Die nachfolgenden Kapitel beschreiben die intial notwendigen Konfigurationstätigkeiten, sowie das notwendige Know-How um das Modul administrieren zu können.

Voraussetzung, um mit der Konfiguration des Moduls starten zu können, sind folgende Punkte:

1. Aktuelle Fassung Dienstreiserecht Österreich bzw. Deutschland
2. Betriebsvereinbarungen, welche relevante Änderungen bzw. Zusatzinformationen beinhalten
3. Dienstreiseantrag per Webdesk Modul Travel (ja/nein)
4. Workflow der Dienstreiseabrechnung (wer soll genehmigen, wer gibt frei, wer darf editieren)
5. Überleitung der Daten in Drittsysteme (Schnittstellenaufbau)
• Lohnartenschnittstelle (SAP,DPW)
• Edifact V3 Datenträgerexport
• Export von Dienstreisedaten pro Dienstreise

Konfiguration und Administration

Das Travel-Modul wird in mehreren aufeinander aufbauenden Bereichen konfiguriert. Die Einstellungen bestimmen, welche Reisearten, Regionen, Belegtypen, Abrechnungsregeln und Auswertungen den Benutzern zur Verfügung stehen.

Voraussetzungen

• Die anzuwendenden gesetzlichen und betrieblichen Reisekostenregeln sind geklärt.
• Mandanten, Organisationseinheiten und die zuständigen Rollen beziehungsweise Genehmiger sind eingerichtet.
• Die gewünschte Reise- und Abrechnungslogik ist fachlich festgelegt: Inlands- und Auslandsbehandlung, Tag- und Nächtigungsgelder, USt-Sätze, Kilometergeld und gegebenenfalls Zeitkorrekturen.
• Die Zielsysteme für Lohnarten, Datei- oder sonstige Exporte sowie die benötigten Workflows sind bekannt.

Empfohlene Reihenfolge

1. Regionen definieren und Gültigkeiten sowie USt-/Gesetzeszuordnungen pflegen.
2. Währungen definieren und die Leitwährung beziehungsweise Wechselkurse festlegen.
3. Abrechnungsdefinitionen mit Faktoren, Abzügen und Validierungen anlegen.
4. Kilometergeld und bei Bedarf Fahrzeuge konfigurieren.
5. Zusatzfelder und Belegtypen anlegen.
6. Reisetypen erstellen und darin Regionen, Belegtypen, Zusatzfelder und weitere Optionen zuordnen.
7. Dienstreiseprozesse, Ansichten, Exporte und Systemparameter ergänzen.

Wichtige Administrationsregeln

• Konfigurationen sind historisiert. Gültig-von- und Gültig-bis-Daten müssen lückenlos und ohne Überschneidungen zu den fachlichen Zeiträumen passen.
• Ein Mandant in einer Konfiguration schränkt deren Verwendung auf diesen Mandanten ein. Ein leeres Mandantenfeld bedeutet eine mandantenübergreifende Konfiguration, sofern die jeweilige Funktion dies zulässt.
• Technische Kurzbezeichnungen, beispielsweise der Kurzname einer Reiseart, sollten nach der ersten produktiven Verwendung nicht mehr geändert werden.
• Nach jeder Änderung sind mindestens ein Reiseantrag, eine Reiseabrechnung, ein Beleg mit USt und gegebenenfalls eine Zeitkorrektur beziehungsweise ein Export zu testen.

Weiterführende Seiten

Die einzelnen Konfigurationsschritte sind im Step-by-Step Guide beschrieben. Für den laufenden Betrieb siehe Administrative Tätigkeiten.