungssystem des Lohnverrechnungs-Dienstleisters (BMD NTCS, DATEV, ...) läuft über fünf typische Export-Schnittstellen, die als Konnektor-Links am Abrechnungssystem (ps_editSystem) hinterlegt werden. Diese Seite beschreibt die Schnittstellen, ihre Datenfelder und die Konfigurationsregeln.

Überblick: die fünf Schnittstellen

Alle fünf sind als verknüpfte Konnektoren realisiert: Ein PS-Quellkonnektor liefert die Daten, ein Zielkonnektor (üblicherweise Separator-File/CSV) schreibt die Exportdatei im Format des Abrechnungssystems. Die Feld-Zuordnung und das Zielformat werden damit vollständig in der Konnektor-Verwaltung gepflegt – die PS-Schnittstellen sind dadurch pro Kunde und Zielsystem anpassbar, ohne das Modul zu ändern.

Personen-Stammdaten (1 + 2)

Die Stammdaten-Exporte versorgen das Abrechnungssystem mit den Personendaten (Name, Adresse, Eintritt, SV-Nummer, Bankverbindung, Arbeitsvertrag, Lohngruppe, Kostenstelle, ...). Grundlage ist eine eigene Staging-Tabelle, die per Konnektor aus HR-Expert befüllt wird; der Vergleich mit dem letzten Stand ergibt die Differenzliste (nur geänderte Personen).

• Der Workflow-Schritt verwendet bevorzugt die am Abrechnungssystem hinterlegten Links; sind keine konfiguriert, greifen die Standardnamen PSExportMAStammdaten-Part1 und PSExportMAStammdaten-Part2.
• Beides ist pro Prozess-Aktivität übersteuerbar (erweiterte Attribute ConnectorLinkPart1, ConnectorLinkPart2, ConnectorLinkPart1SourceConstraint, ConnectorLinkPart2SourceConstraint, siehe Prozessdefinitions-Referenz).
• Fehlt die PS-Konfiguration des Mandanten (Firmennummer, Abrechnungssystem), bricht der Schritt mit der Meldung "Client not correctly configured for Payroll-Services ..." ab.

Bezüge und Fehlzeiten (3 + 4 + 5)

Die drei Bewegungsdaten-Exporte liefern die Positionen der aktuellen Abrechnung. Die PS-Quellkonnektoren stellen dafür je Position u.a. folgende Felder bereit:

• clientPayrollId – die Firmennummer des Mandanten (Schlüssel im Abrechnungssystem)
• employeeId – die Personalnummer
• periodStartDate / periodEndDate – die Abrechnungsperiode
• value bzw. noOfHours, bei Fehlzeiten fromDate / toDate
• wageTypeName, wageTypeCode, wageTypeSalaryCode, wageTypeAbsenceCode, wageTypeExportCode (bereits nach der Vorrangregel aufgelöst: System-Exportcode vor allgemeinem Exportcode)
• variableUsageType – Betrag / Stundensatz / Menge

Besonderheiten:

• Der Bezüge-Konnektor ist konfigurierbar: Nullwerte exportieren (ja/nein) und Exporttypen (nur fixe, nur variable oder alle Komponenten). Für fixe Bezüge mit Gültig-ab vor Periodenbeginn werden zusätzliche Monatszeilen erzeugt.
• Der Fehlzeiten-Konnektor hat keine eigene Konfiguration; er exportiert die erfassten Fehlzeit-Intervalle der Periode.
• Ist der Konnektor mandantengebunden, wird die Mandanten-Einschränkung automatisch ergänzt.
• Zahlenformat und Encoding der CSV-Dateien steuern die PS-Optionen csvFileLocale (Standard de) und csvFileEncoding (Standard iso-8859-1).

Konfigurationsregeln und Ablage

• Auflösungsreihenfolge der Links: zuerst das Abrechnungssystem des Mandanten, dann die Fallback-Namen in den PS-Optionen (fixedWageTypesExportConnectorLink, variableWageTypesExportConnectorLink, absenceEntriesExportConnectorLink). Greift keiner, erscheint die Fehlermeldung "No connectorLink could be found ...".
• Ablage der Exportdateien: CSV-Exporte werden in der Export-Historie der Abrechnung abgelegt; die Stammdaten-Datei aus Teil 2 im Reiter Rohdaten. Der Download unterliegt der Dokument-Autorisierung der Abrechnung.
• Sichtbarkeit der Export-Schaltflächen: pro Workflow-Aktivität konfigurierbar; Inhaber der Update-Admin-Rolle sehen sie immer.

BMD-Code-Zuordnungen im Detail

Für BMD-Exporte übersetzt das Modul interne Webdesk-Codes über fünf mitgelieferte Mapping-Tabellen (CSV, Strichpunkt-getrennt) in BMD-Codes. Die Tabellen werden beim Start in den Speicher geladen – Änderungen erfordern einen Neustart.

Bei den hierarchischen Zuordnungen (Lohngruppe) referenziert die Parent-Spalte den Arbeitsvertrag – eine Lohngruppe gilt also immer im Kontext ihres Kollektivvertrags. Fehlende Zuordnungen fallen im Export als leere bzw. unübersetzte Codes auf; in diesem Fall die betreffende Tabelle ergänzen.

Import-Richtung

Der Rückweg aus dem Abrechnungssystem nach Webdesk ist heute zweigeteilt:

• Dokumente: Die Abrechnungsergebnisse (Gehaltszettel-Sammel-PDFs, Auswertungen) werden in den Datei-Reitern der Abrechnung hochgeladen und über Split und Verteilung in den digitalen Personalakt gebracht.
• Daten: Personen- und Lohnarten-Importe aus BMD laufen über eigene Konnektor-Strecken (BMD-Personen-Import-Schnittstelle); ein generischer Dokument-Massenimport in den Personalakt ist als Erweiterung in Arbeit.

Verwandte Seiten: Gehaltsverrechnung (Salary Accounting), Lohnarten, Referenz: Prozessdefinition, Digitaler Personalakt.