Job PoDeletePersonsAfterYears

Dieser Job dient dazu, die Daten der vom Admin gelöschten Personen, welche noch immer in der Datenbank vorhanden sind, endgültig zu löschen. Hierbei werden die Daten aus allen angehängten System restlos entfernt, inkl. Daten aus externen Systemen wie

• Zeiterfassung (Interflex)
• Dokumente (Alfresco)

Nach erfolgter Löschung des Datenbestands wird zusätzlich noch ein Löschlog geschrieben, dass statistische Informationen über die gelöschten Datentypen enthält (z.b. X Prozessinstanzen und 5 Beschäftigungsstati)

Ziel & Funktionsweise

• Der Job „PoDeletePersonsAfterYears“ entfernt Personendatensätze, sobald ihre gesetzlich definierte Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Grundlage ist die Anzahl der Jahre, die in Anzahl der Jahre, deren Daten aufbewahrt werden hinterlegt wird; daraus berechnet sich täglich ein Stichtag.
• Zwei Auswahlmechanismen stehen bereit: Entweder werden Personen aus dem Papierkorb entfernt (Standard) oder – bei aktivierter Option Verwenden Sie die HR-Expert Beschäftigung, um Personen auszuwählen – es werden Personen mit seit mindestens X Jahren beendeten Dienstverhältnissen herangezogen. In letzterem Modus prüft der Job zusätzlich, ob bald wieder eine Beschäftigung startet, und überspringt diese Fälle automatisch.
• Der Schalter Probelauf ermöglicht Testläufe ohne Datenänderung. Alle Aktionen werden protokolliert, sodass Admins genau sehen, wer betroffen wäre.
• Über die Option In den Papierkorb verschieben lässt sich festlegen, ob Datensätze nur logisch gelöscht (Papierkorb) oder endgültig entfernt werden sollen. Wird die Option deaktiviert, blendet sich eine unübersehbare Warnmeldung ein:
• DIES LÖSCHT DIE AUSGEWÄHLTEN PERSONEN ENDGÜLTIG AUS DER DATENBANK UND KANN NICHT RÜCKGÄNGIG GEMACHT WERDEN

  Schutzmechanismen

• Mit der Option Personen in dieser Gruppe ausschließen können Sie eine Personengruppe wählen, deren Mitglieder niemals gelöscht werden. Das ist besonders in Kombination mit der HR-Auswahl sinnvoll, weil Papierkorb-Personen keiner Gruppe mehr angehören.
• Der Dialog bietet Autovervollständigung und prüft auf gültige Gruppen; Änderungen werden erst aktiv, wenn die Konfiguration gespeichert wird.

  Benachrichtigungen

• Löschungsbericht per E-Mail senden aktiviert ein Reporting. Empfänger*innen lassen sich kommasepariert in Empfänger pflegen, Betreff und Inhalt über Betreff bzw. Inhalt. Der Text unterstützt Velocity-Ausdrücke (z. B. #foreach) sowie HTML, wodurch sich individuelle Übersichten erstellen lassen. Die Liste der tatsächlich gelöschten Personen steht im Template unter der Variable persons bereit.
• Ohne aktivierten Mailversand werden keine Nachrichten verschickt, auch wenn Felder gefüllt sind.

  Praxisempfehlungen

• Setzen Sie vor dem ersten Produktivlauf auf Probelauf, um Datenumfang und Exklusionen zu verifizieren.
• Bei Verwendung der HR-Expert Beschäftigung, um Personen auszuwählen sollten Sie "In den Papierkorb" verschieben aktiv lassen, um versehentliche Hard-Deletes zu vermeiden. Erst nach erfolgreicher Validierung empfiehlt sich das Umstellen auf physische Löschung.
• Planen Sie regelmäßige Sichtprüfungen: Einmal pro Jahr sollte kontrolliert werden, ob Anzahl der Jahre, deren Daten aufbewahrt werden noch zur aktuellen Aufbewahrungsrichtlinie passt und ob die Exklusionsgruppe vollständig ist.