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Pro Reise-Formular sind mehrere Reisetypen verknüpfbar. Es gibt umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten:
Neuer Reisetyp
Um einen neuen Reisetyp anzulegen klickt man auf "Neuer Reisetyp" und befüllt die entsprechenden Felder mit Namen und (optionaler) Beschreibung sowie Gültigkeitszeitraum für den Reisetyp.
Allgemeine Einstellungen
Im Reiter "Allgemeines" wird noch eine weitere Unterteilung vorgenommen:
Allgemeines
Reiseantrag
Geschätzte Kosten im Reiseantrag Bei Anhaken des Parameters wird bestimmt, ob im Reiseantrag die geschätzten Kosten vom Benutzer eingegeben und angezeigt werden sollen. Diese können dem Genehmiger als Entscheidungshilfe dienen.
Reiseabrechnung
Angabe Auslandsregion als Ziel möglich
Auslandsetappen hinzufügen möglich
Nächtigungsgelder
Regionen und Reiseziele in Tab "Reisedaten" anzeigen?
JS-Template für einen "automatischen" Reisezweck
Genaue Uhrzeit von Reiseinterval angeben?
Dateien hinzufügen möglich Wird der Parameter angehakt, so hat Benutzer die Möglichketi, dateianhänge hochzuladen und an die abrechnung anzuhängen
Belege
Flag anzeigen, dass Beleg von Firma bezahlt wurde Bei Anhaken hat der benutzer beim befüllen der Reiseabrechnung einen bestimmten Beleg entsprechend kennzeichnen. Dies ist sinnvoll bei Belegen, welche bereits im voraus von der Firma z.B. mittels Kreditkarte oder Vorausbuchung bezahlt wurde. Dies bewirkt, dass der Betrag dem Benutzer nicht ausbezahlt wird, jedoch zwecks Auflistung der gesamten Reisekosten in der Abrechnung aufscheint.
Km-Gelder
Zwingende Eingabe von Km-Ständen Wird der Parameter ausgewählt, so sind vom Benutzer die Km-Stände als Pflichtfelder zu befüllen Zwingende Eingabe von Zweck der Fahrt bei Km-GeldernWird der Parameter ausgewählt, so ist vom Benutzer der Zweck der Fahrt bei Km-Geldern einzugeben Name der Passagiere für Km-Geld/Fahrtenbuch Eintrag Bei Anhaken muss bei der Km-Geld abrechnung der Name der mitfahrenden Passagiere bekannt gegeben werden
Ende-Zeit bei Km-Geld/Fahrtenbuch-Eintrag
Kommentarfeld bei Km-Geld/Fahrtenbuch-EintragBei Anhaken muss der Benutzer ein Kommentarfeld befüllen Fahrzeug in Kilometergeld anzeigenBei anhaken kann der Benutzer das Fahrzeug auswählen (welches in der Fahrzeugverwaltung vom Administrator eingegeben wurde) Flag für Fahrt von Zuhause ins Büro im Kilometergeld anzeigen Wird der Parameter angehakt, so wird das Km-Geld von zuHause in die Firma steuerpflichtig
Integration Zeiterfassung
Bei der Dienstreise gibt es eigene Tool-Agents für den Eintrag von Zeitkorrekturen und den Eintrag von Fehlgründen, welche die eingegebenen Zeitkorrekturen in der Zeiterfassung eintragen. Mit den Reisetypen können unterschiedliche Fehlgründe verknüpft werden z.B. Schulung, Reisezeit, Dienstreise-Arbeitszeit etc.
Zeitkorrekturen möglichWird der Parameter angehakt, so kann der Benutzer bei seiner Reiseabrechnung die Zeitkorrektur mit bestimmten Fehlgründe befüllen. Die Auswahl der fehlgründe erfolgt anhand der unter "Fehlgründe für Zeitkorrekturen" selektierten Fehlgründe. Bei nicht anhaken des Parameters wird ein Standard-Fehlgrund hinterlegt. Fehlgründe für Zeitkorrekturen Hier erfolgt die Auswahl der Fehlgründe, welche dem Benutzer bei der Befüllung seiner Zeitkorrektur zur Verfügung gestellt werden.
Reiter Belege
In diesem Reiter können bestimmte Reisebelege zum Reisetyp zugeordnet werden.
