Was sind Krankmeldungen?
Krankmeldungen bezeichnen die Meldung einer Arbeitsunfähigkeit durch Mitarbeitende aufgrund von Krankheit oder Unfall.
Sie sind ein zentraler Bestandteil des Arbeitsrechts und der HR-Prozesse, da sie sowohl arbeitsrechtliche Pflichten als auch Ansprüche auf Entgeltfortzahlung betreffen.
In Österreich sind Mitarbeitende verpflichtet:
- die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich zu melden
- auf Verlangen eine ärztliche Bestätigung (Krankschreibung) vorzulegen
Welche Pflichten bestehen bei einer Krankmeldung?
Für Arbeitnehmende:
- Sofortige Information an den Arbeitgeber (idealerweise vor Arbeitsbeginn)
- Angabe der voraussichtlichen Dauer der Abwesenheit
- Vorlage einer ärztlichen Bestätigung, wenn verlangt oder üblich
Für Arbeitgebende:
- Entgegennahme und Dokumentation der Krankmeldung
- Prüfung der Nachweispflichten
- Einhaltung der gesetzlichen Regelungen zur Entgeltfortzahlung
Eine verspätete oder fehlende Meldung kann arbeitsrechtliche Konsequenzen haben.
Wie läuft eine Krankmeldung in der Praxis ab?
- Meldung durch Mitarbeitende
→ telefonisch, per E-Mail oder über HR-Systeme - Erfassung im HR-System
→ Dokumentation von Zeitraum und Art der Abwesenheit - Ärztliche Bestätigung (falls erforderlich)
→ Nachweis der Arbeitsunfähigkeit - Weiterverarbeitung durch HR & Lohnverrechnung
→ Berücksichtigung für Entgeltfortzahlung und Auswertungen - Rückmeldung nach Genesung
→ Mitarbeitende kehren an den Arbeitsplatz zurück
Praxisbeispiel für Krankmeldungen
Ein:e Mitarbeitende:r fühlt sich krank und meldet sich am Morgen:
- Krankmeldung erfolgt per E-Mail vor Arbeitsbeginn
- Voraussichtliche Dauer: 3 Tage
- Ab dem 2. Tag verlangt das Unternehmen eine ärztliche Bestätigung
HR erfasst die Fehlzeit im System und übergibt die Information an die Lohnverrechnung.
Ergebnis:
→ korrekte Dokumentation, reibungslose Abwicklung und rechtssichere Entgeltfortzahlung
Krankmeldungen im Zusammenhang mit Personalwolke
Mit der HR-Software Personalwolke können Krankmeldungen digital und effizient verwaltet werden:
- Online-Meldung von Krankenständen durch Mitarbeitende
- Automatische Erfassung und Verwaltung von Fehlzeiten
- Integration in Lohnverrechnung und HR-Reporting
- Übersicht über Krankheitsstatistiken und Abwesenheiten
Dadurch wird der gesamte Prozess transparent, schnell und fehlerfrei abgewickelt.
Worauf sollten Arbeitnehmende achten?
- Krankmeldung so früh wie möglich durchführen
- Vorgaben des Unternehmens zur Meldung einhalten
- Ärztliche Bestätigungen rechtzeitig vorlegen
- Rückmeldung bei Verlängerung der Krankheit geben
Worauf sollten Unternehmen & HR-Abteilungen achten?
- Klare Richtlinien für Krankmeldungen definieren
- Digitale Prozesse und HR-Systeme nutzen
- Datenschutz bei Gesundheitsdaten beachten
- Krankheitsmuster analysieren (z. B. Fehlzeitenquote)
- Transparente Kommunikation mit Mitarbeitenden sicherstellen
Warum sind Krankmeldungen wichtig?
Für Mitarbeitende:
→ Sicherstellung der Entgeltfortzahlung und klare Regelungen im Krankheitsfall
Für Unternehmen:
→ Planbarkeit, rechtliche Sicherheit und strukturierte Verwaltung von FehlzeitenKrankmeldungen sind somit ein zentraler HR-Prozess, der sowohl rechtliche als auch organisatorische Bedeutung hat.
