Job Build Groups and Assign Persons

Zweck

Der Job buildGroupsAndAssignPersons synchronisiert definierte Gruppen automatisch mit externen Datenquellen. Für jede konfigurierte Gruppendefinition werden Mitgliederlisten aus einem angebundenen Connector gelesen, Gruppen bei Bedarf neu angelegt und anschließend alle fehlenden Personen hinzugefügt bzw. überzählige Personen entfernt. So bleibt jede Gruppe deckungsgleich mit den Daten des Quellsystems.

Ablauf

  1. Alle Einträge unter Gruppendefinition werden der Reihe nach verarbeitet. Der Job kann jederzeit manuell unterbrochen werden und meldet am Ende, wie viele Gruppen erfolgreich bzw. fehlerhaft bearbeitet wurden.
  2. Ist in einer Zeile keine bestehende Gruppe ausgewählt, erzeugt der Job anhand von Kurzname, Name und Beschreibung automatisch eine neue Gruppe innerhalb der gewählten Organisationsstruktur. Andernfalls wird die ausgewählte Gruppe aktualisiert.
  3. Über die Angaben aus dem Bereich Personendefinition fragt der Connector alle relevanten Personenkennungen ab. Jede Kennung wird – je nach Typ der Personenidentität – einer Webdesk-Person zugeordnet. Unbekannte oder leere Kennungen werden protokolliert und übersprungen.
  4. Mitglieder, die laut Quelle nicht mehr zur Gruppe gehören, werden entfernt. Das Entfernen ist nur bei nicht-hierarchischen Organisationsstrukturen erlaubt; andernfalls bricht der Job mit einem Hinweis ab.
  5. Alle neuen oder reaktivierten Personen werden mit der Schnittmenge ihrer eigenen Gültigkeit und der Gruppen-Gültigkeit verknüpft. Gibt es keine überlappende Gültigkeit, wird eine Warnung geschrieben und die Zuordnung ausgelassen.

Konfiguration

Bereich „Gruppendefinition“

  • Mandant: Auswahl des Mandanten, in dem die Gruppe erzeugt oder gepflegt wird. Die Liste wird automatisch aus dem System befüllt.
  • Organisationsstruktur: Bestimmt, in welcher Struktur sich die Gruppe befindet. Bei neuen Gruppen entscheiden Sie hier, ob die Struktur hierarchisch sein darf.
  • Gruppe: Auswahl einer bestehenden Gruppe. Lassen Sie das Feld leer, um eine neue Gruppe anhand der nachfolgenden Felder anzulegen.
  • Kurzname (Pflicht) und Name (Pflicht): Identifizieren die Gruppe im Formular und dienen als technische bzw. sprechende Bezeichnung.
  • Beschreibung: Optionale Erläuterung, die als Gruppenbeschreibung gespeichert wird.
  • Löschen: Entfernt die aktuelle Zeile. Mit Hinzufügen erzeugen Sie weitere Einträge für zusätzliche Gruppen.

Bereich „Personendefinition“

  • Quelle / Query / Einschränkung: Definiert, welche Datensätze der externe Connector liefert. Typischerweise liefert jede Zeile mindestens eine eindeutige Personenkennung.
  • Feld für Personenidentität (Pflicht): Gibt an, welches Feld der Connector-Antwort die Kennung enthält. Beim Öffnen des Formulars wird die Auswahl anhand der gelieferten Felder vorbereitet.
  • Typ der Personenidentität: Legt fest, wie die Kennung interpretiert wird (z. B. UID, Mitarbeiter-ID, E-Mail, TA-ID oder Benutzername). Der Typ muss zur Datenquelle passen, damit Personen gefunden werden.

Bedienhinweise

  • Jede Zeile beschreibt genau eine Gruppe. Für mehrere Gruppen desselben Mandanten legen Sie mehrere Zeilen an, damit die Pflege klar getrennt bleibt.
  • Nutzen Sie Filter in der Datenquelle, um ausschließlich aktive Personen zu liefern. Alle nicht mehr gelieferten Personen werden konsequent aus der Zielgruppe entfernt.
  • Verwenden Sie nach Möglichkeit nicht-hierarchische Organisationsstrukturen, wenn Mitglieder entfernt werden sollen. Bei hierarchischen Gruppen ist das Entfernen einzelner Personen technisch nicht erlaubt.
  • Testen Sie neue Definitionen mit einer temporären Gruppe oder einem Testmandanten, bevor Sie produktive Gruppen verknüpfen. Achten Sie auf saubere Kennungen und den passenden Identitätstyp.
  • Kontrollieren Sie die Protokolle nach jedem Lauf: Warnungen über fehlende Personen oder ungültige Gültigkeitsintervalle weisen auf fehlerhafte Stammdaten oder Connector-Abfragen hin.
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