Reiter Zusätzliche Felder
Hier können Zusatzfelder zum Reisetyp zugeordnet werden. Diese scheinen beim Benutzer auf der ersten Seite des Reiseantrages bzw. der Reiseabrechnung auf. Beispiel: Reise mit eigenem PKW, Kennzeichen PKW, Mitreisende / Beifahrer, Reise mit Flug, etcReisetypen anlegen
Reisetypen anlegen
Der Reisetyp steuert Aufbau und Verhalten von Reiseantrag und Reiseabrechnung. Er verbindet Regionen, Belegtypen, Zusatzfelder, Kilometergeld, Zeitkorrekturen und weitere Fachregeln.
Allgemeines
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Kurzname: stabiler technischer Schlüssel für Zuordnungen, Skripte und Integrationen.
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Name / Beschreibung: Anzeige und administrative Erläuterung.
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Mandant und Standard-Reisetyp: Geltungsbereich und Vorselektion.
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Gültig von / Gültig bis: Zeitraum der Verwendung.
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Kostenstelle: Feld in den Reisedaten ein- oder ausblenden.
Reiseantrag und Reiseabrechnung
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Etappen, Auslandsregionen, Anhänge, unvollständiges Speichern und geschätzte Kosten aktivieren oder deaktivieren.
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Vorauszahlungen auf den Reiseantrag beschränken, falls keine Vorschüsse in der Abrechnung erfasst werden sollen.
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Belegschritt ausblenden oder Belege mit Anhängen verknüpfen; eine erzwungene Verknüpfung nur bei tatsächlich erforderlichen Nachweisen aktivieren.
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Private Reiseanteile zulassen, wenn diese bei der Pauschalberechnung getrennt behandelt werden sollen.
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Belegdatum außerhalb des Reisezeitraums prüfen und bei Bedarf alle verfügbaren Regionen im Beleg-Regionswähler anzeigen.
Reisedaten und Orte
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Regionen und Reiseziele, genaue Reisezeiten und Straßenprüfungen aktivieren.
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Geocomplete für Start-/Zielorte oder Routen verwenden; mit der Vollständigkeitsprüfung kann eine vollständig aufgelöste Adresse beziehungsweise Koordinate verlangt werden.
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Den Standardreisezielwähler nur aktivieren, wenn die entsprechenden Standardziele gepflegt sind.
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Ein JavaScript-Template für den Reisezweck kann den Zweck beim ersten Aufruf vorbelegen.
Integration Zeiterfassung
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Zeitkorrekturen möglich: Reisezeit kann in Zeitkorrekturen überführt werden.
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Zeitkorrekturen obligatorisch: die vorgesehenen Zeitkorrekturen müssen vollständig erfasst werden.
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Automatische Erzeugung: bei eintägigen Dienstreisen werden Zeitkorrekturen aus der Reisezeit erzeugt.
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Fehlgründe: erlaubte Fehlgründe und ein Vorgabe-Fehlgrund müssen zusammenpassen.
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Max. Tagesarbeitszeit: zusätzliche Prüfung für die erzeugten beziehungsweise eingegebenen Zeitkorrekturen.
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Bestätigung von Arbeitszeit: für Samstage, Sonntage und Feiertage kann eine Bestätigung verlangt werden.
Kilometergeld und Fahrtenbuch
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Fahrzeugpflicht, Km-Stände, Fahrtzweck, Passagiere, Anfangs-/Endzeit und Kommentar aktivieren.
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Fahrten von Zuhause ins Büro anzeigen und die Angabe des Start- oder Endpunkts Zuhause zulassen, wenn dies fachlich benötigt wird.
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Fahrzeug beziehungsweise den Fahrtenbuch-Schritt anzeigen; der Schritt kann unabhängig von anderen Optionen immer eingeblendet werden.
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Flag für voll steuerbar, von der Firma bezahlt und Km-Abschlag einblenden, wenn die nachgelagerte Abrechnung diese Angaben verwendet.
Zuordnungen
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Belegtypen mit Gültigkeitszeitraum zuordnen.
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Zusatzfelder für Reise, Belege und Kilometergeld zuordnen.
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Währungsreferenzdatum für Belege und Tag-/Nächtigungsgelder nur überschreiben, wenn die fachliche Regel von der Systemvorgabe abweicht.
Nach dem Speichern Antrag, Abrechnung, Beleg, Anhang, Zeitkorrektur und Kilometergeld mit einem repräsentativen Testfall prüfen.
erste
Vergleiche Versionen 6 und 7