Vergleichsreport

Dieser Job dient dazu, die Daten der vom Admin gelöschten Personen, welche noch immer in der Datenbank vorhanden sind, endgültig zu löschen. Hierbei werden die Daten aus allen angehängten System restlos entfernt, inkl. Daten aus externen Systemen wie

• Zeiterfassung (Interflex)
• Dokumente (Alfresco)

Nach erfolgter Löschung des Datenbestands wird zusätzlich noch ein Löschlog geschrieben, dass statistische Informationen über die gelöschten Datentypen enthält (z.b. X Prozessinstanzen und 5 Beschäftigungsstati)

Ziel & Funktionsweise

• Der Job „PoDeletePersonsAfterYears“ entfernt Personendatensätze, sobald ihre gesetzlich definierte Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Grundlage ist die Anzahl der Jahre, die in Anzahl der Jahre, deren Daten aufbewahrt werden hinterlegt wird; daraus berechnet sich täglich ein Stichtag.
• Zwei Auswahlmechanismen stehen bereit: Entweder werden Personen aus dem Papierkorb entfernt (Standard) oder – bei aktivierter Option Verwenden Sie die HR-Expert Beschäftigung, um Personen auszuwählen – es werden Personen mit seit mindestens X Jahren beendeten Dienstverhältnissen herangezogen. In letzterem Modus prüft der Job zusätzlich, ob bald wieder eine Beschäftigung startet, und überspringt diese Fälle automatisch.
• Der Schalter Probelauf ermöglicht Testläufe ohne Datenänderung. Alle Aktionen werden protokolliert, sodass Admins genau sehen, wer betroffen wäre.
• Über die Option In den Papierkorb verschieben lässt sich festlegen, ob Datensätze nur logisch gelöscht (Papierkorb) oder endgültig entfernt werden sollen. Wird die Option deaktiviert, blendet sich eine unübersehbare Warnmeldung ein:
• DIES LÖSCHT DIE AUSGEWÄHLTEN PERSONEN ENDGÜLTIG AUS DER DATENBANK UND KANN NICHT RÜCKGÄNGIG GEMACHT WERDEN

  Schutzmechanismen

• Mit der Option Personen in dieser Gruppe ausschließen können Sie eine Personengruppe wählen, deren Mitglieder niemals gelöscht werden. Das ist besonders in Kombination mit der HR-Auswahl sinnvoll, weil Papierkorb-Personen keiner Gruppe mehr angehören.
• Der Dialog bietet Autovervollständigung und prüft auf gültige Gruppen; Änderungen werden erst aktiv, wenn die Konfiguration gespeichert wird.

  Benachrichtigungen

• Löschungsbericht per E-Mail senden aktiviert ein Reporting. Empfänger*innen lassen sich kommasepariert in Empfänger pflegen, Betreff und Inhalt über Betreff bzw. Inhalt. Der Text unterstützt Velocity-Ausdrücke (z. B. #foreach) sowie HTML, wodurch sich individuelle Übersichten erstellen lassen. Die Liste der tatsächlich gelöschten Personen steht im Template unter der Variable persons bereit.
• Ohne aktivierten Mailversand werden keine Nachrichten verschickt, auch wenn Felder gefüllt sind.

  Praxisempfehlungen

Zweck

Der aktive Job löscht Personendaten nach einer konfigurierbaren Aufbewahrungsfrist. Je nach Auswahl verarbeitet er bereits logisch gelöschte Personen oder Personen mit beendetem HR-Beschäftigungsstatus.

Konfiguration

• Aufbewahrungsfrist (deletePersonsAfterTerminatedYears): Anzahl der Jahre. Daraus wird täglich der Stichtag berechnet. Negative Werte werden abgelehnt.
• HR-Beschäftigungsauswahl (useHREmploymentSelection): Verarbeitet aktuell gültige, beendete HR-Beschäftigungszustände vor dem Stichtag. Personen mit einer zukünftigen nicht beendeten Beschäftigung werden übersprungen.
• Ohne HR-Auswahl werden Personen mit abgelaufener PoPerson-Gültigkeit aus dem Papierkorb ausgewählt.
• Soft Delete (softDelete): Führt eine logische Löschung aus, sofern die Auswahl dies zulässt; deaktiviert wird physisch gelöscht. Bei Papierkorb-Auswahl ist eine weitere logische Löschung wirkungslos, weil die Personen bereits logisch gelöscht sind.
• Probelauf (dryRun): Protokolliert die vorgesehenen Aktionen, ohne Daten zu ändern.
• Ausschlussgruppe (exclusionGroup): Personen mit aktuell gültiger Mitgliedschaft in dieser Gruppe werden übersprungen.
• E-Mail (sendEmail, emailRecipients, emailSubject, emailBody): Sendet optional eine Zusammenfassung an die angegebenen Empfänger. Im Skriptkontext steht die Auswahl unter persons zur Verfügung.

Verhalten und Sicherheit

• Die endgültige physische Löschung ist nicht rückgängig zu machen und kann Daten aus angeschlossenen Systemen sowie abhängigen Daten entfernen.
• Jede Person wird vor der Löschung erneut geladen; Fehler bei einer Person werden protokolliert und die übrigen Personen werden weiterverarbeitet.
• Bei HR-Auswahl wird auch bei aktivierter E-Mail die gefundene Auswahl protokolliert bzw. übergeben; übersprungene zukünftige Beschäftigungen können in der Zusammenfassung enthalten sein.
• Testen Sie zuerst mit dryRun, prüfen Sie Aufbewahrungsfrist und Ausschlussgruppe und aktivieren Sie die physische Löschung erst nach einer Freigabe.