Mandanten-Setup für Payroll Services

Dieser Leitfaden beschreibt den Weg von "neuer Kunde" bis zur ersten Abrechnung – die Reihenfolge ist bewusst so gewählt, dass jeder Schritt auf dem vorigen aufbaut. Für Neueinrichtungen unterstützt der Mandanten-Setup-Assistent mit einem eigenen Payroll-Services-Schritt; alle Einstellungen sind aber auch einzeln über die genannten Masken pflegbar.

1. Anbieter anlegen

Der Lohnverrechnungs-Dienstleister braucht einen eigenen Webdesk-Mandanten (dort arbeiten seine Consultants). Anschließend unter ps_editProvider den Anbieter anlegen und mit diesem Mandanten verknüpfen – pro Mandant ist nur ein Anbieter zulässig.

2. Abrechnungssystem anlegen

Unter ps_editSystem das System des Anbieters anlegen: Typ wählen (BMD NTCS, DATEV, ...), dem Anbieter zuordnen und die fünf Schnittstellen-Konnektor-Links hinterlegen. Die Konnektor-Strecken selbst (Quelle → CSV-Ziel) müssen zuvor in der Konnektor-Verwaltung existieren.

3. Lohnarten definieren

Die Lohnarten anlegen (fix/variabel/Fehlzeit), dem Abrechnungssystem mit den korrekten Exportcodes zuordnen und die Bewertungslogik (manuell/berechnet) festlegen. Codes von Anfang an stabil wählen.

4. Kunden-Mandanten konfigurieren

In der Mandantenverwaltung, Reiter "Gehaltsabrechnungsdienste":

• Firmennummer (clientPayRollId) – der Schlüssel des Mandanten im Abrechnungssystem; ohne sie funktionieren weder Stammdaten-Export noch SV-Meldungen.
• Abrechnungssystem zuordnen.
• Überweisungstag im Monat und optional "Prüfung durch Mandanten-HR-Admin" aktivieren.
• Die Lohnarten des Mandanten auswählen und reihen (bestimmt die Reihenfolge in der Abrechnungsmaske).

Achtung: Ein späterer Wechsel des Abrechnungssystems entfernt Lohnarten-Zuordnungen, die im neuen System fehlen.

5. Rollen besetzen

Die im Setup konfigurierten Rollennamen für Consultant und Manager des Anbieters (sowie ggf. den HR-Admin des Mandanten) mit Personen besetzen. Zusätzlich prüfen, wer die in den PS-Optionen definierten Update-/Delete-Admin-Rollen trägt.

6. Prozessdefinition bereitstellen

Die kundenspezifische Gehaltsverrechnungs-Prozessdefinition gemäß der Referenz erstellen bzw. anpassen und über die Prozessverwaltung importieren. Für Ein-/Austritte die SV-An- und Abmeldeprozesse importieren.

7. Berechtigungen und Optionen prüfen

• Einsichtsberechtigungen auf ps_showSalaryAccounting (steuern, wessen Abrechnungen ein Benutzer sieht) und die Aktionsberechtigungen der Pflege-Masken vergeben.
• Die PS-Optionen prüfen: Admin-Rollen, CSV-Locale/Encoding, ggf. Jahresordner für Gehaltszettel.
• Optional das Vollständigkeits-Skript für Personendaten hinterlegen, damit fehlende Angaben vor der ersten Abrechnung auffallen.

8. Erste Abrechnung – Checkliste

1. Abrechnung für den Testmonat anlegen – erscheinen alle erwarteten Personen mit ihren Lohnarten-Positionen?
2. Differenzliste erzeugen – kommt die Stammdaten-Datei im Rohdaten-Reiter an? (Fehler "Client not correctly configured ..." → Schritt 4 prüfen.)
3. CSV-Exporte testen – stimmen Exportcodes, Zahlenformat und Encoding für das Zielsystem? (Fehler "No connectorLink could be found ..." → Schritt 2 bzw. PS-Optionen prüfen.)
4. Freigabelauf durch alle Rollen spielen – sind die Tab-Freischaltungen je Aktivität korrekt?
5. Sammel-PDF hochladen, splitten und verteilen – landen die Gehaltszettel im Personalakt und sieht der Mitarbeiter nur die eigenen?

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