Gehaltsverrechnung (Salary Accounting)

Das PS-Modul bildet den monatlichen Gehaltsverrechnungs-Prozess zwischen einem Unternehmen (Mandant) und seinem Lohnverrechnungs-Dienstleister (z.B. Steuerberatungskanzlei mit BMD NTCS) ab: von der Erfassung fixer und variabler Bezüge über die workflow-gestützte Freigabe bis zum Export an das Abrechnungssystem und der Verteilung der Gehaltszettel in den digitalen Personalakt.

Rollenmodell und Grundkonfiguration

Drei Stammdaten-Ebenen müssen eingerichtet sein, bevor Abrechnungen möglich sind:

• Anbieter (ps_editProvider): der Lohnverrechnungs-Dienstleister. Ein Anbieter ist selbst ein Webdesk-Mandant; jeder Mandant kann nur einem Anbieter zugeordnet sein (wird validiert).
• Abrechnungssysteme (ps_editSystem): die konkreten Systeme des Anbieters. Unterstützte Typen: BMD NTCS, BMD 5.x, Sage DPW, SAP, LOGA, RZL, DATEV. Pro System werden bis zu fünf Konnektor-Links hinterlegt (Export fixe Bezüge, Export variable Bezüge, Personen-Stammdaten 1+2, Fehlzeiten-Export) sowie die Lohnarten-Zuordnung mit systemspezifischem Exportcode.
• Mandanten-Konfiguration (Reiter "Gehaltsabrechnungsdienste" in der Mandantenverwaltung): die Firmennummer (clientPayRollId – Schlüssel für alle BMD-Exporte), das zugeordnete Abrechnungssystem, der Überweisungstag im Monat, die optionale Prüfung durch den Mandanten-HR-Admin sowie die gereihten Lohnarten-Tabellen des Mandanten. Achtung: Ein Wechsel des Abrechnungssystems entfernt Lohnarten-Zuordnungen, die im neuen System nicht mehr enthalten sind.

Die am Freigabeprozess beteiligten Rollen (Consultant und Manager des Anbieters, optional HR-Admin des Mandanten) werden beim Mandanten-Setup konfiguriert und in der Prozessdefinition referenziert.

Lohnarten

Eine Lohnart beschreibt eine Gehaltskomponente – als fixe Komponente (mit optionaler Rückkopplung zur HR-Expert-Gehaltshistorie), variable Komponente (mit TA-Konto-gestützten Standard-/Min-/Maximalwerten und Zeitkonten-Verarbeitung, z.B. für Überstundenauszahlungen) oder Fehlzeit (Fehlgrund mit Erfassungsmodus). Bewertung erfolgt manuell oder per JavaScript-Berechnung; Exportcodes werden je Abrechnungssystem aufgelöst.

Die vollständige Beschreibung aller Felder, Skript-Kontexte und Praxis-Hinweise findet sich auf der eigenen Seite Lohnarten.

Der Abrechnungslauf

Eine Abrechnung (ps_editSalaryAccounting / Übersicht ps_showSalaryAccounting) wird pro Mandant, optional pro Gruppe, mit Abrechnungsdatum und Periode angelegt. Validiert werden Periodenlänge, Überlappung mit bestehenden Abrechnungen desselben Mandanten/derselben Gruppe und dass die Auswahl gültige Personen enthält.

Beim Anlegen erzeugt das System je gültiger Person ein Personen-Statement mit Positionen für alle zugeordneten fixen und variablen Lohnarten. Jedes Statement erhält eine Änderungsmarkierung gegenüber dem Vormonat (geänderte Fixbezüge, erfasste variable Werte oder Kommentare) – Grundlage für Differenzlisten und die Kennzeichnung in der Maske.

Lebenszyklus über den Workflow

Die Abrechnung hat keinen eigenen Status – ihr Lebenszyklus ist der verknüpfte Workflow-Prozess. Beim ersten Speichern wird eine Prozessinstanz der (kundenspezifischen) Prozessdefinition gestartet; das Löschen der Abrechnung beendet den Prozess und umgekehrt. Typischer Ablauf: Erfassung → Differenzliste erzeugen → Bearbeitung durch den Consultant → Freigabe durch den Manager (optional Prüfung durch den Mandanten-HR-Admin) → Rückspielung der Ergebnisse → Verteilung der Gehaltszettel.

Die Prozessdefinition steuert dabei pro Aktivität, welche Reiter der Maske bearbeitbar oder nur lesbar sind (erweiterte Attribute StateSalaryPositionsTab, StateAbsenceEntryTab, StateRawFilesTab, StateEmployeeFilesTab, StateCorporateFilesTab, StateGeneratedFilesTab) und welche Zusatzfunktionen angeboten werden (CSV-Exporte, Upload von Positionen, Link zur Änderungsliste).

Datei-Reiter

Neben Positionen und Fehlzeiten führt die Maske vier Dokumentbereiche, die als Entity-Links an der Abrechnung hängen: Rohdaten (z.B. Stammdaten-Exporte), Mitarbeiter-Dateien (Sammel-PDFs, mit Split-Funktion), Firmen-Dateien (Auswertungen für das Unternehmen) und Generierte Dateien (Ergebnis des PDF-Splits); Export-CSVs werden zusätzlich in einer Export-Historie abgelegt. Die Gehaltszettel-Verteilung aus diesen Reitern in den Personalakt ist im Kapitel Digitaler Personalakt beschrieben.

