Da es unter den einzelnen Bestandteilen des Dienstreisemoduls Abhängigkeiten zueinander gibt, sollte folgende Reihenfolge bei der erstmaligen Konfiguration des Moduls eingehalten werden:

1. Regionen definieren
2. Taggelddefinitionen anlegen
3. Zusatzfelder definieren
4. Belegtypen definieren
5. Reisetypen anlegen
6. Abrechnungsdefinitionen parametrieren
7. ggfs. Fahrzeuge anlegen und Mitarbeitern zuordnen
8. Validierungen anlegen
9. Währungen definieren
10. Dienstreiseantrag und Dienstreiseabrechnungs-XPDL anpassen, importieren und in Menübaum integrieren
11. Ansichten für Mitarbeiter und Vorgesetzte parametrieren
12. File-Export definieren
13. Einstellungen der relevanten Systemparameter

Die nachfolgenden Dokumente beschreiben den jeweiligen Punkt.

Step-by-Step Guide für die Implementierung

Die folgende Reihenfolge reduziert Nacharbeiten, weil spätere Konfigurationen auf frühere Stammdaten und Zuordnungen aufbauen.

1. Fachliche Grundlagen: Reisekostenrichtlinie, Genehmigungsweg, Mandanten und organisatorische Zuständigkeiten festlegen.
2. Regionen: Länder beziehungsweise Regionen, Gültigkeiten, ISO-Codes und USt-/Gesetzeszuordnungen pflegen.
3. Währungen: ISO-Codes, Gültigkeitszeiträume und Wechselkurse einrichten; die Leitwährung wird über die Systemparameter festgelegt.
4. Abrechnungsdefinitionen: Berechnungsimplementierung, Faktoren, steuerfreie Anteile, Abzüge, Mehrfachreise-Abzüge und Validierungen konfigurieren.
5. Kilometergeld und Fahrzeuge: Sätze beziehungsweise Fahrzeugstammdaten und deren Gültigkeiten festlegen.
6. Zusatzfelder: benötigte Text-, Zahlen-, Datums- oder Boolean-Felder anlegen.
7. Belegtypen: Aufwands- und Vorauszahlungstypen, Abrechnungsmethode, Lohnarten, USt- und Anhangsverhalten konfigurieren.
8. Reisetypen: Reiseformular, Reiseabschnitte, Regionen, Belegtypen, Zusatzfelder, Kilometergeld, Zeitkorrekturen und Anhänge zusammenstellen.
9. Validierungen: fachliche Skriptprüfungen anlegen und in den Abrechnungsdefinitionen zuordnen.
10. Workflow und Prozesse: Antrag, Genehmigung, Abrechnung und gegebenenfalls Rückfragen oder Storno abbilden.
11. Ansichten und Exporte: Mitarbeiter- beziehungsweise Auswertungsansichten, Dateiübertragungen und angeschlossene Systeme konfigurieren.
12. Systemparameter: nur die für die konkrete Installation benötigten globalen Vorgaben setzen.

Abschließende Prüfung

• Mindestens eine Inlands- und eine Auslandsreise mit den erwarteten Regionen und Wechselkursen abrechnen.
• Belegtypen für Standardaufwand und, falls benötigt, Vorauszahlungen prüfen.
• Gültigkeitsgrenzen testen: alte Reisen dürfen ihre historische Definition behalten, neue Reisen müssen die aktuelle Definition verwenden.
• Workflow, Lohnarten beziehungsweise Exportdatei und die Darstellung in den Benutzeransichten kontrollieren.