Als Systemadministrator verfügt man über die Möglichkeit, alle Reisen  und Fahrtenbücher sowie Reisemappen auswerten zu können. 

Weiters gibt es noch verschiedene Auswertungsansichten für Mitarbeiter, Führungskräfte und die Personalabteilung. Je nach Informationsbedarf können auf Rollen zugeschnittene Auswertungen erstellt werden, welche die Kerndaten der Reise darstellen und direkten Zugriff auf das einzelne Formular ermöglichen.

Mit verschiedenen Konfigurationen der Auswertung "tm_getOrgTravel" können verschiedene Auswertungsansichten erstellt werden, wie z.B. Dienstreisen meiner Mitarbeiter, Aufstellung über die Reisekosten, Reiseziele, Reisetypen etc. Weiters kann auch hier das Fahrtenbuch für einen bestimmten Zeitraum abgefragt werden oder Reisemappen, welche mehrere Reiseabrechnungen für einen bestimmten Zeitraum beinhalten, eingesehen werden.

Erstellung einer Dienstreise-Auswertung

Die Aktion "tm_getOrgTravel" auswählen > Neue Konfiguration anklicken

Konfigurationsdetails

Anzuzeigende Spalten

Es stehen Daten aus folgenden Modulen zur Auswahl:

Personenfelder

Erklärung

fullName

voller Benutzername wird angezeigt

activeUser

Anzeige ob es sich um aktiven oder n icht-aktiven Benutzer handelt

dateOfBirth

Geburtsdatum des Benutzers

deputyMayApprove

Stellvertretung erlaubt?

email

E-Mail Adresse

employeeId

Mitarbeiter ID

firstName

Vorname

lastname

Familienname

languageCode

Sprache

officeCity

officeCountry

officeFaxPhoneNumber

officeNumber

officePhoneNumber

officeStreetAddress

officeZip

taID

uID

username

validfrom

validto

validtoNull

workflowId

• Reisedaten
• Berechnete beträge
• Script
• Sehr nützliches Beispiel Taggeld steuerbar:
• travel.getAmountRecordAllowances() - travel.getAmountTaxFreeRecordAllowances()

Zusätzliche Filter

Mit den zusätzlichen Filtern (Typ HQL oder Skript) können weitere Abfragekriterien hinzugefügt werden (wie z.B. Auszahlungsbeträge > 200 Euro, oder wenn sonstige Belege angegeben wurden). Diese zusätzlichen Filter erscheinen dem Benutzer in der Abfragemaske und können nach belieben angehakt werden.

Weitere Parametrierungsmöglichkeiten:

• Mögliche Einschränkungen des Selektionsbaums
• Folgende Organisationsstruktur nicht anzeigen

User-Ansicht

Dienstreise-Auswertung für Benutzer / Mitarbeiter:

Beispiel für eine Management-Auswertung von Dienstreisen:

Auswertung von Reisemappen:

Auswertung von Fahrtenbüchern:

Personal- und Auswertungsansichten

Die Ansichten für Reisende, Führungskräfte und Administration werden über Travel-Actions und Reports zusammengestellt. Sie sollten nur die Informationen anzeigen, die für die jeweilige Rolle und den Prozessschritt erforderlich sind.

Personalansicht

• Reiseanträge und Reiseabrechnungen nach Status, Zeitraum, Reisetyp und Reiseordner anzeigen.
• Reise-, Beleg-, Kilometergeld- und Zeitkorrekturdaten nur dann einblenden, wenn sie für den Prozessschritt relevant sind.
• Die Personalnummer als fachliche Zuordnung verwenden; technische TA-IDs nur dort anzeigen, wo sie für Support oder Integration erforderlich sind.

Auswertungsansicht

• Filter für Zeitraum, Status, Organisation, Person, Reisetyp und Reiseordner bereitstellen.
• Beträge in Leitwährung sowie steuerfreie und steuerpflichtige Anteile getrennt ausgeben, wenn die Systemparameter dies aktivieren.
• Bei Fahrzeug- und Kilometergeldreports Fahrzeugtyp, Privatfahrzeug, Kilometer und Mitfahrer berücksichtigen.

Konfigurationsprüfung

Nach Änderungen an Reisearten, Belegtypen oder Abrechnungsdefinitionen prüfen, ob die zugehörigen Spalten, Filter und Berechtigungen weiterhin konsistent sind. Export und Ansicht müssen dieselben fachlichen Gültigkeitszeiträume verwenden.