Systemschritte im Workflow

Der Freigabeprozess kann folgende mitgelieferte Systemschritte (Workflow-Applikationen) verwenden:

• Differenzliste erzeugen: exportiert die Personen-Stammdaten über die Konnektor-Links des Abrechnungssystems (Fallback: Links mit den Standardnamen PSExportMAStammdaten-Part1/2) und hängt das Ergebnis an die Abrechnung. Schlägt mit einer klaren Fehlermeldung fehl, wenn der Mandant keine PS-Konfiguration bzw. kein Abrechnungssystem hat.
• CSV-Exporte: fixe Bezüge, variable Bezüge und Fehlzeiten über die jeweiligen Konnektor-Links; Spracheinstellung und Encoding der Dateien sind über die PS-Optionen steuerbar.
• Gehaltsänderungen nach HR-Expert zurückschreiben: überträgt geänderte fixe Bezüge (manuell bewertete Lohnarten mit Gehalts-Code) in die Gehaltshistorie der Person – inklusive Historisierung bei Betrag 0.
• Zeitkonten verarbeiten: führt die in variablen Lohnarten konfigurierten TA-Konto-Korrekturen bzw. Umbuchungen (Quelle → Ziel) zum Periodenbeginn durch.
• Gehaltszettel verteilen: kopiert die generierten Einzeldokumente in die Mitarbeiterordner des Personalakts und markiert die Abrechnung als "an Mitarbeiter-Repository ausgeliefert".

Zusätzlich liefert das Modul zwei eigenständige Prozessdefinitionen für die SV-Anmeldung und SV-Abmeldung von Dienstnehmern (ELDA-Meldungen durch den Dienstleister) inklusive Mail-Benachrichtigung an die Kanzlei.

Berechtigungen

• Sichtbarkeit der Abrechnungen: Die Übersicht zeigt nur Abrechnungen jener Mandanten bzw. Gruppen, für die der Benutzer eine Einsichtsberechtigung auf die Aktion ps_showSalaryAccounting hat.
• Admin-Rollen: Über die PS-Optionen sind zwei Rollennamen konfigurierbar (Standard jeweils "Webdesk Administrator") – Inhaber der Update-Rolle dürfen unabhängig vom Workflow-Zustand bearbeiten und sehen die CSV-Export-Schaltflächen immer; Inhaber der Delete-Rolle dürfen Abrechnungen löschen.
• Dokument-Downloads: Für an Abrechnungen hängende Dokumente greift ein eigener Autorisierungs-Resolver: erlaubt ist der Zugriff bei Mandanten- oder Gruppen-Einsichtsberechtigung auf die Übersichts-Aktion, sonst für Beteiligte des zugehörigen Workflow-Prozesses – andernfalls wird verweigert.

PS-Optionen

adminRoleUpdate / adminRoleDelete	Webdesk Administrator	Rollennamen für die o.g. Admin-Rechte
fixedWageTypesExportConnectorLink / variableWageTypesExportConnectorLink / absenceEntriesExportConnectorLink	(leer)	Fallback-Konnektor-Links für die CSV-Exporte, wenn am Abrechnungssystem keine hinterlegt sind
personCompletenessCheckScript	(leer)	JavaScript zur Vollständigkeitsprüfung der Personendaten (Kontext: person, missingFields)
csvFileLocale / csvFileEncoding	de / iso-8859-1	Zahlenformat und Encoding der Export-CSVs
createSalarySlipFolderPerYear / folderPerYearPattern	false / Lohnzettel $year	Jahresordner bei der Gehaltszettel-Verteilung (siehe Digitaler Personalakt)

Betrieb und Troubleshooting

• "No connectorLink could be found ..." beim Export: Weder am Abrechnungssystem noch in den PS-Optionen ist der passende Konnektor-Link hinterlegt – Systemkonfiguration des Mandanten prüfen.
• BMD-Code-Zuordnungen (Land, Familienstand, Arbeitsvertrag, Lohngruppe, ...) liegen als CSV-Dateien im Modul und werden im Speicher gecacht – nach Änderungen ist ein Neustart erforderlich.
• Voraussetzungen: Das PS-Modul benötigt lizenzseitig zusätzlich die BIRT-Reporting-Engine; die Rückschreibung nach HR-Expert setzt das HR-Modul, die Zeitkonten-Verarbeitung das TA-Modul voraus.
• Keine eigenen Jobs: Sämtliche Batch-Verarbeitung läuft als Systemschritt im Workflow – es gibt keine PS-Jobs in der Jobverwaltung.
• Ungewollte Entwürfe: Das Öffnen der Prozessdetails aus der Maske kann leere Abrechnungs-Entwürfe erzeugen (bekanntes Verhalten, in Bearbeitung). Solche Entwürfe kann die konfigurierte Delete-Admin-Rolle entfernen.
• Löschen von Personen entfernt deren Personen-Statements aus allen Abrechnungen (mit Protokollierung ins Lösch-Log).

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